카페 재고 실사표 작성 방법

카페 재고 실사는 창고에 물건이 얼마나 남았는지 세는 일에서 끝나지 않습니다. 원두는 g, 우유는 ml, 컵은 개수처럼 구매 단위와 사용 단위를 맞춰야 발주량과 메뉴 원가가 함께 맞습니다.

입고·사용·폐기 기록은 있는데 실제 재고가 계속 다르다면 실사 시점, 단위, 개봉품 계산, 직원 음료와 폐기 반영 여부를 먼저 확인하세요. 같은 표를 매일 전부 작성하기보다 품목의 성격에 따라 확인 주기를 정하면 오래 관리할 수 있습니다.

재고 실사표의 기준 단위를 먼저 정하세요

박스와 낱개를 섞어 적으면 실제 수량을 비교할 수 없습니다. 입고표·레시피·폐기표에서 같은 단위를 사용하고, 포장 단위와 기본 단위의 환산값을 표에 고정해 두세요.

“우유 4개”, “원두 반 봉”처럼 기록하지 말고 용량이나 중량을 함께 적으세요. 개봉한 제품은 남은 양을 매번 같은 방법으로 측정해야 지난 실사와 비교할 수 있습니다.

장부재고와 실제 재고의 차이를 계산하는 식

실사표에는 현재 수량만 적지 말고 장부상 예상 수량도 함께 적으세요. 두 숫자의 차이를 구하면 어디에서 기록이 빠졌는지 찾기 쉬워집니다.

예를 들어 월초 우유가 10L, 입고가 40L, 기록된 사용량이 42L, 폐기가 3L라면 장부재고는 5L입니다. 실제로 냉장고를 세어 4L라면 재고차이는 -1L입니다. 이 1L가 직원 음료인지, 레시피보다 많이 사용된 것인지, 폐기표에서 빠진 것인지 날짜별로 좁혀 가면 됩니다.

실사표에는 어떤 열을 넣어야 할까요?

표에 너무 많은 칸을 넣으면 직원이 작성하지 않게 됩니다. 품목을 확인하고 원인을 추적하는 데 필요한 열부터 만들고, 가격이나 공급처는 관리자용 표에서 연결하세요.

재고차이가 생겼을 때 사유를 나중에 기억해서 쓰지 말고 실사 당일 바로 적으세요. “확인 필요”라고만 남기기보다 폐기표·POS·입고서·직원 사용 기록 중 어디를 다시 볼지 함께 표시하면 후속 조치가 빨라집니다.

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품목별로 실사 주기를 다르게 두세요

모든 재고를 같은 주기로 세어야 하는 것은 아닙니다. 금액이 크거나 소비기한이 짧고 사용량이 빠른 품목은 자주, 변화가 적은 부자재는 정해진 주기로 확인하면 업무량을 줄일 수 있습니다.

폐기가 자주 생기는 우유는 입고·개봉·폐기 기록을 따로 두는 편이 좋습니다. 소비기한과 폐기율을 계산하는 방법은 카페 우유 폐기율 계산 방법에서 이어서 확인할 수 있습니다.

실사 전후에 작업을 멈추는 기준을 정하세요

판매 중에 직원이 재고를 옮기거나 입고를 처리하면 실사 숫자가 계속 바뀝니다. 매장 상황에 맞춰 실사 시작 시각과 재고 이동 기록 방법을 정해야 합니다.

영업을 멈출 수 없다면 실사 중 추가로 들어오거나 사용한 품목을 별도 줄에 적으세요. 그 기록이 없으면 실사 숫자를 장부에 넣어도 다음 날 다시 차이가 납니다.

개봉품과 유통기한 있는 재료를 세는 방법

미개봉 제품은 개수로 세기 쉽지만, 개봉품은 잔량과 소비기한이 핵심입니다. 개봉일 라벨이 없으면 실제 재고가 남아 있어도 사용할 수 있는 재료인지 판단하기 어렵습니다.

