거래처 최소주문량 확인 방법과 발주 전 질문

거래처가 “최소 3박스부터 주문 가능하다”고 말했을 때 박스 안의 낱개 수량, 품목을 섞어도 되는지, 배송비가 붙는지까지 확인하지 않으면 단가가 싸도 재고가 남습니다. 최소주문량은 숫자 하나가 아니라 발주가 성립하는 조건 전체를 확인해야 하는 항목입니다.

최소주문량은 무엇을 기준으로 정하나요?

거래처가 정한 최소주문량은 품목별 최소 수량, 주문서 전체 금액, 박스 수, 중량 또는 배송권역에 따라 달라질 수 있습니다. “3개”라는 표현도 낱개 3개인지, 3팩인지, 3박스인지 다르므로 주문서에 표시되는 단위와 실제 입고 단위를 맞춰 확인하세요.

발주 전에 이 아홉 가지를 물어보세요

1. 최소주문량은 품목별인가요, 주문서 전체 합계인가요?
2. 같은 카테고리 상품을 섞어 최소 수량을 채울 수 있나요?
3. 한 박스에 들어 있는 낱개 수량과 실제 판매 단위는 무엇인가요?
4. 배송 요일과 주문 마감 시각은 언제인가요?
5. 냉장·냉동 상품의 보냉 방식과 배송 지연 시 처리 기준은 무엇인가요?
6. 소비기한 또는 품질유지기한이 얼마 이상 남은 상품을 보내나요?
7. 파손·누락·품질 이상이 있을 때 사진과 문의 기한은 어떻게 되나요?
8. 단가 할인, 배송비, 반품비, 결제 수수료가 각각 얼마인가요?
9. 사업자 명의 세금계산서나 거래명세서를 어떤 방식으로 발급하나요?

최저 단가보다 실제 사용량을 먼저 계산하세요

예를 들어 우유가 한 박스 12개이고 최소주문량이 3박스라면 한 번에 36개를 받아야 합니다. 일주일 사용량이 20개라면 주문 직후 16개가 남습니다. 남은 수량을 소비기한 안에 사용할 수 있는지, 보관공간을 차지하는 비용까지 고려해야 단가 비교가 의미가 있습니다.

잔량 중 일부를 폐기한다면 폐기비용까지 별도로 기록해야 합니다. 냉장·냉동 품목은 배송비와 보관공간, 포장재까지 포함한 실질 비용을 비교해야 합니다.

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혼합 발주가 가능한지 확인하면 재고가 줄어듭니다

거래처에 “원두 2박스와 시럽 1박스로 최소수량을 채울 수 있는지”처럼 구체적으로 물어보세요. 품목을 섞을 수 있더라도 냉장·상온·냉동을 한 배송으로 묶을 수 있는지는 별도 조건일 수 있습니다. 전화로 답을 받았다면 주문서나 메시지로 조건을 다시 남겨야 직원이 다르게 발주하지 않습니다.

소비기한과 반품 조건은 주문 전에 확인하세요

최소주문량이 큰 상품은 소비기한이 짧을수록 위험합니다. 납품 시점에 남아 있어야 하는 최소 기간, 개봉 후 사용기간, 파손·해동·누락 시 사진 제출기한과 반품비 부담 주체를 확인하세요. “문제 발생 시 협의”만 적혀 있다면 실제 처리 방법과 책임 주체를 구체적으로 받아두는 편이 좋습니다.

발주 기록표에 남길 항목

거래처에 보낼 문의 문장 예시

“최소주문량이 품목별 3박스인지 주문 합계 기준인지, 다른 품목과 혼합 가능한지 알려주세요. 박스당 수량, 배송비, 주문 마감시간, 납품 시점의 최소 소비기한, 파손·해동 시 반품 기준과 세금계산서 발급 방법도 함께 확인 부탁드립니다.”

발주 후에는 실제 입고량과 조건을 대조하세요

주문서에서 확인한 조건과 실제 납품된 수량·규격·소비기한이 다르면 입고 당일에 사진과 거래명세서를 남깁니다. 최소주문량을 맞추려고 필요 없는 품목을 추가한 경우에는 그 품목의 잔량과 폐기 여부를 다음 거래처 비교표에 기록해야 합니다.

공식 증빙 확인 경로

거래처 발주와 별개로 사업 관련 비용을 장부에 반영할 때는 결제수단과 거래 증빙을 함께 확인해야 합니다. 증빙과 비용처리 기준은 국세청 적격증빙 안내를 현재 기준으로 확인하세요.