월말 재고 마감 방법, 실사·POS·발주서 대조 순서

월말에 재고를 세고 바로 다음 달 발주까지 끝내려면, 냉장고와 창고의 수량만 세어서는 부족합니다. 발주서·납품서에 적힌 입고량, POS 판매량으로 추정한 사용량, 직원 사용·폐기·반품 수량을 같은 단위로 맞춰야 실제로 얼마나 빠졌는지 알 수 있습니다. 월말 재고 마감은 기준 시각을 정하고 실사한 뒤, 장부와 차이를 확인하고, 그 결과로 다음 발주량을 정하는 순서로 진행하세요.

마감일에는 몇 시를 기준으로 잡아야 할까요?

마감 날짜만 정하고 시간을 정하지 않으면 마감 중에 판매된 재료와 새로 들어온 재료가 섞입니다. 예를 들어 매월 마지막 날 영업 종료 후 오후 10시를 기준으로 잡았다면, 그 시각 전후의 판매·입고·폐기·이동을 구분해 기록해야 합니다. 매장이 늦게까지 영업한다면 다음 날 오픈 전을 기준으로 고정하는 방법도 있습니다.

기준 시각 이후에 들어온 납품을 전날 입고로 넣거나, 마감 전에 폐기한 재료를 정상 잔량으로 남기면 다음 달 발주량이 틀어집니다. 마감표 상단에 기준 날짜와 시간을 먼저 적어두고, 기준 시각이 바뀌면 변경 이유도 함께 남기세요.

월말 재고 마감은 이 순서로 진행하세요

1. 재고 이동을 잠시 멈추기: 실사 중에는 가능하면 입고·창고 이동·대량 사용을 멈추고, 불가피한 이동은 별도 메모합니다.
2. 보관 장소별로 세기: 냉장고, 냉동고, 창고, 작업대에 있는 재고를 위치별로 세고 같은 품목을 합칩니다.
3. 단위 맞추기: 박스·팩·개·kg·L를 섞지 말고, 매장에서 쓰는 기준 단위로 환산합니다.
4. 입고량 대조하기: 발주서와 납품서를 비교해 주문량이 아니라 실제 검수 완료량을 기록합니다.
5. 판매·사용량 확인하기: POS 판매량을 레시피 사용량으로 환산하되, 메뉴별 실제 사용량과 다른 품목은 따로 조정합니다.
6. 폐기·직원 사용·반품 빼기: 판매되지 않았지만 줄어든 수량을 별도 항목으로 기록합니다.
7. 차이 원인 적기: 장부수량과 실사수량이 다르면 숫자만 고치지 말고 입고 누락·단위 오류·폐기 미기록 등 원인을 표시합니다.
8. 다음 발주량 정하기: 예상 사용량, 안전재고, 현재 사용 가능 수량, 이미 들어올 예정인 수량을 반영합니다.

장부수량과 실제수량은 어떻게 비교하나요?

같은 품목을 같은 단위로 바꾼 다음 아래 순서로 계산하면 됩니다.

장부상 잔량 = 전월 실사수량 + 실제 입고수량 – 판매·조리 사용량 – 폐기수량 – 반품수량 ± 매장 간 이동수량

수량 차이 = 실제 실사수량 – 장부상 잔량

예를 들어 전월에 우유가 20팩 있었고 이번 달 검수 입고가 50팩, 판매·조리 사용량이 55팩, 폐기 3팩이었다면 장부상 잔량은 12팩입니다. 냉장고를 세었는데 10팩이면 차이는 -2팩입니다. 이때 장부를 10팩으로 바로 고치기보다, 납품서에 48팩만 실제 입고됐는지, 폐기 2팩이 빠졌는지, 직원 사용분이 기록되지 않았는지 확인해야 합니다.

