발주 요일 정하는 방법

발주를 매주 같은 요일에 넣고 있는데도 주말에 재료가 모자라거나 월요일에 냉장고가 가득 찬다면, 요일보다 먼저 납품일과 실제 사용량을 맞춰야 합니다. 발주 요일은 다른 매장을 따라 정하는 값이 아니라 우리 매장의 판매 흐름과 거래처 조건으로 정하는 운영 기준입니다.

발주 요일을 정하기 전에 무엇부터 확인할까요?

거래처마다 주문 마감 시각과 배송 요일이 다릅니다. 먼저 ‘언제 주문하면 언제 도착하는지’를 표로 적고, 그다음 매장에서 재료가 가장 많이 빠지는 요일을 겹쳐 보세요.

납품이 주 2회뿐인 거래처와 매일 배송되는 거래처를 같은 발주표로 관리하면 재고가 흔들립니다. 거래처별로 주문 마감과 배송일을 따로 표시하세요.

우리 매장은 주 몇 회 발주해야 할까요?

발주 횟수는 품목의 회전속도와 보관기간으로 나누는 것이 현실적입니다. 매일 많이 쓰고 상하기 쉬운 재료는 자주 주문하고, 오래 보관되는 포장재나 건식 재료는 주 1회 또는 재고 기준에 도달했을 때 주문할 수 있습니다.

한 거래처의 배송일에 맞춰 모든 품목을 한꺼번에 주문할 필요는 없습니다. 재료별로 담당 거래처와 발주 주기를 나누면 과잉 재고와 긴급 구매를 함께 줄일 수 있습니다.

판매량으로 발주 요일을 정하는 방법

POS 매출액만 보고 발주량을 정하면 메뉴별 원재료 사용량이 반영되지 않습니다. 최근 같은 요일의 판매량과 레시피 사용량을 기준으로 다음 배송 전까지 필요한 수량을 추정하세요. 행사나 날씨처럼 일회성 변동은 별도 메모로 남겨 평소 평균과 섞지 않는 것이 좋습니다.

1. 최근 2~4주의 요일별 판매량과 실제 사용량을 모읍니다.
2. 다음 배송일까지 사용할 예상량을 계산합니다.
3. 현재 사용 가능한 재고와 이미 주문한 미입고 수량을 뺍니다.
4. 배송 지연이나 판매 급증에 대비할 안전재고를 더합니다.
5. 최소주문량·박스 단위로 올림한 뒤 실제 주문량을 확정합니다.

발주량 = 다음 배송 전 예상 사용량 + 안전재고 – 사용 가능한 현재고 – 미입고 발주량

계산 결과보다 최소주문량이 큰 경우에는 주문량과 계산상 필요량을 따로 기록하세요. 그래야 다음 발주 때 남은 재고가 왜 늘었는지 확인할 수 있습니다.

주말 매출이 많은 매장은 언제 주문할까요?

금요일부터 일요일까지 판매가 늘어나는 매장이라면 주말 직전에 재고가 도착하도록 주문일을 역산해야 합니다. 다만 거래처의 주문 마감 시각과 배송 휴무일을 먼저 확인해야 하므로 ‘목요일 주문’처럼 고정하기보다 ‘주말 사용량을 감당할 수 있는 배송일’로 기준을 잡으세요.

안전재고는 얼마나 남겨야 할까요?

안전재고를 많이 잡는다고 항상 안전한 것은 아닙니다. 보관기간이 짧은 재료는 폐기 위험이 커지고, 적게 잡으면 배송 지연 때 영업에 문제가 생깁니다. 품목별로 ‘하루 또는 며칠 사용할 양’처럼 현실적인 기준을 정하고 실제 품절·폐기 기록으로 조정하세요.

재주문점 = 하루 평균 사용량 × 배송까지 걸리는 날 + 안전재고

현재 사용 가능한 수량이 재주문점보다 적어지는 날이 발주 검토일입니다. 아직 입고되지 않은 주문은 현재고로 세지 말고 미입고 항목으로 따로 표시해야 이중 주문을 막을 수 있습니다.

발주표에 어떤 항목을 남기면 좋을까요?

발주표에는 주문한 수량만 적지 말고 실제 도착한 수량과 차이도 남기세요. 납품 누락이나 대체품이 생겼을 때 다음 발주량을 제대로 조정할 수 있습니다.

발주 요일을 정한 뒤 언제 다시 바꿀까요?

요일을 정했다고 계속 유지할 필요는 없습니다. 계절, 방학, 행사, 영업시간, 메뉴 변경으로 판매 흐름이 달라지면 2~4주 기록을 다시 보고 조정하세요. 변경할 때는 ‘왜 바꿨는지’와 적용 시작일을 남겨 이전 기록과 비교할 수 있게 합니다.

• 품절이 반복되는 품목은 배송 전 사용량과 안전재고를 다시 계산합니다.
• 폐기가 반복되는 품목은 발주량보다 보관기간과 판매속도를 먼저 확인합니다.
• 납품 지연이 잦은 거래처는 주문일을 앞당기거나 대체 거래처를 정합니다.
• 최소주문량 때문에 남는 품목은 공동구매·소포장·주문 주기 변경을 검토합니다.

재고 기록을 함께 맞춰보세요

발주 수량과 실제 재고가 자주 어긋난다면 재고 단위 통일 방법에서 구매 단위와 사용 단위를 맞추는 방법을 확인해 보세요. 월말에 전체 수량을 정리할 때는 월말 재고 정리 방법을 참고하고, 실제 수량을 세는 표가 필요하면 식자재 재고조사표 작성 방법으로 이어서 확인할 수 있습니다. 발주 내용을 일정한 양식으로 남기려면 매장 발주서 작성 방법도 함께 활용하세요.