계약서 사본 전달 증거 남기기

계약서에 서명까지 마쳤는데 상대방에게 사본을 제대로 전달했는지 기록이 없거나, 이메일 첨부파일과 실제 서명본이 다른 경우가 있습니다. 나중에 “그 계약서를 받은 적이 없다”, “다른 버전에 동의했다”는 말이 나오면 사본을 보냈다는 사실만으로는 부족할 수 있습니다.

계약서 사본을 전달할 때는 최종 파일을 확정하고, 누가 언제 어떤 방법으로 어떤 첨부자료를 받았는지 남겨야 합니다. 이메일·등기우편·전자서명·메신저마다 남는 기록이 다르므로 계약의 중요도와 상대방의 통지 주소를 보고 방법을 선택합니다. 이 글에서는 전달 전 파일 점검, 수령 확인 문구, 증거 보관과 분쟁 시 대조 순서를 정리합니다.

먼저 어떤 사본을 전달하는지 확정합니다

초안·검토본·서명 요청본·서명 완료본을 모두 계약서 사본이라고 부르면 최종 조건을 찾기 어렵습니다. 상대방에게 보낼 파일의 상태와 원계약·변경 합의서와의 관계를 먼저 정합니다.

본문에서 별지나 견적서를 계약의 일부로 정했다면 사본을 전달할 때 함께 보냅니다. 변경 합의서가 있다면 원계약의 계약일·번호를 적어 서로 연결하고, 변경되지 않은 조항은 그대로 유지되는지 표시합니다.

전달 전 계약서 내용을 대조합니다

사본을 보내기 전 계약 당사자, 금액, 기간, 품목, 주소와 첨부자료를 원본과 비교합니다. PDF를 만들면서 페이지가 빠지거나, 스캔 순서가 바뀌거나, 표의 숫자가 잘리는 일이 생각보다 자주 생깁니다.

서명 완료본을 보낼 때는 파일을 수정 프로그램으로 다시 저장하지 않고, 실제 서명이 끝난 파일을 그대로 전달합니다. 날인이나 서명이 빠진 부분을 발견했다면 상대방 동의 없이 페이지를 교체하지 말고 계약서 도장·날인 누락 보완 방법처럼 보완 확인서나 재서명 절차를 검토합니다.

이메일로 계약서 사본을 전달하는 방법

이메일은 빠르고 파일을 설명하기 쉽지만, 개인 이메일로 보내거나 제목을 모호하게 쓰면 어떤 계약의 최종본인지 확인하기 어렵습니다. 수신인과 첨부파일을 분명히 표시하고, 수신 확인을 요청합니다.

1. 상대방의 회사·계약 담당자 이메일이 맞는지 확인합니다.
2. 제목에 계약명·계약번호·최종본 여부를 표시합니다.
3. 본문에 첨부파일 이름과 파일 수를 적습니다.
4. “서명 완료본을 수령했는지”와 이견 여부를 회신해 달라고 요청합니다.
5. 보낸 메일, 첨부파일, 수신·회신 메일을 원본 형태로 보관합니다.

이메일 문구 예시

안녕하세요. 2026년 6월 1일 체결한 물품공급계약(발주번호 A-0601)의 양측 서명 완료본을 전달드립니다. 첨부파일은 ① 물품공급계약_최종_서명완료 ② 별지1_사양서 총 2개입니다. 파일을 수령하셨는지 확인해 주시고, 계약번호·금액·납품일 또는 첨부자료에 이견이 있으면 2026년 9월 5일까지 회신해 주세요.

읽음 확인이 표시되더라도 상대방이 계약 조건에 동의했다는 뜻으로 확대하지 않습니다. 수령 확인과 조건 동의는 별개의 내용이므로, 변경이나 합의가 필요하면 그 조건을 다시 서면으로 확인합니다.

등기우편·내용증명으로 전달할 때

계약 해지, 보증금, 미수금, 하자처럼 전달 시점과 문서 내용이 중요한 경우에는 등기우편이나 내용증명을 검토할 수 있습니다. 내용증명은 발송 문서와 발송 사실을 기록하는 수단이지, 계약 내용의 진실이나 상대방 동의를 자동으로 증명하지는 않습니다.

봉투에 적은 수신인과 본문 첫 부분의 수신인이 같은지 확인합니다. 주소를 잘못 적어 반송되면 반송 봉투와 배달 결과를 보관하고 주소를 다시 대조합니다. 내용증명 발송 절차는 우체국 내용증명 보내는 방법을 참고할 수 있습니다.

