거래처 외상대금 회수 전 확인할 사항

거래처 외상대금 회수 전 확인할 사항은 독촉 문구부터 만드는 일이 아닙니다. 거래가 실제로 이행됐는지, 지급기일이 지났는지, 상대방이 주장할 하자·반품·상계가 있는지, 미수금이 얼마인지부터 확정해야 합니다. 계약·납품·검수·청구·입금 자료를 거래 건별로 맞춘 뒤 회수 방법과 다음 기한을 정하세요.

기준일 안내: 아래의 회수 단계와 위험등급은 내부 관리용 예시입니다. 계약상 이자·지체상금, 세금계산서·부가세, 소멸시효, 법원 절차는 거래 유형과 사실관계에 따라 달라질 수 있으므로 중요한 건은 전문가에게 확인하세요.

회수 전에 먼저 확정할 8가지

거래처가 “검수가 안 끝났다”고 주장하면 검수 기준·검수 요청일·불합격 사유를 먼저 확인하세요. 납품 사실만으로 지급기일이 확정되는 계약인지, 검수 완료가 조건인지에 따라 회수 전략이 달라질 수 있습니다.

거래 건별 미수금 산식 만들기

잔액 = 확정 청구액 – 실제 입금액 – 승인된 반품·상계·할인액으로 계산하되 공급가액과 부가세를 따로 표시합니다. 부분 입금은 거래처 전체 잔액에서 임의로 빼지 말고 어느 납품 건에 충당됐는지 근거를 남기세요.

계산표의 기준일과 내려받은 날짜를 제목에 표시하고, 수정할 때 기존 값·수정자·사유를 남기세요. 원자료를 덮어쓰지 않아야 상대방과 금액이 달라진 경위를 설명할 수 있습니다.

지급기일과 연체 시작일을 확인하기

민법 제387조는 확정된 기한이 있으면 그 기한이 지난 때부터 지체책임이 생길 수 있고, 기한이 없으면 이행청구를 받은 때가 기준이 될 수 있다고 정합니다. 계약서에 “검수 후 30일”처럼 조건이 있으면 검수일과 청구서 수령일을 함께 기록하세요.

연체일수를 계산하면서 주말·공휴일을 일괄 제외하거나, 반대로 영업일 약정을 달력일로 세지 않도록 계약 문구를 그대로 확인하세요.

상대방이 주장할 이의부터 분리하기

이의가 있다고 해서 전체 미수금이 사라지는 것은 아닙니다. 다툼 없는 금액과 다툼 있는 금액을 나누어 일부 지급·검수·보완 일정을 제안하면 회수 가능액을 먼저 확보할 수 있습니다.

회수 연락을 단계별로 남기는 방법

1. 지급 예정 확인: 거래번호·잔액·약정일을 적어 담당자와 예정 입금일을 확인합니다.
2. 사유 확인: 미지급 이유를 검수·하자·세금계산서·자금 사정 중 항목별로 받습니다.
3. 서면 합의: 분할금액·납부일·지연 시 조치를 이메일이나 문자로 재확인합니다.
4. 기한 통지: 반복 지연이면 내용증명으로 지급액·기한·근거자료를 특정합니다.
5. 다음 절차: 무응답·폐업·재산 처분 징후가 있으면 지급명령·조정·소송 등 적합한 방법을 상담합니다.

통화 메모는 통화일시·상대방 직책·확인한 숫자·약속한 날짜·다음 행동까지 적으세요. “다음 주에 처리”라는 표현은 “9월 18일 300만원, 9월 30일 잔액”처럼 관리 가능한 약속으로 바꿉니다.

거래처 위험 신호와 외상 한도

• 담당자·주소·계좌가 반복해서 바뀌고 공식 서면 확인을 피합니다.
• 기존 미수금이 남은 상태에서 추가 외상이나 긴급 납품을 요구합니다.
• 폐업·휴업·회생·압류 관련 통지나 소문이 확인됩니다.
• 검수·반품을 이유로 지급기일을 계속 미루지만 구체적인 자료가 없습니다.
• 대표자 개인보증·담보·연대책임의 범위가 계약서에 명확하지 않습니다.

