거래처 단가 비교표 작성 방법

거래처 단가 비교표 작성 방법은 견적서의 상품 가격 한 줄만 비교하는 것이 아닙니다. 배송비·할인·포장 단위·최소수량·폐기율·납품 품질·결제 조건까지 같은 기준으로 환산해야 실제로 어느 거래처가 저렴한지 알 수 있습니다. 단가가 낮아도 배송 지연이나 파손이 잦으면 사용할 수 있는 재료의 원가는 오히려 올라갑니다.

비교표의 금액은 부가세 포함 여부를 통일하고, 공급가액과 실제 결제액을 별도 열로 두세요. 사업장의 매입세액 공제 여부나 면세 여부에 따라 세금 부담이 달라질 수 있으므로, 아래 계산은 ‘과세·공급가액 기준’ 예시로만 사용합니다.

핵심 답: 실질 단가는 (상품 공급가액+배송비+부대비용−할인) ÷ 정상 사용 가능 수량으로 구합니다. 같은 품목·규격·기한을 비교한 뒤 납품 품질·리드타임·최소수량·결제조건을 함께 평가해야 거래처를 결정할 수 있습니다.

비교표에 넣을 항목

가격만 복사한 견적서보다 주문일·입고일·검수 결과·폐기량을 한 행에 연결한 비교표가 좋습니다. 거래처마다 단위가 다르면 먼저 kg·L·개 등 기본 단위로 환산한 후 순위를 매기세요.

거래처 단가 비교표 작성 방법

1. 비교 기준 고정: 같은 품목·규격·수량·기한 조건을 기준 행에 적습니다.
2. 견적 원자료 입력: 상품가·배송비·할인·부대비용·세금 표시를 견적서 그대로 입력합니다.
3. 기본 단가 환산: 총 공급가액을 정상 도착 수량으로 나눕니다.
4. 사용 가능 단가 계산: 파손·폐기·반품을 제외한 실제 사용량으로 다시 나눕니다.
5. 월간 주문비용 계산: 예상 사용량과 주문 횟수, 배송비, 최소수량으로 한 달 비용을 비교합니다.
6. 비가격 요소 평가: 품질·납기·대체품·결제조건에 점수를 주되 근거 기록을 남깁니다.
7. 시험 발주: 고정 거래처를 바꾸기 전 1~2회 소량 발주해 검수·폐기 결과를 확인합니다.

실질 단가 계산식

부가세 포함 견적과 별도 견적을 섞지 마세요. 비교표에 ‘공급가액 기준’과 ‘실제 결제액(부가세 포함)’ 열을 둘 다 만들고, 매입세액 공제 가능 여부는 세무 담당자에게 확인합니다.

두 거래처를 비교하는 숫자 예시

원두 10kg을 비교한다고 하겠습니다. A사는 상품 공급가액 120,000원, 배송비 8,000원, 할인 5,000원이고 10kg을 정상 납품합니다. B사는 상품 공급가액 118,000원, 배송비 15,000원, 할인은 없고 10kg을 납품하지만 평균 2%가 파손·분쇄 불량으로 보류된다고 가정합니다.

상품 가격만 보면 B사가 2,000원 저렴하지만, 배송비와 보류량까지 넣으면 A사의 정상 사용 단가가 더 낮습니다. B사의 보류율이 개선되거나 배송비가 면제되는 조건이 생기면 비교표의 해당 행만 바꿔 순위를 다시 계산하세요.

월 주문 횟수와 최소수량 비교

한 달 원두 사용량이 40kg이고 A사는 10kg 단위로 주문할 수 있으며 B사는 최소 20kg을 주문해야 한다고 하겠습니다. A사는 4회, B사는 2회 주문하게 됩니다.

최소수량이 크면 주문 횟수와 배송비는 줄어도 보관 공간과 폐기 위험이 커집니다. 월 사용량이 갑자기 줄거나 기한이 짧은 재료라면 ‘월 총비용’과 ‘기한 전 소진 가능량’을 함께 확인한 뒤 최소수량을 협의하세요.

품질·납기·조건 점수표

가격만으로 결정하기 어려울 때는 점수표를 사용하되, 점수가 주관적으로 변하지 않도록 기준을 먼저 적습니다. 아래는 가격 40%, 품질 30%, 납기 20%, 조건 10%를 적용한 예시입니다.

점수는 거래처를 영구히 고정하는 지표가 아니라 동일 기간의 기록을 비교하는 도구입니다. 품질이나 납기가 중요한 품목은 배점을 높이고, 점수 변경일과 변경 이유를 남겨야 합니다.

