병가 무급휴무 합의서 작성 방법과 무급휴무 기록

핵심 답: 병가 무급휴무 합의서는 직원이 쉬는 기간과 임금·출결 처리를 서로 다르게 이해하지 않도록 작성하는 문서입니다. 우리 사업장에 병가 규정이 있는지 먼저 확인하고, 규정이 없다면 직원의 신청 내용과 회사의 승인 범위를 날짜별로 합의해 남기세요. ‘병가’, ‘무급휴무’, ‘무급휴직’을 섞어 쓰지 말고 시작일·종료일·급여 공제 기준·복귀일·연장 방법·필요한 증빙을 한 문서에 적어야 합니다.

병가와 무급휴무는 같은 제도가 아닙니다

근로기준법에 일반적인 병가를 일괄적으로 보장하는 규정은 없습니다. 개인 질병으로 쉬는 경우에는 취업규칙·단체협약·근로계약서에 정한 병가 기준이 있으면 그 기준을 따르고, 별도 규정이 없다면 회사와 직원이 휴무 여부와 조건을 협의해 기록해야 합니다. 업무상 부상·질병, 출산·육아 등 별도 법정 제도에 해당하면 일반 병가 합의서만으로 처리하지 말고 해당 절차를 먼저 확인하세요.

직원이 요청한 개인 질병 휴무와 매출 감소 등 사업주 사유의 휴업은 출발점과 적용 기준이 다릅니다. 두 상황을 같은 양식에 적더라도 사유와 승인 주체를 분명히 나눠야 합니다.

합의서에 넣을 필수 항목

1. 당사자: 사업장명·대표자, 직원 이름·직급, 작성일
2. 휴무 구간: 시작일과 종료일, 근무 예정일 중 쉬는 날짜, 복귀 예정일
3. 사유와 범위: 병가 또는 개인 사유라는 최소 정보, 업무 인수인계 범위와 대체 담당자
4. 임금 처리: 유급·무급 여부, 일할 계산 기준, 수당·식대·성과급 처리, 급여 반영 월
5. 출결·휴가 처리: 근무표·급여대장·연차 출근율에 어떤 코드로 기록할지
6. 증빙과 개인정보: 진단서 등 제출이 필요한 경우 종류·제출 기한·보관 담당자
7. 복귀·연장: 복귀 확인 방법, 연장 신청 시점과 승인 절차, 조기 복귀 방법
8. 서명: 회사와 직원이 내용을 읽고 동의했다는 서명 또는 전자 확인

진단명·처방전 전체처럼 과도한 건강정보를 요구하기보다, 사내 규정상 필요한 최소 증빙과 휴무 기간만 확인하세요. 제출받은 자료는 접근 권한을 제한하고 보관·폐기 기준을 정해 둡니다.

작성 전에 확인하는 순서

1. 취업규칙·근로계약서·단체협약에서 병가·결근·휴직 조항을 찾고 적용 대상과 승인권자를 표시합니다.
2. 직원에게 신청 날짜, 예상 복귀일, 업무 인수인계 내용을 서면으로 받습니다.
3. 유급인지 무급인지, 급여를 어느 급여월에 어떻게 반영할지 계산 예시로 설명합니다.
4. 근무표·출퇴근 기록·급여대장에 사용할 동일한 용어와 코드를 정합니다.
5. 합의서에 서명한 뒤 직원·대표자·급여 담당자가 각각 사본을 보관합니다.
6. 복귀일 전 확인 연락을 하고, 연장 또는 조기 복귀가 필요하면 새 합의나 변경 기록을 남깁니다.

무급 처리와 급여 기록에서 주의할 점

실제로 근로를 제공하지 않은 날의 임금 처리와 주휴수당·연차 출근율 영향은 휴무의 법적 성격, 사업장 규정, 해당 주의 소정근로일과 실제 출근에 따라 달라질 수 있습니다. ‘무급’이라고만 적어 일괄 공제하지 말고, 직원별 예정 근무일과 쉬는 날을 달력에 표시해 급여대장과 대조하세요.

