납품 지연 이행촉구 내용증명 작성

거래처가 약속한 날짜에 물품이나 장비를 보내지 않아 매장 운영이 멈췄다면, 바로 “계약을 해지하겠다”는 문장부터 쓰기보다 계약상 납품일과 현재 지연 상태를 먼저 확인해야 합니다. 발주 수량이 일부만 도착했는지, 물건은 왔지만 검수가 끝나지 않은 것인지, 아예 출고되지 않은 것인지에 따라 이행촉구 내용이 달라집니다.

납품 지연 내용증명은 상대방을 압박하기 위한 선언문이 아니라, 어떤 계약의 어떤 의무가 언제까지 이행되지 않았고 내가 어떤 조치를 요청하는지 남기는 문서입니다. 이 글에서는 계약서와 발주자료를 대조하는 방법, 이행기한을 정하는 방법, 지연으로 생긴 손해를 기록하는 방법, 회신이 없을 때 다음 단계를 정리합니다.

납품 지연인지 하자·검수 문제인지 먼저 구분합니다

“물건이 안 왔다”는 표현만으로는 실제 쟁점을 알기 어렵습니다. 전량 미납, 일부 납품, 납품은 됐지만 검수 불합격, 사양이 다른 제품 배송은 각각 확인할 자료와 요청 문구가 다릅니다.

납품이 늦었다는 이유만으로 곧바로 손해배상액이나 계약해지를 확정해 쓰면 안 됩니다. 계약서에 지체상금, 해제·해지, 검수, 불가항력, 일정 변경 조항이 있는지 확인하고 사실과 요구를 나누어 작성합니다.

계약서와 주문자료에서 납품기한을 확정합니다

계약서에 “7월 말까지”, “발주 후 14일 이내”, “검수 완료 후 출고”처럼 표현이 다르게 적혀 있을 수 있습니다. 견적서, 발주서, 납품 일정표, 메일, 메시지 중 어떤 문서가 최종 합의인지 확인한 뒤 날짜를 계산합니다.

전화로만 날짜를 바꿨다면 통지서에 확정된 사실처럼 쓰기 전에 메시지나 이메일로 다시 확인합니다. 상대방이 변경에 동의하지 않았거나 답변이 없었다면 “○월 ○일 변경을 요청받았으나 최종 합의 여부가 확인되지 않는다”처럼 현재 기록의 한계를 표시하는 편이 안전합니다.

이행촉구 전에 확인할 현실적인 쟁점

상대방에게 납품을 요구하기 전에 내 쪽의 선금, 도면·사양 승인, 설치 공간 제공, 검수 담당자 지정처럼 선행 조건이 끝났는지도 점검합니다. 상대방의 지연만 강조했는데 발주자가 필요한 자료를 늦게 전달한 사실이 발견되면 문서의 신뢰도가 떨어질 수 있습니다.

• 계약금·선금·중도금 지급 여부
• 최종 사양과 디자인 승인일
• 납품 장소, 운영시간, 반입 제한
• 설치에 필요한 전기·배관·통신 공사 준비
• 검수 기준과 불량 판정 방법
• 분할 납품 또는 대체 제품을 협의한 기록

이 자료가 모두 정리되지 않았더라도 납품이 지연된 기간과 현재 필요한 조치는 별도로 기록할 수 있습니다. 다만 상대방에게 요구할 때는 “내가 제공해야 할 자료는 언제 전달했고, 상대방의 남은 의무는 무엇인지”를 나누어 써야 합니다.

지연으로 생긴 손해는 날짜와 자료로 남깁니다

매장 오픈 지연, 예약 취소, 대체 구매비, 추가 운송비처럼 손해가 발생했다면 감정적인 금액을 바로 청구하지 말고 지연과 손해의 연결을 보여주는 자료를 모읍니다. 손해배상 가능 여부와 금액은 계약 조항과 실제 인과관계에 따라 달라지므로, 내용증명에는 확정된 손해와 추후 산정할 항목을 구분합니다.