POS 판매량을 곧바로 원재료 사용량으로 보면 안 되는 품목도 있습니다. 메뉴마다 우유 사용량이 다르고, 얼음·시럽·소스는 레시피와 실제 계량량에 차이가 날 수 있습니다. POS는 판매량을 확인하는 자료이고, 원재료 사용량은 레시피·계량·폐기 기록을 함께 봐야 합니다.

입고·검수 기록이 맞는지 먼저 확인하세요

발주한 수량과 창고에 실제 들어온 수량은 다를 수 있습니다. 품절로 일부만 납품됐거나, 파손·누락으로 반품했거나, 거래처가 대체 상품을 넣었을 수 있기 때문입니다. 다음 항목을 발주서와 납품서에서 비교하세요.

“발주 완료”를 입고로 표시하면 안 됩니다. 실제로 매장에 들어와 수량과 상태를 확인한 날을 입고일로 기록하고, 미입고 주문은 다음 달 예정 입고로 분리하세요.

POS 매출을 재고 사용량으로 바꿀 때 놓치는 것

POS에서 아메리카노 300잔을 팔았다는 사실만으로 원두가 정확히 몇 kg 줄었는지는 알 수 없습니다. 매장 레시피가 1잔당 원두 18g인지, 샷 추가가 있었는지, 테스트 추출과 과다 추출이 있었는지 구분해야 합니다.

원두·우유·시럽처럼 메뉴에 반복해서 들어가는 재료는 “표준 사용량”과 “실제 사용량”을 별도로 볼 수 있게 하세요. 차이가 계속 커지면 레시피가 현장과 맞지 않거나, 계량 없이 사용하거나, 폐기 기록이 빠지는 문제일 수 있습니다.

월말에 꼭 따로 세어야 하는 재고

• 개봉했지만 아직 사용할 수 있는 재료
• 기한 임박으로 우선 사용 구역에 둔 재료
• 냉동 상태라 해동 전후 단위가 달라지는 재료
• 대량 포장 안에 남은 낱개 재고
• 반품이나 폐기를 위해 격리한 재료
• 직원 식사·시음·테스트에 사용한 재료
• 거래처에서 무상 제공했지만 실제로 사용한 샘플·소모품

특히 개봉품을 “한 통”으로 기록하면 다음 달에도 같은 수량으로 남습니다. g·mL·개 중 매장에서 측정 가능한 단위를 정하고, 계량이 어려운 품목은 “반 통”처럼 모호하게 쓰지 않도록 사용 전 중량을 재어 기준을 만들어 두세요.

다음 달 발주량은 어떻게 정할까요?

지난달에 많이 샀다는 이유만으로 같은 수량을 주문하지 마세요. 다음 발주량은 예상 사용량과 안전재고에서 현재 사용 가능한 재고와 이미 입고 예정인 수량을 빼서 정하는 방식이 실무에 맞습니다.

다음 발주량 = 예상 사용량 + 안전재고 – 현재 사용 가능 재고 – 입고 예정 수량

예상 사용량은 최근 같은 요일·행사·날씨·예약 물량을 반영해 정합니다. 현재 재고 중 표시기한이 임박했거나 포장 상태가 좋지 않아 실제 사용하지 못할 수량은 사용 가능 재고에서 제외하세요. 계산 결과가 음수라면 추가 발주가 필요 없다는 뜻일 수 있지만, 최소주문량이나 납품 주기를 함께 확인해야 합니다.

위 숫자는 계산 구조를 보여주는 예시입니다. 실제 발주량은 매장의 납품 주기, 최소주문량, 보관공간, 기한을 함께 반영해야 합니다. 기한이 짧은 재료는 안전재고를 크게 잡는 것보다 납품 횟수를 늘리는 편이 나을 수 있습니다.