직원 부담분 보험료나 원천세, 사업주 부담 사회보험료처럼 급여와 함께 움직이는 금액은 급여 담당자와 납부 자료를 따로 대조하세요. 신고·납부 시기와 휴직 중 처리 여부는 보험 종류와 근로자 상태에 따라 달라질 수 있으므로 4대사회보험 기관의 안내를 확인합니다.

실무용 합의서 문장 예시

직원 홍길동은 개인 질병으로 2026년 9월 14일부터 9월 16일까지 근무하지 않으며, 회사는 위 기간을 본 합의서에 따른 무급휴무로 승인한다. 해당 기간의 급여는 실제 예정 근무일을 기준으로 일할 계산하여 9월 급여에 반영한다. 직원은 9월 17일 오전 9시 복귀를 원칙으로 하며, 연장이 필요하면 복귀 예정일 전까지 서면으로 신청하고 회사의 확인을 받는다. 근무표·출퇴근 기록·급여대장에는 동일한 ‘무급휴무’ 코드를 사용하고, 회사와 직원은 변경사항을 별도 기록한다.

위 문장은 예시일 뿐이며, 사업장 규정이나 실제 근무 형태에 맞춰 바꿔야 합니다. 특히 급여 공제액을 미리 숫자로 적을 때는 예정 근무일·시급·수당 기준을 직원과 함께 확인하고, 법정 임금·휴가와 충돌할 가능성이 있으면 관할 노동관서에 문의하세요.

복귀·연장 때 남길 기록

• 직원이 실제 복귀한 날짜와 첫 근무시간, 인수인계 완료 여부
• 예정일보다 늦거나 빠른 복귀의 사유, 직원 통지 시각, 회사 확인자
• 연장 기간과 새 급여·출결 처리, 변경 합의서 작성 여부
• 급여대장·임금명세서·보험 신고 자료에 반영된 월과 담당자
• 증빙 파일의 보관 위치와 폐기 예정일, 열람 권한

전화로만 연장에 합의했다면 통화일시와 합의 내용을 당일 메모로 남기고, 직원에게 문자·이메일 등 확인 가능한 방식으로 다시 공유하세요. 원래 합의서에 없는 새로운 조건은 별도 변경 기록으로 분리하는 편이 안전합니다.

자주 묻는 질문

병가 규정이 없으면 사업주는 반드시 병가를 줘야 하나요?

일반적인 개인 질병 병가는 취업규칙·단체협약·근로계약에 별도 규정이 있는지부터 봐야 합니다. 규정이 없다면 법정 병가로 자동 발생한다고 단정하기 어렵고, 회사와 직원이 합의한 휴무 조건을 문서로 남기는 것이 필요합니다. 업무상 부상·질병 등 다른 제도는 별도로 확인하세요.

무급휴무를 구두로 합의해도 되나요?

구두 합의만으로 처리하면 날짜·급여·복귀 조건을 서로 다르게 기억할 위험이 큽니다. 최소한 신청·승인 날짜, 쉬는 기간, 급여 반영 방식, 복귀·연장 절차를 서면이나 전자 기록으로 남기고 양쪽이 사본을 보관하세요.

무급휴무 기간에는 주휴수당과 연차가 어떻게 되나요?

휴무가 결근인지, 회사 규정상 승인된 휴직·휴가인지와 해당 주의 소정근로일·출근 여부에 따라 결과가 달라질 수 있습니다. 임의로 ‘전부 미지급’ 처리하지 말고 근무표와 취업규칙을 기준으로 계산한 뒤 고용노동부 또는 관할 노동관서에 확인하세요.

진단서를 꼭 받아야 하나요?

진단서 제출 여부와 범위는 사내 규정과 휴무 승인 기준에 따라 정합니다. 규정에 없는 건강정보를 과도하게 요구하지 말고, 필요한 기간 확인에 충분한 최소 자료만 받으며 보관 권한과 폐기 시점을 정해 두세요.

공식 확인 경로
고용노동부 1350 병가 처리 안내 ·
고용노동부 1350 유·무급 휴가·출근율 안내 ·
고용노동부 ·
4대사회보험 정보연계센터