견적서에서 놓치기 쉬운 비용

• 무료배송 조건을 채우기 위해 불필요한 품목을 추가하는 비용
• 박스·아이스팩·소량 포장에 붙는 별도 포장비
• 선결제·카드 결제·플랫폼 이용 수수료
• 최소수량을 맞춘 뒤 남는 재료의 보관·폐기 비용
• 대체품 수령 시 단가·규격·배송비가 달라지는 비용
• 반품 회수·재배송을 기다리는 동안 생기는 긴급 구매 비용
• 부가세 포함·별도, 면세 품목, 세금계산서 발급 조건

배송비가 0원이어도 무료배송 최소금액을 채우느라 재고가 늘면 실질 비용이 커질 수 있습니다. 거래처별로 한 달 주문 패턴을 실제 사용량에 대입해 비교하세요.

시험 발주와 비교표 갱신

1. 각 거래처에서 같은 규격을 1회씩 주문하고 주문·입고 시각을 기록합니다.
2. 입고검수 체크리스트로 수량·기한·품질·온도를 같은 방식으로 확인합니다.
3. 정상·보류·반품·폐기 수량을 비교표의 실제 사용량 열에 입력합니다.
4. 다음 주문에서 납기 지연·대체품·클레임 처리 결과를 추가합니다.
5. 한 달 후 정상 사용 단가와 월 총비용을 다시 계산해 거래처 점수를 조정합니다.

단가가 바뀌면 원가표도 함께 바꿔야 합니다. 원재료 단가 변동을 메뉴 원가에 반영할 때는 식재료 단가 변동 반영의 환산 방법을 참고하세요.

거래처 단가 비교표 작성 체크리스트

• 품목·규격·중량·포장 단위와 가격 기준을 동일하게 맞췄습니다.
• 상품가·배송비·포장비·할인·결제 수수료를 모두 입력했습니다.
• 부가세 포함·별도와 세금계산서 발급 조건을 구분했습니다.
• 도착수량과 정상 사용수량을 나눠 실질 단가를 계산했습니다.
• 최소수량·박스 배수·기한·보관 공간을 월 사용량과 비교했습니다.
• 평균·최장 납품일과 품절·대체품 처리 기록을 점수 근거로 남겼습니다.
• 시험 발주 후 검수 결과를 반영하고 점수 변경일을 적었습니다.
• 견적서·납품서·검수표·사진·거래처 답변을 주문번호로 묶어 보관했습니다.

자주 묻는 질문

상품 가격이 가장 싼 거래처를 선택하면 되나요?

배송비·최소수량·정상 사용량·폐기율을 넣은 실질 단가가 더 중요합니다. 같은 규격과 기한을 비교하고, 시험 발주로 품질과 납기를 확인한 뒤 선택하세요.

부가세 포함 가격과 별도 가격은 어떻게 비교하나요?

공급가액 기준과 실제 결제액 기준을 각각 계산해 표에 나란히 적습니다. 사업장의 과세·면세와 매입세액 공제 여부에 따라 실부담이 다를 수 있으므로 세무 담당자에게 확인하세요.

최소수량 때문에 남는 재료는 비용에 넣어야 하나요?

예상 사용량을 넘는 수량은 기한 전 소진 가능한지 확인하고, 소진하지 못할 예상분은 폐기·보관 위험 비용으로 반영합니다. 소량 납품이나 부분 배송 조건도 함께 문의하세요.

거래처가 대체품을 보내면 단가표를 다시 만들어야 하나요?

규격·원산지·중량·단가·기한이 달라지면 새 행으로 기록하고 정상 사용 단가를 다시 계산합니다. 대체에 동의한 담당자와 주문번호를 남겨야 원래 견적과 섞이지 않습니다.

가격이 자주 바뀌면 비교표를 매번 새로 만들까요?

기존 행을 지우지 말고 견적일·적용 기간·변경 사유를 추가해 이력을 남깁니다. 월별 실제 입고 단가와 비교하면 일시 할인인지 지속적인 가격 변화인지 구분할 수 있습니다.

정리: 거래처 단가 비교는 상품가만 보는 일이 아니라 배송비·할인·최소수량·정상 사용량·폐기율·납기·결제조건을 한 표에서 비교하는 작업입니다. A사와 B사의 예시처럼 낮은 상품가가 높은 실질 단가로 바뀔 수 있으므로, 같은 규격을 시험 발주하고 검수 결과까지 반영해 거래처를 결정하세요.

공식 확인: 세금계산서 수정·발급이나 부가세 처리 여부가 달라지는 거래라면 국세청 수정세금계산서 안내와 세무 담당자의 최신 안내를 확인하세요.