매장 발주 관리 방법과 재주문 기준

매장 발주는 “떨어지기 전에 많이 사두는 일”이 아니라 판매 속도와 납기를 맞춰 필요한 만큼 주문하는 일입니다. 발주 기준이 없으면 인기 상품은 품절되고 느린 상품은 현금과 보관공간을 차지합니다. 품목별 평균 사용량, 공급처 납기, 최소주문수량, 안전재고를 기록해 재주문 시점을 숫자로 정해 보세요.

발주 전에 품목을 네 가지로 나누세요

같은 품목이라도 공급처와 포장단위가 다르면 별도 코드로 관리하세요. “1박스”의 낱개 수량, 중량, 유통기한을 발주표에 적어야 재고와 원가를 정확히 맞출 수 있습니다.

재주문점 계산 공식

기본 재주문점은 평균 일사용량 × 조달기간 + 안전재고입니다. 평균 일사용량은 최근 4~8주의 판매·사용수량에서 계산하고, 조달기간은 주문일부터 실제 입고일까지의 영업일로 잡습니다.

현재 재고와 미입고 발주량을 합한 수량이 28kg 이하가 되면 주문하는 방식입니다. 주말·공휴일, 날씨, 행사기간에는 평균 사용량을 그대로 쓰지 말고 예상 증가분을 반영하세요.

적정 발주량은 재고 목표에서 계산합니다

재주문점에 도달했다고 매번 같은 수량을 주문할 필요는 없습니다. 다음 입고일까지 필요한 양과 목표 재고를 기준으로 발주량을 정하세요.

발주량 = 목표재고 − (현재재고 + 미입고 발주량)

1. 공급처의 최소주문수량과 묶음 단위를 확인합니다.
2. 다음 발주일까지 사용할 예상량을 계산합니다.
3. 행사·주말 수요와 안전재고를 목표재고에 포함합니다.
4. 유통기한 안에 판매 가능한지 확인한 뒤 수량을 올림합니다.

하루 6kg 사용, 다음 입고까지 5일, 안전재고 10kg이면 목표재고는 40kg입니다. 현재 18kg, 미입고 8kg이면 발주량은 14kg이지만 공급처가 20kg 단위만 판매한다면 유통기한과 보관공간을 확인해 20kg 주문 여부를 판단합니다.

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발주 주기와 방식 정하기

공급처가 여러 곳이면 발주 마감요일과 배송요일을 달력에 표시하세요. 긴급 발주가 발생한 횟수와 추가 배송비를 기록하면 주기를 바꿀 근거가 생깁니다.

발주서에 반드시 적을 항목

• 발주일·납품 예정일·담당자·공급처 연락처
• 품목코드, 규격, 단위, 주문수량, 단가와 부가세
• 유통기한·로트번호·냉장·냉동 등 보관조건
• 최소주문수량, 무료배송 기준, 반품·파손 처리 조건
• 기존 미입고·반품·크레딧 금액과 실제 결제 예정액

구두 주문은 문자·메일 또는 거래처 발주서로 다시 확인하세요. 단가가 바뀌거나 품절 대체품이 들어오면 승인 없이 받지 말고 대체 품목·가격을 기록한 뒤 결제하세요.

입고 검수와 재고 반영 순서

1. 납품서와 발주서를 대조해 품목·수량·단가를 확인합니다.
2. 포장 훼손, 누수, 온도, 유통기한과 로트번호를 검사합니다.
3. 차이·파손·대체품은 사진과 함께 납품서에 표시합니다.
4. 실입고 수량만 POS·재고표에 입력하고 미입고분은 별도 표시합니다.
5. 세금계산서·거래명세서·이체내역을 같은 발주번호로 묶어 보관합니다.

입고 즉시 기록하지 않으면 판매·폐기 때 장부와 실물이 어긋납니다. 냉장·냉동품은 검수 후 바로 보관하고, 선입선출이 되도록 새 상품을 뒤쪽에 배치하세요.

과다재고와 품절을 줄이는 지표

재고 회전율은 같은 기간 매출원가를 평균재고로 나눈 값입니다. 회전율이 높아도 품절이 잦으면 발주량이 부족한 것이고, 낮으면서 폐기율이 높으면 목표재고를 줄여야 합니다. 매출·마진과 함께 품목별로 판단하세요.

ABC 등급으로 시간 배분하기

• A등급: 금액 또는 매출 기여도가 큰 소수 품목. 매일 수량과 단가를 확인합니다.
• B등급: 중간 규모 품목. 주 1회 실사와 발주점 점검을 합니다.
• C등급: 금액이 작지만 종류가 많은 소모품. 최소수량과 월별 사용량을 관리합니다.

금액 기준만으로 등급을 나누면 유통기한 짧은 저가 재료가 빠질 수 있습니다. 금액·판매중요도·폐기위험을 함께 반영해 등급을 조정하세요.

세무자료와 관리자료를 맞추는 방법

매입 세금계산서·카드전표와 실제 입고수량이 다르면 반품·할인·배송비·부가세 포함 여부를 확인해야 합니다. 세무장부의 매입액과 내부 재고표의 원가 기준을 문서로 정하고, 폐기·샘플·직원식사처럼 판매되지 않은 사용량도 사유별로 기록하세요. 국세청은 사업 관련 장부와 증빙을 일반적으로 5년간 보관하도록 안내합니다. 국세청 장부·증빙 보관 안내를 확인하고 발주서·검수표·폐기기록을 함께 보관하세요.

주간 발주 점검표

자주 묻는 질문

재주문점은 매장마다 같은가요?

아닙니다. 평균 사용량, 배송기간, 영업일, 계절수요, 보관공간에 따라 달라집니다. 최근 자료로 다시 계산하고 성수기와 비수기 기준을 따로 두세요.

최소주문수량 때문에 재고가 늘어나면 어떻게 하나요?

묶음단가만 보지 말고 유통기한 내 판매 가능량, 보관비, 폐기 위험을 함께 계산하세요. 다른 매장과 공동발주하거나 공급처의 소포장 조건을 협의하는 방법도 있습니다.

판매량이 갑자기 늘면 안전재고를 얼마나 늘리나요?

행사 예상 판매량과 과거 비슷한 기간의 증가율을 기준으로 임시 목표재고를 정하고, 행사 종료 후 원래 기준으로 되돌립니다. 감으로 영구 증액하지 마세요.

입고 수량이 발주서와 다르면 결제해도 되나요?

실제 받은 수량만 검수 확인 후 결제하고, 부족·파손·대체품은 거래처와 보상 또는 재배송을 합의해 기록하세요.

엑셀만으로 발주 관리가 가능한가요?

품목 수가 많지 않다면 가능합니다. 품목코드·단위·현재고·미입고·평균사용량·조달기간·재주문점·마지막 단가 열을 만들고, 재주문점 이하 셀을 표시하도록 설정하세요.

핵심 정리: 발주는 평균 사용량과 납기를 기준으로 재주문점을 정하고, 목표재고에서 현재고와 미입고를 뺀 만큼 주문하는 방식이 기본입니다. 입고·폐기·품절·증빙을 함께 기록하면 과다재고와 긴급발주를 동시에 줄일 수 있습니다.

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