출퇴근기록은 급여와 연장근로를 계산한 근거이므로 원본을 덮어쓰지 않고 직원별로 확인할 수 있게 보관해야 합니다. 다만 법에 모든 전자 출퇴근 원본을 똑같이 보관하라고 정한 것은 아닙니다. 근로자 명부·근로계약서·임금대장 등 근로기준법상 보존 서류는 3년이 기준이고, 출퇴근 자료는 임금대장의 근로일수·근로시간을 확인하는 원천자료로 같은 기간 이상 보관하는 방식이 안전합니다.
출퇴근기록 보관기간부터 구분하기
근로기준법 제42조는 근로자 명부와 대통령령으로 정한 근로계약 관련 중요 서류를 3년간 보존하도록 합니다. 시행령 제22조에는 근로계약서, 임금대장, 임금 계산의 기초가 되는 서류, 고용·퇴직·휴가 서류 등이 포함되고, 서류마다 보존기간을 세기 시작하는 날이 다릅니다.
출퇴근 원본이 법 조문에 별도 항목으로 열거된다고 단정하기보다, 근로기준법 제48조와 시행령 제27조의 임금대장 기재사항(근로일수·근로시간수)을 산출한 자료로 연결해 관리하세요. 임금 분쟁, 노동관서 조사, 소송이 진행 중이면 기간이 끝났다는 이유로 삭제하지 말고 종결 때까지 별도 보존합니다.
| 자료 | 보존 기준 | 기간을 계산하는 기준일 |
|---|---|---|
| 근로자 명부 | 근로기준법상 3년 | 해고·퇴직 또는 사망일 |
| 근로계약서 | 근로기준법상 3년 | 근로관계가 끝난 날 |
| 임금대장과 계산 근거 | 근로기준법상 3년 | 임금대장에 마지막으로 기재한 날 |
| 출퇴근 원본·수정 이력 | 임금대장과 대조할 수 있도록 최소 3년을 권장 | 관련 임금대장·분쟁 자료의 보존 종료일 중 늦은 날 |
직원별로 남겨야 할 출퇴근 항목
파일을 월별로만 저장하면 누가 어떤 기기로 기록했는지 찾기 어렵습니다. 직원 식별자는 사번처럼 최소한으로 정하고, 한 행에 하루의 계획·실제·정정 정보를 함께 남기세요.
| 구분 | 기록 예시 | 확인 포인트 |
|---|---|---|
| 직원·근무일 | 사번 014 / 2026-09-11 | 동명이인을 피하고 주민등록번호는 적지 않기 |
| 예정 근무 | 09:00~18:00, 휴게 13:00~14:00 | 확정 근무표 버전과 연결 |
| 실제 기록 | 08:57 출근, 18:12 퇴근 | 기기·앱·수기 등 입력 경로와 표준 시간대 표시 |
| 산정 결과 | 실근로 8시간 15분, 연장 15분 | 휴게를 뺀 시간과 급여대장의 시간이 일치하는지 확인 |
| 변경 정보 | 9/11 18:30, 관리자 승인, 사유: 단말기 오류 | 변경 전 값과 변경 후 값을 모두 보존 |
월말에 직원별 기록을 확인하는 4단계
- 원본을 먼저 잠급니다. 마감일에 출퇴근 시스템에서 원본 CSV나 PDF를 내보내 파일명에 사업장·월·추출시각을 넣고 읽기 전용으로 보관합니다.
- 근무표와 대조합니다. 직원별 예정 시간, 휴게, 휴일을 실제 기록과 비교하고 누락·중복·비정상적으로 긴 근무를 표시합니다.
- 급여 자료와 맞춥니다. 임금대장의 근로일수·근로시간수, 연장·야간·휴일근로 산정 내역과 출퇴근 원본을 연결합니다. 숫자가 다르면 급여를 먼저 확정하지 말고 사유를 기록합니다.
- 직원 확인을 받습니다. 직원에게 본인 기록과 수정 이력을 보여주고 확인일·의견·이의 제기 여부를 남깁니다. 확인하지 않았다는 이유로 기록을 임의 확정하지 않습니다.
수정 이력은 원본을 덮어쓰지 않고 남기기
출근 버튼을 누르지 못했거나 기기 시간이 틀린 경우에도 원래 값은 보존합니다. 관리자가 직접 값을 바꿀 수 있는 시스템이라면 수정 권한을 제한하고, 다음 항목을 자동 또는 수기로 기록하세요.
| 수정 이력 항목 | 작성 예시 |
|---|---|
| 대상과 변경 전·후 | 사번 014, 09:00 출근 → 08:57 출근 |
| 요청·수정 시각 | 9월 11일 18:20 요청, 18:30 반영 |
| 사유와 근거 | 단말기 오류, 직원 확인 메시지와 단말기 로그 첨부 |
| 수정자·승인자 | 입력자 점장 이○○, 승인자 대표 김○○ |
| 급여 반영 여부 | 9월 급여대장 연장 15분에 반영, 반영일 기록 |
스프레드시트에서 셀만 고치거나 출퇴근 앱의 수정 버튼만 누르면 이력이 사라질 수 있습니다. 수정 시각과 계정이 남는 시스템을 사용하고, 수기로 처리할 때는 원본 파일의 해시·파일명·보관 위치까지 함께 적어 동일한 자료인지 확인할 수 있게 하세요.
