재고관리 엑셀 필수 항목

재고표를 엑셀로 만들 때 가장 중요한 것은 품목을 많이 적는 일이 아니라, 발주할 수량과 실제로 남은 수량을 같은 기준으로 비교하는 것입니다. 상품명만 적어두면 월말에 재고가 맞지 않아도 원인을 찾기 어렵습니다. 입고·판매·폐기·현재고가 이어지도록 열을 정하면, 담당자가 바뀌어도 발주 판단을 이어갈 수 있습니다.

처음부터 넣어둘 열

품목코드는 거창할 필요가 없습니다. 예를 들어 원두 1kg은 COF-001, 테이크아웃 컵 16온스는 CUP-016처럼 매장 안에서 한 번 정한 방식으로 통일하면 됩니다. 같은 컵이라도 1박스와 1개를 섞어 적으면 계산이 틀어지므로, 관리 단위를 먼저 정하세요. 발주가 박스 단위라면 재고도 박스와 낱개를 분리하거나 ‘환산 수량’ 열을 추가하는 편이 안전합니다.

시트는 세 장으로 나누면 관리가 쉬워집니다

첫 번째 시트는 품목 기준표입니다. 여기에는 품목코드, 규격, 단위, 보관 위치, 거래처, 최근 단가, 최소 재고를 한 번만 입력합니다. 두 번째 시트는 입출고 기록입니다. 날짜, 품목코드, 입고 수량, 사용·판매 수량, 폐기 수량, 작성자를 남깁니다. 세 번째 시트는 발주표입니다. 기준표와 기록을 바탕으로 현재고와 발주 필요 수량만 보여주도록 만듭니다.

이렇게 나누는 이유는 같은 정보를 여러 곳에 직접 입력하지 않기 위해서입니다. 예를 들어 거래처가 바뀌었을 때 모든 월별 표를 고치기보다 기준표 한 곳만 바꾸면 됩니다. 엑셀에 익숙하지 않다면 품목코드를 드롭다운으로 선택하는 것부터 적용하세요. ‘생크림’, ‘동물성 생크림’, ‘휘핑크림’처럼 다른 이름으로 입력되는 문제를 크게 줄일 수 있습니다.

장부 수량은 이 식으로 맞춥니다

기초재고 + 입고 − 사용·판매 − 폐기 = 장부재고입니다. 실사한 수량이 장부재고와 다르면 차이 수량과 차이 금액을 별도 열에 표시합니다. 차이를 억지로 0으로 맞추기보다, 언제부터 차이가 났는지 추적할 수 있게 남기는 것이 중요합니다. 무게로 쓰는 식재료라면 ‘1kg’처럼 관리 단위를 고정하고, 개수 단위 제품은 ‘낱개’로 통일하세요.

예시: 월요일 아침 원두가 6kg 있었고, 그날 10kg을 입고했습니다. 레시피 기준 사용량은 8kg, 폐기는 0.5kg이면 장부재고는 7.5kg입니다. 마감 실사에서 6.8kg이 나왔다면 0.7kg의 차이가 생긴 것입니다. 바리스타가 소분 과정에서 사용한 양, 무료 시음, 그라인더 청소 때 버린 양, 계량 누락 여부를 그날 기록과 함께 확인합니다. 다음 발주에서 바로 0.7kg을 더 주문하는 것보다 차이 원인을 먼저 정리해야 재고가 계속 부풀지 않습니다.

발주점은 감으로 정하지 마세요

발주점은 ‘품절되기 전 주문해야 하는 수량’입니다. 최근 2~4주 평균 사용량에 거래처 리드타임과 안전재고를 더해 정합니다. 매일 평균 2박스가 나가고 납품까지 이틀이 걸리며, 예상 밖 주문에 대비해 2박스를 남기고 싶다면 발주점은 6박스입니다. 현재고가 6박스 이하로 내려가면 주문 검토 표시가 뜨도록 하면 됩니다.

행사·명절·비 오는 날처럼 수요가 달라지는 기간은 평소 평균을 그대로 쓰면 안 됩니다. 행사 기간은 별도 열에 예상 사용량을 적고, 끝난 뒤 실제 사용량과 비교하세요. 안전재고는 많이 쌓아두는 재고가 아니라, 리드타임 동안 품절을 막을 최소 수량입니다. 유통기한이 짧은 품목은 안전재고를 과하게 두면 폐기비용으로 돌아옵니다.