소비기한이 지난 제품이나 상태가 의심되는 제품을 장부재고로 계속 남겨 두면 발주량이 줄어들고 메뉴 원가도 틀어집니다. 사용할 수 없는 재료는 바로 분리한 뒤 폐기 기록과 실사표에 같은 수량으로 반영하세요.

레시피 사용량과 POS 판매량을 비교하세요

재고차이가 발견됐을 때는 POS 판매량과 레시피를 연결해 이론상 사용량을 계산할 수 있습니다. 레시피 카드가 정확하지 않으면 이 비교도 의미가 없으므로 메뉴별 계량 기준을 먼저 고정하세요.

이론상 사용량보다 실제 감소량이 많다고 바로 직원의 과다 사용으로 단정하지 마세요. 개봉한 우유의 폐기, 원두 추출 테스트, 행사 제공, 메뉴 옵션 누락을 먼저 확인해야 합니다. 메뉴별 계량과 원가 기준은 카페 레시피 표준화 방법에서 확인할 수 있습니다.

재고차이를 금액으로 바꿔 우선순위를 정하세요

수량 차이가 작아 보여도 단가가 높은 원두나 생크림이면 손실 금액이 커질 수 있습니다. 차이 수량에 단위 원가를 곱해 어떤 품목부터 원인을 조사할지 정하세요.

차이금액이 크고 반복되는 품목부터 발주량과 레시피를 점검하세요. 단가가 변한 경우에는 이전 매입가와 현재 매입가를 구분해 원가표를 갱신해야 합니다.

발주량은 현재고만 보고 정하지 마세요

재고 실사표의 목적은 창고를 채우는 것이 아니라 품절과 과잉 재고를 모두 줄이는 것입니다. 평균 사용량·납품 주기·안전재고·현재 사용 가능량을 함께 봐야 합니다.

우유처럼 소비기한이 짧은 재료는 안전재고를 무작정 늘리기보다 배송 횟수와 발주 단위를 조정하세요. 컵과 뚜껑처럼 유통기한 부담이 적은 부자재는 공급 지연을 고려해 최소재고를 더 크게 설정할 수 있습니다.

카페 재고 실사표 점검 항목

자주 묻는 질문

카페 재고 실사는 매일 해야 하나요?

모든 품목을 매일 셀 필요는 없습니다. 우유·생크림·과일처럼 빠르게 변하거나 소비기한이 짧은 품목은 자주 확인하고, 컵·냅킨처럼 변화가 적은 부자재는 주간 또는 월간 주기로 정할 수 있습니다.

개봉한 원두와 우유는 어떻게 기록하나요?

미개봉 개수와 개봉 잔량을 분리해 기록하세요. 원두는 g, 우유는 ml 또는 L처럼 매장에서 반복 측정할 수 있는 단위를 정하고 개봉일도 함께 남기는 것이 좋습니다.

실사재고가 장부재고보다 적으면 무엇부터 확인하나요?

폐기·직원 음료·샘플·재제조·메뉴 옵션 누락을 먼저 확인하고, 입고·반품·단위 환산이 맞는지 점검하세요. 반복되는 차이는 레시피 사용량이나 계량도구 문제일 수 있습니다.

재고표에 원가까지 넣어야 하나요?

수량 관리표와 원가 관리표를 분리해도 됩니다. 다만 차이금액을 확인하려면 품목별 최신 단가를 연결해야 하므로, 단가 확인일과 적용 기준은 별도로 남겨 두세요.

재고 실사 후 발주량은 어떻게 정하나요?

현재고만 보고 주문하지 말고 최근 평균 사용량, 다음 입고까지 남은 영업일, 안전재고, 입고 예정량을 함께 계산하세요. 소비기한이 짧은 품목은 폐기율까지 반영해야 합니다.

재고 차이가 메뉴 원가에 미치는 영향을 확인하려면 카페 메뉴 가격 정하는 법도 참고할 수 있습니다.

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