재고 폐기 기록표 작성 방법과 폐기 원인 구분

재고 폐기 기록표는 왜 따로 만들어야 하나요

재고를 버린 뒤 “우유 2개 폐기”라고만 적으면 다음 발주량을 줄여야 하는지, 냉장고 문제를 고쳐야 하는지 판단하기 어렵습니다. 언제·무엇을·얼마나·왜 폐기했는지가 한 줄에 남아야 폐기 원인과 비용을 다시 확인할 수 있습니다.

소비기한이 지나 버린 재고와 직원 실수로 쏟은 재고는 대책이 다릅니다. 전자는 발주·선입선출을 조정하고, 후자는 보관 위치나 작업 동선을 바꿔야 합니다. 기록표를 벌점표가 아니라 다음 구매와 보관을 개선하는 자료로 운영해 보세요.

기록표에 꼭 넣을 항목

냉장·냉동 식품은 포장 상태와 보관 온도, 일반 식자재는 입고일과 보관 위치를 함께 적으면 원인을 좁히기 쉽습니다. 사진이나 납품서가 있으면 기록표의 파일명 또는 링크도 연결하세요.

폐기 원인은 정해진 코드로 구분하세요

자유 메모만 쓰면 사람마다 표현이 달라 월말 합계가 흐려집니다. 매장에 맞춰 아래처럼 여섯 가지 정도의 원인코드를 정하고, 코드로 부족한 부분만 메모로 보충하세요.

실제 폐기 기록은 이렇게 적습니다

예를 들어 9월 13일 오전 생크림 1L 두 개의 포장이 부풀고 냄새가 달라져 폐기했다면, “생크림 1L / 2개 / 소비기한 9월 15일 / 품질 이상 의심 / 판매·조리 사용 금지 후 밀봉 폐기 / 냉장고 6℃ 확인 / 홍길동 확인”처럼 적습니다.

“상해서 폐기”라는 한마디보다 입고 당시 포장, 보관 온도, 사진이 함께 있어야 공급처에 문의하거나 같은 문제가 반복되는지 확인할 수 있습니다. 변질이 의심되는 식품은 맛을 보거나 다른 메뉴에 섞어 확인하지 말고 즉시 분리하세요.

기록표 작성 순서

1. 폐기 대상 분리: 판매·조리용 재고와 분리하고 재사용하지 않도록 표시합니다.
2. 수량 확인: 품목·규격·수량·단위를 입고 자료와 같은 기준으로 셉니다.
3. 상태 확인: 소비기한, 포장, 보관 장소와 온도를 확인하고 필요하면 사진을 찍습니다.
4. 원인 선택: 정해 둔 원인코드를 고르고 구체적인 상황을 한 줄로 덧붙입니다.
5. 처리 기록: 폐기·반품·공급처 문의 중 실제로 한 조치와 담당자 확인을 남깁니다.
6. 장부 반영: 재고관리표의 잔량에서 폐기 수량을 차감하고 비용 분석용 자료를 연결합니다.

폐기비용은 수량과 매입단가를 곱해 보세요

월말에는 원인별 수량뿐 아니라 매입단가를 곱한 폐기비용도 계산합니다. 생크림 1L 두 개의 매입단가가 7,500원이라면 폐기비용은 15,000원입니다. 단가가 바뀐 달에는 어느 입고분의 단가를 사용했는지 기록표에 표시해야 월별 비교가 왜곡되지 않습니다.

매장 규모가 작다면 우선 폐기비용이 큰 상위 품목 세 개만 관리해도 좋습니다. 비용을 임의로 매출에서 차감하기보다 장부의 재고 수량과 실제 폐기 증빙을 맞추고, 세무상 처리 방법은 사업자의 장부 방식과 사유에 따라 세무대리인에게 확인하세요.

재고 장부와 폐기 기록을 맞추는 방법

실사할 때는 기초재고 + 입고량 – 사용량 – 이동량 – 폐기량 = 장부상 잔량으로 계산합니다. 실제 잔량과 다르면 폐기 기록 누락인지, 사용량 입력 오류인지, 입고 수량 오류인지 순서대로 확인하세요.

개수로 관리하는 완제품과 kg·L로 관리하는 원재료를 한 계산식에 섞으면 차이가 생깁니다. 1팩이 몇 g인지, 한 통이 몇 L인지 환산 기준을 매장 표준으로 정하고 기록표와 발주표에서 같은 단위를 사용하세요.

냉장·냉동 식품은 안전 판단이 먼저입니다

냉장·냉동 식품은 제품 포장지의 보관방법과 소비기한을 우선 확인해야 합니다. 식품공전은 별도로 정한 경우를 제외한 냉장제품을 0~10℃, 냉동제품을 -18℃ 이하로 보관·유통하도록 정하고 있으므로 제품 표시와 업종별 관리기준을 함께 확인하세요.

식품공전 보존·유통기준 확인하기와 식품의약품안전처 식중독 예방 안내에서 최신 기준을 확인할 수 있습니다.

온도 이탈이 의심되거나 포장이 훼손된 식품을 판매·조리에 사용하지 말고, 폐기 사유와 발견 당시 상태를 기록해 공급처나 관할 위생기관 문의에 대비하세요.

월말에 원인별 합계를 보고 바꿀 일

• 소비기한 경과가 많으면 입고일 스티커, 선입선출 위치와 발주 주기를 바꿉니다.
• 품질 이상이 반복되면 입고 시 포장 상태와 냉장고 온도를 동시에 점검합니다.
• 과다 제조가 많으면 판매량이 아니라 실제 사용량과 예약량을 기준으로 제조량을 조정합니다.
• 작업 중 손상이 많으면 직원별 기록 시간을 정하고 이동·폐기 확인 절차를 둡니다.
• 특정 공급처 로트에서 반복되면 납품서와 사진을 묶어 공급처에 교환·반품을 문의합니다.

기록표를 만들 때 자주 하는 실수

첫째, 폐기일만 있고 입고일·소비기한이 없는 경우입니다. 둘째, 수량 단위를 “한 통”, “조금”처럼 적어 장부와 맞추지 못하는 경우입니다. 셋째, 직원 실수를 숨기려고 원인을 모두 “품질 이상”으로 쓰는 경우입니다. 원인을 정확히 구분해야 발주·교육·설비 중 어디에 돈을 써야 할지 결정할 수 있습니다.

또한 기록표를 작성한 뒤 실제 재고에서 차감하지 않으면 같은 수량을 다시 발주하게 됩니다. 폐기 확인과 장부 반영을 같은 담당자가 하더라도, 월말에는 다른 사람이 표본으로 수량과 사진을 대조하면 누락을 빨리 찾을 수 있습니다.

마지막 체크리스트

• 폐기 일시, 품목·규격, 수량·단위를 기록했나요?
• 소비기한·로트와 포장·보관 상태를 확인했나요?
• 원인코드와 구체적인 상황, 처리 방법, 확인자를 남겼나요?
• 입고 단가와 폐기비용을 연결했나요?
• 폐기 수량을 재고 장부에서 차감하고 실제 잔량과 대조했나요?
• 반복되는 원인에 대해 발주·보관·교육 중 바꿀 일을 정했나요?