매주 확인할 숫자

• 실사재고와 장부재고의 차이가 큰 품목
• 최근 단가가 바뀐 품목과 변경일
• 발주점 아래로 내려간 품목
• 유통기한이 가까운 품목과 우선 소진 계획
• 폐기 수량이 전주보다 늘어난 품목
• 같은 품목이 다른 단위로 입력된 기록

자주 생기는 오류

입고일이 아닌 세금계산서 발행일을 기준으로 수량을 적거나, 반품 수량을 빼지 않는 경우가 많습니다. 납품을 받은 날 실제 수량을 확인해 기록하고, 반품은 음수 입고 또는 별도 반품 열로 처리하세요. 또 매출이 잘 나간 날에는 사용량을 대충 추정해 적기 쉽습니다. 레시피 기준 사용량과 실사 차이를 함께 보면, 매출 증가인지 과다 사용인지 구별할 수 있습니다.

처음에는 핵심 20개 품목만 관리해도 됩니다. 원가 비중이 큰 식재료, 자주 품절되는 포장재, 유통기한이 짧은 제품부터 시작하세요. 한 달 동안 같은 양식으로 기록한 뒤 품목을 늘리면, 재고표가 업무를 늘리는 문서가 아니라 발주와 원가를 결정하는 도구가 됩니다.

기록 주기를 업무에 맞추는 방법

모든 품목을 매일 세려고 하면 재고표가 오래가지 않습니다. 냉장 식자재와 판매 속도가 빠른 포장재는 매일 또는 이틀에 한 번, 건식 소모품은 주 1회, 단가가 높고 움직임이 적은 장비성 비품은 월 1회처럼 주기를 다르게 두세요. 대신 입고와 폐기는 발생한 당일에 기록해야 합니다. 실사 주기를 줄인다고 기록까지 미루면 장부재고는 금방 신뢰를 잃습니다.

발주 담당자가 휴무인 날에도 표를 볼 수 있게, ‘오늘 주문할 품목’만 따로 필터링해 둡니다. 품목명, 현재고, 발주점, 최근 7일 사용량, 거래처, 납품 예정일이면 충분합니다. 이 화면에는 과거 모든 내역을 보여주기보다 판단에 필요한 숫자만 남기는 것이 좋습니다. 주문을 넣은 뒤에는 예정 입고일과 수량을 적어 중복 발주를 막으세요.

차이 금액은 원인별로 모아 보세요

실사 차이를 한 줄의 ‘재고 조정’으로 처리하면, 매달 같은 비용이 어디에서 생기는지 알 수 없습니다. 폐기, 계량 차이, 무료 제공, 반품 미반영, 입고 누락, 원인 미상처럼 코드로 나누세요. 예를 들어 한 달 동안 원인 미상 차이가 3만원인데 폐기 차이가 18만원이라면, 다음 달의 우선 과제는 발주표가 아니라 유통기한과 제조량 관리입니다. 금액이 작은 항목도 3개월 누적을 보면 개선할 순서가 보입니다.

처음 한 달의 목표

첫 달에는 재고 수량을 완벽히 맞추는 것보다, 누가 언제 어떤 단위로 입력하는지 습관을 고정하는 데 집중하세요. 매주 같은 날 핵심 품목 20개만 실사하고 차이의 이유를 기록하면 충분합니다. 두 번째 달부터 차이가 잦은 품목의 레시피와 폐기 기록을 연결하면 표가 단순 목록을 넘어 운영 기록으로 바뀝니다.

재고표를 보는 사람에게는 숫자 옆의 메모가 특히 중요합니다. 발주가 늦어 대체품을 썼는지, 행사 때문에 사용량이 늘었는지 같은 사유를 남겨두면 다음 주의 숫자를 오해하지 않습니다. 표는 매주 조금씩 고치는 문서가 아니라, 같은 기준을 지키며 쌓는 기록입니다.

예를 들어 컵 재고가 장부보다 적다면 단순히 누락으로 처리하지 말고, 매장용·배달용 규격이 혼용됐는지와 직원 음료 사용분이 기록됐는지 확인합니다. 사용량이 늘어난 이유가 확인되면 다음 발주점은 조정하되, 기록 방식의 오류라면 기준표부터 고쳐야 합니다.

발주표를 보는 시간도 정해두세요

오전 영업 시작 전이나 마감 직후처럼 담당자가 수량을 확인할 수 있는 시간을 정하면 급한 전화 발주가 줄어듭니다. 표에 나온 추천 수량을 그대로 주문하기보다, 이미 도착 예정인 수량과 행사 계획을 함께 보고 최종 수량을 적으세요. 발주를 확정한 사람과 시간을 남기면 다음 날 같은 품목을 다시 주문하는 실수도 막을 수 있습니다.