카페 재고 실사표 작성할 내용

카페 재고 실사는 창고에 있는 물건을 한 번 세고 끝나는 일이 아닙니다. 원두·우유·시럽·베이스·디저트·포장재를 실제 사용 단위로 세어 장부와 비교하고, 부족·폐기·과잉 재고의 이유를 찾는 과정입니다. 조사 기준일과 단위를 고정하면 발주량과 메뉴 원가도 함께 관리할 수 있습니다.

실사표에 먼저 정할 기준

영업 중에 실사하면 조사하는 동안 판매·제조·폐기가 발생합니다. 영업 전 실사가 어렵다면 조사 시작 시각을 기록하고, 그 시각 이후의 입고·사용·폐기는 별도 줄로 남기세요.

원두·우유·시럽은 어떤 단위로 세나요?

원두 한 봉을 “1개”로 계속 적으면 얼마가 남았는지 알 수 없습니다. 레시피가 g 단위라면 구매 단위도 g 또는 kg으로 환산하고, 컵처럼 낱개로 사용하는 품목은 박스당 낱개 수를 적어 단위를 고정하세요.

카페 재고 실사표의 필수 항목

실사는 구역별로 어떻게 진행할까요?

1. 실사 시작 전에 당일 입고·예약 주문·폐기 예정품을 표시합니다.
2. 냉장고, 냉동고, 상온 창고, 포장재 보관대 순서로 구역을 정합니다.
3. 한 구역 안에서도 상품을 꺼낸 뒤 원래 위치에 다시 두고, 같은 품목을 중복해서 세지 않습니다.
4. 규격·입고일·기한이 다른 상품은 조사표의 줄을 나눕니다.
5. 정상 사용 가능, 우선 사용, 폐기 대기, 교환 대기 수량을 구분합니다.
6. 실사수량을 적은 뒤 장부수량과 비교하고, 차이가 있으면 원인을 확인합니다.

재고를 정리하면서 동시에 수량을 고치면 조사 결과가 왜 바뀌었는지 남지 않습니다. 먼저 실사표를 완성하고, 그다음 위치 이동이나 폐기 처리를 하세요.

장부수량과 실사수량은 어떤 식으로 맞추나요?

• 장부 잔량 = 전회 잔량 + 입고 − 메뉴 사용 − 폐기 − 반품
• 사용 가능량 = 실사수량 − 폐기 대기 − 교환 대기 − 예약 사용분
• 재고 차이 = 실사수량 − 장부 잔량

장부와 실물이 다르다고 바로 실사수량으로 덮어쓰지 마세요. 원인을 찾기 어려운 차이라도 조사일과 담당자를 남긴 뒤, 다음 실사에서 같은 품목을 우선 확인하는 방식이 좋습니다.

메뉴 판매량으로 재료 사용량을 확인하세요

POS 판매량과 레시피 사용량을 연결하면 재료가 어디에서 줄었는지 확인할 수 있습니다. 예를 들어 아메리카노 한 잔에 원두 18g을 사용하고 하루 판매량이 100잔이라면 이론상 원두 사용량은 1,800g입니다. 실제 사용량이 크게 다르면 레시피 변경, 샷 추가, 직원 사용, 추출 손실, 기록 누락을 확인해야 합니다.

이론 사용량이 실제 사용량과 정확히 같아야 한다는 뜻은 아닙니다. 다만 차이가 반복되면 레시피와 발주량을 그대로 두지 말고 원인을 기록해 관리 기준을 조정하세요.

기한 임박·폐기 예정 재고를 구분하세요

정상 재고와 폐기 대기 재고를 합쳐 발주량을 계산하면 필요한 것보다 많이 주문할 수 있습니다. 제품 라벨과 매장 기준에 따라 사용 가능 여부를 확인하고, 우선 사용할 상품은 앞쪽에 배치합니다.

실사 결과를 다음 발주에 반영하는 순서

1. 최근 2~4회의 실사표에서 품절·과잉·폐기가 반복된 품목을 찾습니다.
2. 재고 차이가 기록 누락인지 실제 손실인지 확인합니다.
3. 평균 일사용량, 주말 판매량, 다음 납품일까지의 기간을 함께 봅니다.
4. 안전재고와 목표재고를 조정하고 변경일을 기록합니다.
5. 다음 발주 후 실제 입고량과 폐기량을 다시 실사표에 반영합니다.

실사수량이 적게 나왔다고 무조건 발주량을 늘리지는 마세요. 폐기나 기록 누락이 원인이라면 발주량보다 마감 절차를 먼저 고쳐야 합니다.

카페 재고 실사에서 자주 생기는 오류

• 원두·시럽의 개봉품을 포장 하나로 세는 경우
• 박스와 낱개, kg과 g을 섞어 입력하는 경우
• 예약 디저트와 판매 가능한 디저트를 합치는 경우
• 폐기·직원 사용·테스트 제조를 재고에서 차감하지 않는 경우
• 입고일·기한이 다른 식자재를 한 줄로 합치는 경우
• 차이 원인을 확인하지 않고 장부수량을 실사수량으로 바꾸는 경우

실사표 마감 전 체크

• 조사 기준일과 시간을 적었는가
• 냉장·냉동·상온·포장재 구역을 모두 확인했는가
• 품목·규격·대표 단위를 통일했는가
• 개봉품 잔량을 매장 기준으로 환산했는가
• 정상·우선사용·폐기·예약 재고를 구분했는가
• 장부수량과 실사수량의 차이 사유를 적었는가
• 다음 발주량에 반영할 내용을 남겼는가

관련 가이드

재고 단위를 통일하려면 박스·개·kg 환산 기준을, 냉동품을 따로 관리하려면 냉동 재고 입출고 관리표를 함께 확인하세요.