차이가 났을 때 숫자를 고치기 전 확인할 것

1. 실사 단위가 장부 단위와 같은지 확인합니다.
2. 기준 시각 전후에 입고·이동·판매가 섞이지 않았는지 확인합니다.
3. 발주서가 아니라 실제 납품·검수 수량을 입력했는지 확인합니다.
4. POS 판매량에 무료 제공·직원 사용·테스트 메뉴가 빠졌는지 확인합니다.
5. 폐기·반품·파손·대체 납품을 별도 기록했는지 확인합니다.
6. 개봉품의 잔량을 새 상품 한 개로 세지 않았는지 확인합니다.
7. 원인을 찾은 뒤 수정자와 수정일을 남깁니다.

차이가 작더라도 반복되는 품목은 따로 표시하세요. 우유가 매달 1~2팩씩 부족하다면 도난을 단정하기보다 레시피 계량, 직원 음료, 폐기 누락, 납품 수량을 순서대로 확인하는 것이 맞습니다.

월말 재고 마감표에 바로 넣을 항목

표를 작성할 때 한 행에 여러 품목을 묶지 마세요. 같은 상품이라도 규격·단가·표시기한이 다르면 행을 나누어야 다음 발주와 비용을 정확하게 연결할 수 있습니다. 수정이 생기면 원래 숫자를 지우기보다 수정 전 값, 수정 후 값, 수정 사유를 남기는 방식이 좋습니다.

직원에게 공유할 마감 규칙

직원에게 “재고 잘 세어 주세요”라고만 말하면 사람마다 기준이 달라집니다. 다음 네 가지를 짧게 고정해 공지하세요.

• 박스가 아니라 매장에서 실제 쓰는 단위로 센다.
• 개봉품은 개봉일과 남은 양을 적는다.
• 폐기·반품·직원 사용은 판매량과 섞지 않는다.
• 수량이 안 맞으면 숫자를 고치지 말고 원인을 메모한 뒤 책임자에게 알린다.

마감 담당자는 실사표에 확인자 이름과 시간을 적고, 다음 발주 담당자는 그 표를 보고 발주 예정량을 계산하세요. 실사와 발주를 같은 사람이 하더라도 두 단계의 확인란을 나누면 누락을 찾기 쉽습니다.

자주 묻는 질문

POS 매출이 있으면 재고 실사를 생략해도 되나요?
생략하면 안 됩니다. POS는 판매 건수를 보여주지만, 입고 누락·폐기·직원 사용·레시피 차이까지 보여주지는 않습니다. POS, 입고 기록, 폐기 기록, 실제 실사를 함께 봐야 합니다.

월말에 재고를 세기 어려우면 다음 날 세어도 되나요?
가능하지만 기준 시각 이후의 입고·판매·사용을 분리해야 합니다. 다음 날 세었다면 그 사이에 움직인 수량을 별도 기록해 전날 기준으로 되돌려 계산하세요.

재고 차이가 나면 장부를 실제 수량으로 바로 맞추면 되나요?
원인을 확인한 뒤 수정하세요. 단순히 실제 수량으로 덮어쓰면 입고 누락이나 폐기 누락이 다음 달에도 반복됩니다. 차이 원인과 수정자를 남긴 후 장부를 조정하는 순서가 맞습니다.

안전재고는 모든 재료를 똑같이 잡으면 되나요?
아닙니다. 판매 속도, 납품 주기, 최소주문량, 보관공간, 표시기한이 품목마다 다릅니다. 기한이 짧은 재료는 안전재고를 크게 잡으면 오히려 폐기량이 늘 수 있습니다.

재고 마감표와 세무 장부는 같은 표인가요?
목적이 다릅니다. 마감표는 매장 운영과 발주를 위한 수량 관리표이고, 세무·회계 장부는 사업자의 회계 기준과 증빙에 따라 관리합니다. 금액을 연결할 때는 매입단가, 부가세 포함 여부, 폐기 처리 기준을 담당 세무사나 회계 담당자와 맞추세요.

마감 완료 기준: 기준 시각, 실제 입고, POS 사용량, 폐기·반품, 실사수량, 차이 원인, 다음 발주량이 모두 기록되어야 월말 재고 마감이 끝난 것입니다.