직원별 확인과 열람 요청 처리
매월 급여 확정 전에 직원에게 본인의 날짜별 출근·퇴근·휴게·연장 시간과 정정 내역을 제공하면 오류를 일찍 찾을 수 있습니다. 직원용 화면에는 다른 직원의 이름·시간·사유가 보이지 않도록 개인별로 분리하고, 관리자는 확인 완료 시각과 의견을 별도로 저장합니다.
출퇴근 정보가 개인정보에 해당하는 경우 직원은 개인정보 보호법 제35조에 따라 자신의 개인정보 열람을 요구할 수 있습니다. 열람 요청이 오면 요청 기간·항목·본인 확인 방법을 기록하고, 다른 직원 정보나 법률상 제한되는 부분은 가린 뒤 회사가 정한 절차로 답변하세요. 정정 요청이 들어왔을 때도 원본을 삭제하기보다 사실관계를 조사한 후 정정 결과와 처리일을 남깁니다.
생체정보와 위치정보는 더 적게, 더 안전하게
지문·얼굴·GPS를 출퇴근 수단으로 쓰면 일반 출퇴근 시각보다 위험도가 높아집니다. 개인정보 보호법 제16조의 최소 수집 원칙에 따라 목적에 필요한 항목과 보유기간을 처리방침·내부 안내에 적고, 가능하면 사번·시각처럼 대체 가능한 방식부터 검토합니다. 원본 생체 템플릿이나 이동경로를 관리자 PC에 내려받아 공유하지 말고, 위탁업체의 접근권한·암호화·삭제 절차를 계약서로 확인하세요.
법정 보존기간이 지나고 분쟁이나 다른 법령상 보존 사유가 없다면 개인정보 보호법 제21조에 따라 불필요한 개인정보를 지체 없이 파기합니다. 보존해야 하는 자료는 일반 운영 데이터와 분리하고, 백업본에도 같은 보존·접근 정책을 적용합니다.
자주 생기는 오류와 바로잡는 방법
| 오류 | 왜 문제인가 | 바로잡는 방법 |
|---|---|---|
| 확정 근무표만 보관 | 실제 근로와 변경 지시를 입증하기 어려움 | 근무표 버전·출퇴근 원본·변경 이력을 연결 |
| 누락 시각을 일괄 입력 | 누가 언제 어떤 근거로 보정했는지 남지 않음 | 직원 확인과 승인자를 포함한 보정 기록 작성 |
| 급여 확정 후 기록 수정 | 임금대장과 원천자료가 달라짐 | 급여 재계산·명세서 정정 여부와 사유를 함께 기록 |
| 공용 폴더에 전체 직원 자료 공개 | 불필요한 개인정보가 노출됨 | 직원·관리자·급여담당자별 권한과 열람 로그 설정 |
보관 전 체크리스트
- 직원별 예정시간, 실제 출퇴근, 휴게, 연장·야간·휴일 시간이 모두 연결돼 있는가?
- 근로계약서·임금대장과 대조할 수 있고 보존 시작일을 적어 두었는가?
- 수정 전 값, 수정 후 값, 사유, 수정자, 승인자, 직원 확인일이 남아 있는가?
- 원본 파일과 백업본을 읽기 전용으로 보관하고 삭제·다운로드 권한을 제한했는가?
- 열람·정정 요청을 처리할 담당자와 답변 경로가 정해져 있는가?
- 보존기간이 지난 개인정보의 파기 예정일과 분쟁 보류(legal hold) 여부를 점검했는가?
자주 묻는 질문
출퇴근 앱 기록은 무조건 3년 보관해야 하나요?
모든 앱 원본에 일률적으로 3년이라고 적힌 조항은 아닙니다. 다만 임금대장의 근로일수·근로시간을 뒷받침하는 자료이므로 근로기준법상 관련 서류의 3년 기준에 맞춰 보관하고, 분쟁·조사 중이면 종결 때까지 유지하는 것이 안전합니다.
직원이 기록을 고쳐 달라고 하면 원본을 삭제해도 되나요?
삭제하지 마세요. 직원이 제시한 근거와 확인 결과를 남긴 뒤 변경 전·후, 처리자, 처리일, 급여 반영 여부를 수정 이력으로 추가합니다.
직원에게 전체 근태표를 공개해도 되나요?
본인에게 필요한 기록만 제공하는 것이 원칙입니다. 다른 직원의 이름·근무시간·병가 사유 등이 보이지 않도록 개인별 화면이나 마스킹된 자료를 사용하세요.
전자파일만 있으면 종이로도 출력해야 하나요?
전자파일이라도 원본성, 열람 가능성, 백업과 접근기록이 유지되면 실무상 관리할 수 있습니다. 시스템 변경 때 파일이 열리는지와 수정 이력이 남는지를 시험하고, 필요하면 PDF와 원본 데이터 형식을 함께 보관하세요.
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