문자광고 수신동의 기록 보관 방법

문자광고를 보낼 때는 고객 전화번호 목록보다 “이 번호에 언제 어떤 내용으로 수신동의를 받았는가”를 확인할 수 있는 기록이 중요합니다. 동의기록이 없거나 발송 목적과 다른 문구만 남아 있으면 수신자가 문제를 제기했을 때 대응하기 어렵습니다. 발송 목록과 동의 원본을 분리하고, 철회 이력을 먼저 반영하는 구조로 관리하세요.

발송 전에 확인할 동의기록

전화번호만 있는 고객관리 파일을 동의목록으로 사용하지 마세요. 주문·예약을 위해 받은 연락처와 광고 수신에 동의한 연락처를 구분하고, 동의가 확인되지 않는 번호는 발송 대상에서 제외하는 기준을 정해두는 것이 안전합니다.

문구가 바뀌면 동의기록도 버전을 나눠야 합니다

문자 발송 목적이나 혜택 조건이 바뀌었다면 현재 동의 문구를 과거 기록에 덮어쓰지 마세요. 고객이 동의한 당시의 화면·서식·QR폼·이벤트 페이지를 버전별로 보관해야 현재 발송 내용과 비교할 수 있습니다.

• 문구 작성일과 적용 시작일을 붙입니다.
• 필수 안내와 선택형 광고 동의가 분리됐는지 확인합니다.
• 문자만 동의했는데 전화·카카오톡까지 확대하지 않습니다.
• 이벤트 참여 동의와 광고 수신 동의를 같은 체크로 처리하지 않습니다.
• 대행사에 전달한 발송 문구와 내부 동의 목적이 같은지 대조합니다.

수신동의 원본을 채널별로 보관하는 방법

전화번호 전체를 공용 스프레드시트에 복사하지 말고, 발송 시스템의 관리번호와 원본 보관 위치를 연결하세요. 마스킹된 번호만으로 동의자를 확인하기 어려우면 접근 권한을 제한한 원본 대조 화면을 별도로 두는 방식이 좋습니다.

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발송 직전 차단 목록을 먼저 대조하세요

1. 이번 문자 캠페인의 발송 대상 파일을 확정합니다.
2. 수신동의가 확인되지 않는 번호를 제외합니다.
3. 철회·수신거부·삭제 요청 목록과 비교합니다.
4. 최근에 철회했지만 예약 발송 대기열에 남은 번호를 제거합니다.
5. 문자 내용과 동의 목적이 일치하는지 담당자가 확인합니다.
6. 대행사에 전달한 최종 대상자 수와 내부 승인 수를 기록합니다.

발송 직전에 대상자를 추가할 때는 “단골”이나 “최근 주문 고객”이라는 분류만으로 포함하지 말고 동의기록을 확인하세요. 발송 후에는 대상자 수·실패 건수·거부 응답·차단 처리 결과를 캠페인별로 남깁니다.

철회 요청을 받았을 때 남길 기록

• 요청이 들어온 날짜와 시각
• 요청한 채널과 처리한 담당자
• 발송 시스템에서 차단한 시각
• 예약 발송·외부 대행사에 전달한 차단 여부
• 고객에게 안내한 처리 결과

철회 요청 기록은 발송을 멈추기 위해 필요한 최소 정보와 처리 이력을 중심으로 관리하세요. 철회된 고객을 다시 홍보 목록에 넣지 않도록 원본 고객목록, 자동화 도구, 직원 개인 파일을 함께 점검해야 합니다.

월말에 동의기록을 감사하는 표

문제가 없었다는 말 대신 점검 날짜와 확인한 범위를 남기세요. 담당자가 바뀌어도 같은 방식으로 검사할 수 있고, 동의 문구를 바꿀 때 과거 기록을 잃지 않습니다.

개인정보가 보이는 파일을 다루는 방법

문자 동의기록에는 전화번호가 들어갈 수 있으므로 단체 채팅방·공용 이메일·외주 작업 폴더에 원본을 올리지 않는 것이 좋습니다. 담당자별 접근 권한을 나누고, 다운로드·수정 권한을 제한하세요. 수집 목적과 보관 필요가 끝난 기록은 정한 기준에 따라 파기하되, 철회·발송 처리 이력을 어떻게 남길지는 개인정보 담당자와 확인해야 합니다.

공식 기준 확인하기

광고성 정보 문자와 수신거부 관리 기준은 방송통신위원회 안내 자료와 최신 법령을 확인하세요. 고객 연락처와 동의기록의 접근·보관·파기 방식은 개인정보보호위원회의 최신 안내를 기준으로 정하고, 발송대행사를 이용하면 위탁 범위와 자료 반환·삭제 절차도 계약서에 남기세요.