미수금 회수관리표에 넣을 항목은 거래처별 총액만 적는 방식으로는 부족합니다. 납품·검수·청구·지급 약정·부분입금·반품·상계가 한 거래 건에 연결돼야 현재 받을 돈과 다음 행동을 알 수 있습니다. 기준일을 정해 같은 양식으로 매주 갱신하면 독촉이 겹치거나 이미 받은 금액을 다시 청구하는 실수를 줄일 수 있습니다.
관리표의 기본 구조
한 행에 한 거래 또는 한 세금계산서를 기록하고, 거래처 전체 합계는 별도 요약표에서 계산하세요. 개인사업자라도 관리표에는 담당자와 확인일을 남겨 나중에 누가 어떤 자료를 확인했는지 추적할 수 있게 합니다.
| 구분 | 넣을 항목 | 작성 예시 |
|---|---|---|
| 거래 식별 | 거래처·지점·담당자·계약번호·주문번호 | ○○상사 / 본점 / PO-2026-001 |
| 공급 내용 | 품목·수량·납품일·검수일·납품서 번호 | 원두 20포 / 9월 3일 납품 |
| 청구 금액 | 공급가액·부가세·총 청구액·세금계산서 승인번호 | 공급가액 1,000,000원 + 세액 |
| 회수 내역 | 입금일·입금액·반품·상계·현재 잔액 | 9월 10일 500,000원 입금 |
| 약정과 상태 | 지급기일·연체일수·상태코드·다음 행동 | 9월 30일 만기 / 미응답 / 재촉 연락 |
거래 건별로 입력해야 하는 이유
거래처 총액만 적으면 어느 납품분이 하자·반품·상계 대상인지 알 수 없습니다. 계약서, 발주서, 납품·검수 자료, 세금계산서, 통장 입금 내역을 같은 거래번호로 묶고, 여러 매장이 있는 거래처는 지점별로 행을 나누세요.
잔액 계산식을 고정하기
관리표의 잔액은 모두가 같은 방식으로 계산해야 합니다. 기본식은 잔액 = 총 청구액 – 실제 입금액 – 확정된 반품·상계액입니다. 아직 합의되지 않은 공제 주장은 ‘분쟁 금액’ 열에 따로 기록하고 잔액에서 임의로 빼지 않습니다.
| 금액 열 | 포함할 것 | 분리해서 적을 것 |
|---|---|---|
| 총 청구액 | 계약·세금계산서에 따른 공급가액과 세액 | 별도 운송료·설치비·지연손해금 |
| 실제 입금액 | 거래처 명의로 확인된 입금 | 대표자 개인 계좌 입금, 가수금·선급금 |
| 확정 공제 | 반품 확인서·상계 합의서로 확정된 금액 | 전화상 주장, 미확인 하자·할인 |
| 미수 잔액 | 위 항목을 반영한 현재 받을 원금 | 추후 확정될 이자·소송 비용 |
부가가치세 신고·세금계산서 발급 여부와 실제 대금 회수는 서로 다른 문제일 수 있습니다. 입금이 늦었다는 이유로 거래를 임의로 취소하거나 계산서를 다시 발급하지 말고, 공급시기와 수정 사유를 세무서 또는 세무사에게 확인하세요.
연체 기간과 회수 우선순위 표시
모든 미수금을 같은 방식으로 독촉하면 중요한 거래를 놓칠 수 있습니다. 지급기일을 기준으로 연체일수를 계산하고, 금액·거래 중단 위험·증빙 완성도를 함께 표시하세요.
| 구간 | 관리 기준 | 권장 행동 |
|---|---|---|
| 지급 전 | 세금계산서·납품·검수 완료 여부 | 지급 예정일과 담당자 재확인 |
| 1~30일 연체 | 연락 가능하고 사유가 확인되는지 | 잔액표와 입금 약속을 서면 확인 |
| 31~90일 연체 | 부분입금·반품·상계 등 분쟁 여부 | 내용증명, 분할합의, 거래한도 조정 검토 |
| 90일 초과 | 폐업·회생·압류·소송 등 위험 신호 | 지급명령·소송·보전처분을 전문가와 검토 |
연체 구간은 내부 관리 기준일 뿐 법률상 소멸시효를 뜻하지 않습니다. 채권 종류에 따라 시효가 달라질 수 있으므로 장기 미수금은 거래 발생일·지급기일·일부 변제일을 기록해 법률전문가에게 확인하세요.
