거래처 미수금 내용증명 작성 방법과 보내기 전 확인할 증거

미수금 내용증명은 돈을 자동으로 받아주는 서류가 아니라 언제 어떤 근거로 얼마를 청구했는지 남기는 증거입니다. 계약서와 발주·납품·검수·세금계산서·입금내역을 먼저 맞춘 뒤 원금, 지급기일, 지연손해금, 지급계좌와 기한을 특정해 보내야 이후 지급명령이나 소송을 검토할 때 자료가 이어집니다. 상대방이 구두로 지급을 약속했더라도 약속일·분할금액·첫 입금일을 문자나 합의서로 남겨 청구액을 다시 계산할 수 있게 합니다.

청구할 채권의 당사자와 금액을 확정합니다

거래처 상호·대표자·사업자등록번호·주소를 계약서와 사업자 상태 자료로 확인하고, 여러 거래 중 미지급분만 거래번호별로 나눕니다. 세금계산서를 발행했다는 사실만으로 납품·검수·대금 지급기일이 모두 입증되는 것은 아니므로 거래 흐름을 함께 묶습니다.

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미수금 산정표를 내용증명보다 먼저 만듭니다

거래일·품목·공급가액·부가세·입금액·잔액·지급기일·지연일수를 표로 정리합니다. 일부 변제, 반품, 할인, 하자 공제 주장이 있다면 상대방 주장과 내 증거를 별도 열로 적어 청구액을 과장하지 않습니다.

내용증명에는 사실과 요구를 분리해 씁니다

계약 또는 발주일, 납품·검수 사실, 지급기일, 현재 미지급 원금과 계산한 지연손해금을 날짜순으로 적습니다. “법적 조치를 하겠다”는 문구만 강조하지 말고 언제까지 어느 계좌로 지급할지, 이의가 있으면 어떤 자료를 회신할지 적습니다.

발송 주소와 수신 증거를 확인합니다

계약서 주소, 사업자등록상 주소, 실제 영업장 주소가 다를 수 있으므로 우편 반송을 줄일 주소를 확인합니다. 내용증명과 배달증명, 이메일·문자 안내를 함께 활용하되, 상대방이 수령하지 않았다는 이유만으로 채권이 없어지는 것은 아니므로 발송·반송 기록을 모두 보관합니다.

다음 단계는 금액과 증거에 따라 선택합니다

내용증명 후에도 지급하지 않으면 지급명령, 민사소송, 가압류, 거래처 재산·폐업 여부 확인을 검토할 수 있습니다. 거래처가 폐업하거나 대표자가 바뀌었다고 개인 재산에 바로 청구할 수 있는 것은 아니므로 법인·개인사업자 여부와 보증·연대책임 약정을 구분합니다.

내 상황을 가르는 판단표

처리 순서는 이렇게 잡습니다

1. 계약·발주·납품·검수자료를 거래별로 모읍니다.
2. 입금·반품·할인을 반영해 미수금 원금을 확정합니다.
3. 지급기일·지연손해금·지급계좌를 계산합니다.
4. 상대방 주소와 내용증명 수신 증거를 준비합니다.
5. 기한 후 지급명령·소송 등 다음 단계를 검토합니다.

실제 사업장에 대입하면 이렇게 판단합니다

식자재 납품업체가 거래처의 6월·7월 대금 중 일부를 받지 못했다면 두 달의 세금계산서 합계만 청구하지 않습니다. 납품확인서와 반품분, 7월 일부 입금액을 반영한 잔액표를 만들고 거래별 지급기일을 적어 내용증명을 보냅니다.

자주 틀리는 세 가지를 바로잡습니다

• 세금계산서만 보내면 미수금이 입증된다고 생각함 — 계약·납품·검수·지급기일 자료를 함께 연결합니다.
• 미수금에 임의의 지연이자를 더함 — 계약 약정과 적용 법정기준을 확인해 계산합니다.
• 대표자 개인 주소로 무조건 보냄 — 법인·개인사업자와 계약상 당사자·수신주소를 확인합니다.

처리 전 체크리스트

• 계약·발주서
• 납품·검수·반품자료
• 세금계산서·입금내역
• 원금·지연손해금 계산표
• 상대방 정확한 주소
• 발송·배달·회신·후속절차 기록

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공식 자료에서 마지막으로 확인합니다

국가법령정보센터에서 채무불이행·지연손해금 기본 기준 확인하기 그리고 찾기쉬운 생활법령정보에서 내용증명과 채권 회수 절차 확인하기를 기준으로 접수일의 세부 요건과 메뉴명을 최종 확인하세요. 제도·서식·기한은 바뀔 수 있으므로 2026년 8월 현재 자료를 보더라도 실제 신청일의 공식 안내를 다시 확인해야 합니다.