위험 신호가 있으면 신규 거래를 무조건 중단하기보다 선입금·분할 납품·보증·한도 축소·서면 승인 등 조건을 재설정하세요. 거래처의 재산이나 신용상태를 근거 없이 단정하거나 제3자에게 공개하지 않습니다.

세금계산서·부가세와 회수는 따로 관리하기

세금계산서를 발급하고 부가세를 신고한 사실과 대금 입금은 서로 다른 기록입니다. 발행·수정·취소일, 실제 입금일, 반품·에누리일을 따로 적고 세무 신고자료와 거래번호를 연결하세요. 회수 불능에 따른 대손세액공제나 비용 처리는 거래 유형·법정 요건과 회수 노력 증빙이 필요하므로 관리표만으로 공제를 확정하지 않습니다.

내용증명·지급명령으로 넘어가기 전

내용증명에는 계약·납품·검수·청구·입금·잔액을 날짜순으로 적고 지급기한과 회신 방법을 특정하세요. 우체국은 발송 내용과 시점을 확인할 뿐 청구권의 존재나 금액을 판정하지 않습니다.

찾기쉬운 생활법령의 지급명령 안내에서 신청서·관할·이의 절차를 확인하세요. 상대방이 하자·상계·계약 해석을 다툴 가능성이 높으면 지급명령만으로 끝나지 않을 수 있으므로 조정·소송 비용과 증거를 함께 검토합니다.

월말 회수관리표 점검표

• 거래번호별 계약·납품·검수·청구·지급기일이 연결돼 있습니다.
• 총 청구액·입금·반품·상계·잔액의 산식이 맞습니다.
• 연체일수와 상대방 이의, 다툼 없는 금액을 구분했습니다.
• 연락·분할 약속과 실제 입금 결과를 날짜별로 남겼습니다.
• 세금계산서·통장·정산서의 귀속기간과 금액을 대조했습니다.
• 장기 연체 건의 주소·폐업·회생·압류 여부를 확인했습니다.
• 신규 외상 한도와 다음 회수 행동의 담당자를 정했습니다.
• 내용증명·법원 서류와 개인정보 원본을 제한된 폴더에 보관했습니다.

자주 묻는 질문

거래처가 “다음 달에 한꺼번에 주겠다”고 합니다.

약속한 날짜·금액·분할 횟수·미이행 시 조치를 서면으로 확인하고, 첫 회차 입금 전에는 전액을 회수 예정 현금으로 보지 마세요.

납품은 했지만 검수확인서가 없습니다.

운송장·납품서·수령 서명·이메일·사진 등 다른 이행 증거를 거래번호별로 모으고, 계약상 검수 방법과 지급기일을 확인하세요.

거래처가 임의로 반품액을 빼고 입금했습니다.

반품 승인·수량·회수·환불 여부를 확인한 뒤 인정·불인정 금액을 분리합니다. 합의되지 않은 차감은 관리표에 ‘이의’로 남기고 서면 근거를 요청하세요.

세금계산서를 발급했는데 미수금이면 부가세를 안 내도 되나요?

대금 회수와 세금 신고·납부 의무는 별개일 수 있습니다. 수정·취소·대손 관련 요건을 임의로 판단하지 말고 국세청 또는 세무대리인에게 현재 기준을 확인하세요.

내용증명을 보내면 거래처가 바로 지급하나요?

내용증명은 발송 내용과 시점을 남기는 수단입니다. 지급을 강제하려면 합의·지급명령·조정·소송 등 별도 절차가 필요할 수 있습니다.

폐업한 거래처의 미수금을 표에서 지워도 되나요?

지우지 말고 폐업일·대표자·법인 여부·잔액·통지·법원 절차를 별도 상태로 보관하세요. 폐업만으로 채무가 없어지는 것은 아니며 회수 방법이 달라질 수 있습니다.

외상 거래를 계속할지 어떻게 정하나요?

연체기간, 다툼 없는 잔액, 최근 입금 이력, 담보·보증, 신규 주문의 수익성을 표로 비교하고 선입금·한도·분할 납품 등 조건을 서면으로 정하세요.

국가법령정보센터의 민법에서 지급기일·채무불이행 기준을, 찾기쉬운 생활법령의 지급명령 절차에서 법원 경로를 확인하세요. 실제 회수 행동은 거래별 증빙과 상대방 이의를 대조한 뒤 결정해야 합니다.