상태코드와 다음 행동을 정하기
간단한 상태코드 예시
| 코드 | 뜻 | 다음 행동 |
|---|---|---|
| 예정 | 지급기일 전 | 지급일 하루 전 확인 연락 |
| 확인중 | 입금·공제 내역 대조 중 | 통장·정산서·거래처 원장 맞추기 |
| 약속 | 지급일 또는 분할 일정 합의 | 합의서와 회차별 입금 확인 |
| 독촉 | 기한이 지나 서면 요청 중 | 발송일·도착 증명·회신 기록 |
| 분쟁 | 하자·반품·상계 등 이견 | 쟁점별 증거와 미확정 금액 분리 |
| 법적검토 | 장기 연체·연락두절·지급명령 검토 | 주소·계약·청구액을 전문가와 점검 |
| 회수완료 | 잔액이 0원으로 확인 | 입금증과 최종 대조일 저장 |
매주 점검하는 순서
- 전주 통장·플랫폼 정산 내역을 내려받아 관리표의 입금액과 맞춥니다.
- 잔액이 남은 거래만 지급기일·연체일수·상태코드 순으로 정렬합니다.
- 거래처에 보낼 확인·독촉 목록을 만들고 연락 전 청구 근거와 잔액을 다시 계산합니다.
- 통화·문자·이메일·내용증명 발송일과 상대방 답변을 해당 거래 행에 연결합니다.
- 입금·반품·상계가 확정된 행을 갱신하고, 다음 확인일과 담당자를 지정합니다.
- 장기 연체·폐업·회생·압류·소송 신호가 있으면 별도 폴더를 만들어 법률·세무 상담 자료로 묶습니다.
독촉과 합의 기록에 남길 내용
서면 요청 전 확인
독촉장에는 거래일·품목·납품·검수·청구액·이미 받은 금액·잔액·지급기일·입금 방법을 기재합니다. 거래처가 하자나 반품을 주장했다면 주장한 날짜와 근거자료를 ‘분쟁 메모’로 남기고, 합의되지 않은 금액을 확정 잔액처럼 쓰지 않습니다.
“○월 ○일 납품·검수된 ○○ 건의 청구액은 ○○원이며, ○월 ○일 현재 ○○원을 지급받아 잔액은 ○○원입니다. ○월 ○일까지 입금하거나 반품·상계 근거와 분할상환안을 서면으로 회신해 주세요. 회신과 지급 내역은 첨부 관리표에 반영하겠습니다.”
분할상환을 합의했다면
총액·회차·각 지급일·입금 계좌·한 회차라도 미지급될 때의 처리·변경 방법을 적고 양쪽 서명 또는 전자 확인을 받으세요. 회차별 입금증을 관리표에 붙이고 잔액을 다시 계산해야 “약속한 금액”과 “실제 받은 금액”이 섞이지 않습니다.
회수 불능과 세무 처리 점검
연락두절·폐업·파산·강제집행 무익 등 사정이 있어도 관리표에서 채권을 바로 삭제하지 않습니다. 반환된 우편물, 폐업 조회, 법원 문서, 재산·집행 결과, 독촉 기록을 보관한 뒤 대손금·대손세액공제 가능성과 요건을 세무사 또는 관할 세무서에 확인하세요. 세무상 인정 여부는 업종·증빙·시점에 따라 달라집니다.
- 채권 원장과 세금계산서, 납품·검수 자료가 서로 연결돼 있는지 확인합니다.
- 회수 가능성 평가와 실제 회수 완료를 다른 상태로 기록합니다.
- 소송·지급명령 비용과 회수 예상액을 비교해 무리한 절차를 피합니다.
- 개인정보가 포함된 거래처 자료는 접근 권한을 제한하고 제출본과 원본을 구분합니다.
공식 확인 경로
관리표는 내부 업무 도구이며, 채권의 존재나 회수 가능성을 자동으로 확정해 주지는 않습니다. 금액이 크거나 하자·상계·압류·회생이 얽힌 경우에는 최신 법령과 법원·세무서 안내를 확인하고 변호사·법무사·세무사 상담을 받으세요.
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