재고 폐기 기록표 작성 방법과 폐기 원인 구분

재고를 버린 뒤 기록표에 “우유 2개 폐기”만 적어두면 다음 발주량을 줄여야 하는지, 냉장고 문제를 고쳐야 하는지 판단하기 어렵습니다. 폐기 기록은 버린 수량을 남기는 표가 아니라 품질 문제와 과다 발주를 구분해 다음 구매와 보관에 반영하는 자료여야 합니다.

폐기 수량만 적으면 원인을 찾기 어려운 이유

같은 2개 폐기라도 소비기한이 지나서 버린 것과 직원 실수로 쏟은 것은 대책이 다릅니다. 전자는 발주량이나 선입선출을 조정해야 하고, 후자는 보관 위치나 작업 동선을 바꿔야 합니다. 그래서 폐기일시, 품목, 단위, 수량, 소비기한 또는 제조일, 원인, 확인자를 한 줄에 연결해 기록하는 것이 좋습니다.

재고 폐기 기록표에 넣을 항목

폐기 원인은 여섯 가지로 나누면 관리하기 편합니다

실제 기록은 이렇게 남기면 됩니다

예를 들어 8월 26일 오전에 생크림 1L 두 개의 포장이 부풀고 냄새가 달라져 폐기했다면, “생크림 1L / 2개 / 소비기한 8월 29일 / 품질 이상 의심 / 판매·조리 사용 금지 후 폐기 / 냉장고 온도 확인”처럼 적습니다. 단순히 “상해서 폐기”라고 쓰는 것보다 입고 당시 포장 상태와 보관 온도까지 확인할 수 있어야 원인을 좁힐 수 있습니다.

기록표를 작성하는 순서

1. 폐기할 품목을 다른 재고와 분리하고 재사용하지 않도록 표시합니다.
2. 품목·규격·수량·단위를 입고 자료와 같은 기준으로 적습니다.
3. 소비기한, 포장 상태, 보관 장소와 온도를 확인합니다.
4. 정해둔 원인 구분을 선택하고 필요한 경우 사진이나 납품서를 연결합니다.
5. 폐기·반품·공급처 문의 중 실제로 한 조치를 적고 담당자가 확인합니다.

폐기비용은 수량에 매입단가를 곱해 따로 보세요

월말에는 원인별 폐기 수량만 세지 말고 동일한 품목의 매입단가를 곱해 비용도 계산합니다. 생크림 1L 두 개의 매입단가가 7,500원이라면 해당 폐기비용은 15,000원입니다. 품목별 단가가 바뀌었다면 기록표에 사용한 단가 기준일을 함께 남겨야 월별 비교가 왜곡되지 않습니다.

재고 장부와 폐기 기록을 맞추는 계산

실사할 때는 기초재고에 입고량을 더하고 사용량·이동량·폐기량을 빼서 장부상 잔량을 계산합니다. 실제 잔량과 다르면 폐기 기록 누락인지, 사용량 입력 오류인지, 입고 수량 오류인지 순서대로 확인하세요. 개수로 관리하는 제품과 kg·L로 관리하는 원재료를 한 계산식에 섞으면 차이가 생기므로 단위를 먼저 통일해야 합니다.

냉장·냉동 식품은 기록보다 안전 판단이 먼저입니다

냉장·냉동 식품은 포장지의 보관방법과 소비기한을 우선 확인하고, 변질이 의심되면 맛을 보거나 다른 메뉴에 섞어 확인하지 않아야 합니다. 식품공전은 별도로 정한 경우를 제외한 냉장제품을 0~10℃, 냉동제품을 -18℃ 이하로 보관·유통하도록 정하고 있으므로 제품 표시와 업종별 관리기준을 함께 확인하세요. [식품공전 보존·유통기준]

월말에 원인별 합계를 확인하세요

• 소비기한 경과가 많은 품목은 발주 주기와 선입선출 표시를 바꿉니다.
• 품질 이상이 반복되면 입고 시 포장 상태와 냉장고 온도를 함께 확인합니다.
• 과다 제조가 많으면 판매량이 아니라 실제 사용량 기준으로 제조량을 조정합니다.
• 수량 차이가 반복되면 직원별 기록 시간을 정하고 이동·폐기 승인 절차를 둡니다.
• 폐기비용이 큰 품목은 대용량 포장과 소포장 단가를 비교합니다.

공식 기준 확인 경로

식품 보관과 소비기한은 품목별 표시와 관계 법령이 우선입니다. 식품 보관온도와 위생관리 기본 안내는 식품의약품안전처 식중독 예방 안내에서 확인할 수 있습니다.