내용증명 문구 작성 시 넣을 항목

내용증명을 쓰려고 문서 양식을 찾다 보면 발신인·수신인·제목만 적고 끝내도 되는지, 계약서와 사진을 어디까지 붙여야 하는지 헷갈립니다. 내용증명은 정해진 한 가지 문구를 복사하는 서류가 아니라, 상대방에게 전달할 사실과 요청을 나중에 다시 확인할 수 있도록 구성하는 문서입니다.

미수금 지급, 하자보수, 납품 지연, 임대차 종료처럼 목적이 달라지면 필요한 항목도 달라집니다. 이 글에서는 공통적으로 넣을 정보와 상황별로 추가할 내용, 숫자·날짜·첨부자료를 맞추는 방법, 발송 전에 점검할 문장 순서를 정리합니다. 문서 자체가 계약 해지나 손해배상을 자동으로 확정하는 것은 아니므로, 중요한 법률 판단은 계약서와 증빙을 함께 검토해야 합니다.

내용증명의 목적을 한 문장으로 정합니다

첫 줄을 쓰기 전에 상대방에게 이번 문서로 무엇을 요청할지 정합니다. 목적이 여러 개라면 핵심 요청과 함께 처리할 부수 항목을 구분해야 문서가 흐려지지 않습니다.

“최종 통보”처럼 감정이나 압박만 드러나는 제목보다 “거래대금 지급 요청”, “하자보수 및 현장 확인 요청”처럼 상대방이 해야 할 일을 알 수 있는 제목이 실무상 명확합니다.

공통으로 들어가는 일곱 가지 항목

내용증명의 기본 구조는 당사자, 계약 또는 거래, 사실, 요청, 기한, 후속 절차, 첨부자료 순서입니다. 아래 항목을 본문에 배치하면 상대방이 문서를 처음 읽어도 어떤 사안인지 파악할 수 있습니다.

계약서가 여러 차례 바뀌었다면 최초 계약일만 적지 말고 현재 적용되는 변경합의서와 특약을 확인합니다. 계약번호·점포 호수·품목처럼 상대방이 바로 찾을 수 있는 정보를 넣는 것이 “서로 알고 있는 내용”이라고 쓰는 것보다 훨씬 정확합니다.

첫 부분은 누가 누구에게 보내는지 특정합니다

본문 상단에서 발신인과 수신인을 정확히 적습니다. 담당자와 계약 상대방이 다르면 담당자 이름은 연락 담당자로 구분하고, 계약 당사자인 법인·사업자·임대인을 따로 표시합니다.

• 발신인: 사업자명 또는 법인명, 대표자, 주소, 연락처
• 수신인: 계약 상대방의 법인명·상호·대표자, 통지 주소
• 대상: 점포 주소, 납품 장소, 장비 위치, 주문·계약 번호
• 문서 제목: 지급 요청, 이행촉구, 하자보수, 계약 종료 등

법인 거래에서 브랜드명만 적거나, 임대차에서 점포 주소를 임대인의 수신 주소로 착각하지 않습니다. 주소 확인 방법은 내용증명 주소 확인 방법을 참고하고, 발송 전 봉투와 본문의 표기가 같은지 대조합니다.

사실관계는 날짜와 금액으로 씁니다

본문에서 “계속 연락했지만 해결되지 않았다”라고만 쓰면 언제 무엇을 요청했는지 알기 어렵습니다. 계약·지급·문제 발생·이전 요청·현재 상태를 시간순으로 정리합니다.

확인되지 않은 사실은 단정하지 않습니다. 원인을 모르면 “원인 확인과 현장 진단을 요청한다”고 적고, 상대방이 책임을 인정했다고 확정할 수 없는 통화는 “○월 ○일 이런 답변을 들었다”는 식으로 기록합니다.

금액은 계산표와 본문을 맞춥니다

금전 청구가 들어간 내용증명이라면 거래별 계산표를 별첨으로 붙이는 것이 좋습니다. 공급가액·부가세·할인·반품·이미 받은 돈·상계 합의를 순서대로 반영하고, 지연이자나 위약금은 계약과 적용 기준을 확인한 경우에만 적습니다.

손해배상 청구를 함께 한다면 확정된 대체구매비·수리비와 아직 산정 중인 매출 감소를 분리합니다. 같은 손해를 두 번 더하지 않았는지, 첨부자료의 합계와 본문 청구액이 맞는지 발송 직전에 다시 계산합니다.

요청과 기한은 한눈에 보이게 적습니다

상대방에게 원하는 조치를 한 문단에 모호하게 쓰지 말고 행동별로 나눕니다. 지급인지, 수리인지, 일정 회신인지, 점포 인도인지와 각각의 기한을 구분합니다. 모든 상황에 일률적으로 적용되는 “3일 기한”이 있는 것은 아니므로 계약과 실제 처리에 필요한 시간을 고려합니다.

회신기한과 이행기한이 다르면 각각 적습니다. “기한 내 처리하지 않으면 법적 조치를 하겠다”는 문구도 가능하지만, 어떤 절차를 언제 시작한다고 확정하기보다 계약과 법령에 따른 후속 절차를 검토한다는 사실에 맞춰 작성합니다.