전자서명으로 사본을 전달하는 경우

전자서명 서비스를 이용했다면 서명이 끝난 PDF만 다운로드하지 말고, 서비스가 제공하는 완료증명·서명자·서명 시각·감사기록과 첨부자료를 함께 저장합니다. 서비스마다 기록 명칭과 보관 기간이 다를 수 있으므로 현재 안내를 확인합니다.

전자서명 계약서 보관 방법은 전자서명 계약서 최종본·서명기록 확인을 참고하세요. 전자서명 완료본과 일반 이메일로 보내는 사본이 다르다면 어느 파일이 최종본인지 먼저 확인하고, 파일을 다시 편집하지 않습니다.

메신저로 보낼 때 남길 기록

메신저는 빠르게 전달할 수 있지만, 대화방·계정·파일이 사라지거나 앞뒤 대화가 잘릴 수 있습니다. 계약서 사본을 보내는 경우 파일명과 버전을 메시지 본문에 적고, 상대방이 수령했는지 확인합니다.

• “2026년 6월 1일 계약 최종 서명본”처럼 문서의 대상을 특정합니다.
• 파일명·페이지 수·첨부자료를 메시지에 적습니다.
• 상대방에게 “수령했습니다”와 같은 확인 답변을 요청합니다.
• 대화 전체 맥락과 파일 원본을 함께 저장합니다.
• 중요한 해지·정산 통지는 계약상 서면 방식도 별도로 검토합니다.

메신저의 읽음 표시는 파일을 열어 계약 내용에 동의했다는 뜻이 아닙니다. 수령 확인과 내용 동의를 분리해 기록하고, 합의가 필요한 조건은 별도 확인서나 전자서명으로 다시 정리합니다.

상대방의 수령 확인 문구

상대방에게 답변을 요청할 때는 수령과 동의를 혼동하지 않도록 문장을 나눕니다. 계약 내용을 바꾸지 않았다면 수령 확인만 요청하고, 바뀐 내용이 있다면 변경 조건에 대한 동의를 별도로 받습니다.

첨부한 ‘거래처A_물품공급계약_최종_서명완료.pdf’와 별지 사양서를 수령했는지 확인해 주세요. 본 회신은 파일을 받았다는 확인이며, 계약 조건을 변경하려면 변경 항목과 효력일을 별도 서면으로 합의해 주세요.

상대방이 “파일은 받았지만 금액이 다르다”고 답하면 수령 사실과 계약 조건에 대한 이견을 분리해 기록합니다. 잘못된 파일을 보냈다면 상대방에게 정정 사유와 최종본을 서면으로 전달하고, 어느 파일을 폐기·대체하는지 분명히 합니다.

사본 전달 후 원본과 기록을 보관합니다

사본을 전달한 뒤에도 원계약, 전자서명 기록, 이메일·메신저, 발송·배달자료를 삭제하지 않습니다. 계약이 변경되거나 종료되면 그 문서를 원계약과 연결해 보관합니다.

파일명에 계약번호·상대방·상태·날짜를 넣으면 여러 사본 중 최종본을 찾기 쉽습니다. 계좌·주민등록번호·고객 연락처처럼 불필요한 개인정보가 있는 자료는 전달용 사본에서 가리고 원본은 접근권한을 제한합니다.

계약서 사본 전달 증거 체크리스트

• 상대방이 계약 당사자 또는 권한 있는 담당자인지 확인했습니다.
• 최종 서명본과 초안·검토본을 구분했습니다.
• 계약 본문과 별지·견적·사양서의 연결을 확인했습니다.
• 본문·봉투·이메일·메신저의 수신인과 주소가 일치합니다.
• 전달한 파일명·페이지 수·첨부자료를 기록했습니다.
• 수령 확인과 계약 조건 동의를 구분해 요청했습니다.
• 이메일·메신저 원문, 접수증·등기번호, 전자서명 기록을 보관했습니다.
• 변경된 내용은 기존 파일을 덮어쓰지 않고 별도 합의서로 남겼습니다.
• 개인정보가 불필요하게 포함된 사본을 보내지 않았습니다.

계약서 사본을 잘 전달했다는 증거는 파일 하나보다 최종본·수신인·전달 시각·첨부자료·수령 확인이 서로 연결될 때 의미가 커집니다. 전달 전 최종본을 확정하고, 전달 후에는 상대방의 수령과 동의 범위를 구분해 기록하세요.