상황별 문구를 이렇게 구성합니다

아래 예시는 문서의 뼈대를 보여주기 위한 것입니다. 상대방 이름, 계약일, 금액, 기한을 실제 자료에 맞게 바꾸고, 확인되지 않은 내용은 넣지 않습니다.

거래대금 지급 요청 예시
귀사와 2026년 5월 10일 체결한 포장재 공급계약에 따라 2026년 7월 3일 납품한 거래대금의 지급을 요청합니다. 청구액은 1,100,000원이고 2026년 7월 31일 500,000원이 입금되어 현재 확인된 잔액은 600,000원입니다. 별첨 거래내역을 확인하시어 2026년 9월 7일까지 잔액을 지급하거나 금액에 이견이 있는 경우 거래번호와 근거자료를 회신해 주세요.

하자보수 요청 예시
2026년 6월 12일 설치한 냉장장비가 8월 24일부터 전원 작동 후 반복적으로 정지하고 있습니다. 8월 24일과 26일 수리를 요청했으나 현장 점검이 이루어지지 않았습니다. 별첨 사진·영상과 설치확인서를 검토한 뒤 2026년 9월 4일까지 방문 가능일과 수리 또는 교체 방법을 회신해 주세요. 긴급 임시조치 비용은 영수증을 기준으로 별도 협의하겠습니다.

상가 계약 종료 협의 예시
2025년 4월 1일 체결한 서울시 ○○구 ○○로 ○○호 상가 임대차계약과 관련하여 계약 만료일인 2028년 3월 31일 갱신하지 않겠다는 의사를 전달합니다. 종료 전 원상복구 범위, 열쇠 반환일, 미납 차임·관리비와 보증금 정산 방법을 2026년 9월 15일까지 서면으로 협의하고자 합니다.

문구 예시를 그대로 복사해 “법적 해지”나 “손해액 확정”으로 사용하지 않습니다. 계약 만료에 따른 갱신거절과 기간 중 해지는 구분해야 하며, 내용증명 작성 후 발송 절차는 우체국 내용증명 보내는 방법에서 확인할 수 있습니다.

첨부자료 목록을 본문과 연결합니다

첨부자료는 많이 붙이는 것보다 상대방이 주장과 금액을 확인하는 데 필요한 자료를 고르는 것이 중요합니다. 본문에서 번호를 부르고 실제로 같은 자료를 동봉·업로드합니다.

주민등록번호, 고객 연락처, 다른 거래처 자료가 포함된 원본을 그대로 보내지 않습니다. 필요한 부분만 남긴 사본을 만들고 원본은 별도로 보관합니다. 발송본과 보관본, 첨부자료 목록이 같은지 확인해 두어야 나중에 실제 발송 내용을 설명할 수 있습니다.

발송 전 문장과 주소를 점검합니다

내용증명은 문서 내용과 발송 사실을 기록하는 수단이지, 우체국이 계약 책임이나 청구금액을 심사하는 절차는 아닙니다. 발송 전 다음 순서로 문서 전체를 읽습니다.

1. 수신인이 계약 상대방이고 주소가 현재 확인자료와 맞는지 봅니다.
2. 계약·거래·점포·장비가 특정되어 있는지 확인합니다.
3. 날짜·금액·품목·수량이 첨부자료와 일치하는지 대조합니다.
4. 사실과 의견, 확정액과 추정액, 요청과 후속 검토를 구분합니다.
5. 문서 목적에 맞는 기한과 회신 방법을 적었는지 확인합니다.
6. 본문·별첨·봉투 또는 온라인 입력값이 같은지 확인합니다.

주소가 틀려 우편이 반송되면 반송 봉투와 배달조회 기록을 보관하고, 같은 문서를 무작정 반복 발송하지 않습니다. 반송 사유별 대응은 내용증명 반송 시 대응 방법에서 이어서 확인할 수 있습니다.

내용증명 작성 시 피해야 할 표현

• 확인되지 않은 고의·사기·횡령을 사실처럼 단정하지 않습니다.
• 법적 근거가 없는 이자율·위약금·소송비용을 확정액처럼 쓰지 않습니다.
• “즉시 해지”만 쓰고 계약 조항·사유·효력일을 생략하지 않습니다.
• 상대방의 고객·직원·거래처 개인정보를 불필요하게 첨부하지 않습니다.
• 내용증명 발송만으로 상대방이 책임을 인정했다고 생각하지 않습니다.

금액이 크거나 계약 해지·손해배상·보증금 반환처럼 법률 효과가 중요한 경우에는 발송 전에 계약서와 문서를 변호사·법률구조기관 등 자격 있는 전문가에게 검토받는 것이 안전합니다.

내용증명 작성 최종 체크리스트

내용증명은 멋진 문장을 만드는 일이 아니라, 상대방이 어떤 계약의 어떤 사실을 확인하고 언제까지 무엇을 해야 하는지 분명하게 전달하는 일입니다. 발송 전 주소·날짜·금액·첨부자료를 맞추고, 아직 다투는 부분은 확정된 사실과 분리해 작성하세요.