“하루 매출 전체를 손해로 본다”처럼 계산 근거가 없는 금액은 상대방이 쉽게 반박할 수 있습니다. 지연 기간, 실제 지출, 취소된 거래, 계약상 정해진 지체상금이 있으면 각각 따로 계산하고, 아직 확정되지 않은 손해는 “자료 확보 후 산정 예정”으로 구분해 둡니다.

내용증명에 넣을 문장과 이행기한

이행촉구 문서는 계약을 특정하고, 지연 사실을 적은 뒤, 상대방에게 원하는 행동을 명확히 제시하는 순서로 작성합니다. “빨리 보내라” 대신 품목·수량·기한·회신 방법을 넣어야 상대방이 무엇을 해야 하는지 알 수 있습니다.

문구 예시

귀사와 2026년 7월 15일 체결한 물품공급계약 및 발주번호 A-2026-0715에 관하여 이행을 요청합니다. 계약상 납품기한은 2026년 8월 20일이며, 현재까지 전체 100개 중 40개만 도착하고 60개가 미납 상태입니다. 2026년 8월 22일과 8월 26일에 잔여 수량의 일정을 문의했으나 확정된 답변을 받지 못했습니다. 잔여 60개의 출고일·도착예정일과 검수 일정을 2026년 9월 4일까지 서면으로 회신하고, 늦어도 2026년 9월 10일까지 납품해 주시기 바랍니다. 위 기한까지 이행 또는 구체적인 협의가 이루어지지 않으면 계약서와 관련 법령에 따른 후속 조치를 검토하겠습니다.

예시의 숫자와 날짜는 실제 거래에 맞게 바꿔야 합니다. 납품기한을 정할 때는 생산·운송·검수에 필요한 시간을 고려하고, 상대방과 새 일정을 합의하려는 것인지 최종 이행을 요구하는 것인지 문서에 드러나게 씁니다.

대체 납품이나 일부 납품을 받을 때 확인할 것

매장 운영이 급하면 다른 상품으로 먼저 대체하거나 일부 물량만 받을 수 있습니다. 이때 대체 제품을 받았다는 이유로 원래 계약의 잔여 의무와 손해에 관한 협의가 모두 끝났다고 보지 않도록, 어떤 물량을 임시로 받은 것인지 기록합니다.

구두로 “일단 받아 쓰고 나중에 정리하자”고 합의했다면 그날 바로 문자나 이메일로 수량·상태·남은 일정·비용 부담을 재확인합니다. 합의가 확정되지 않은 내용을 내용증명에 확정된 것으로 적지 말고, 합의 요청 또는 확인 요청으로 표현합니다.

발송 방법과 회신 기록 관리

수신인의 계약상 주소를 확인한 뒤 내용증명이나 등기우편을 이용할 수 있습니다. 내용증명은 문서의 내용과 발송 사실을 남기는 수단이지, 납품 지연이나 손해액이 자동으로 인정된다는 의미는 아닙니다. 계약서·발주서·납품자료는 내용증명과 별도로 보관해야 합니다.

1. 본문의 품목·수량·날짜와 별첨 내역의 합계를 맞춥니다.
2. 상대방 법인명·상호·주소와 담당자 연락처를 구분합니다.
3. 발송본, 첨부자료, 접수번호, 배달 결과를 한 폴더에 저장합니다.
4. 상대방의 회신과 운송장·출고자료를 원문 그대로 보관합니다.
5. 새 일정에 합의하면 합의된 범위와 미합의 사항을 다시 문서화합니다.

수신인이 문서를 받지 않았거나 주소가 반송된 경우에는 봉투와 배달조회 결과를 버리지 않습니다. 주소를 확인한 근거와 재발송 여부를 기록하고, 계약서에 정한 통지 방법이 있다면 그 방법도 함께 검토합니다.

기한이 지나도 납품하지 않을 때의 다음 순서

이행기한이 지나도 납품이 없으면 계약서의 해제·해지, 환급, 지체상금 조항과 실제 이행 가능성을 다시 확인합니다. 곧바로 계약을 끝내거나 다른 공급처에 발주할 경우 기존 계약과 비용의 관계를 먼저 검토해야 합니다.

회수할 돈이 이미 발생했다면 미수금 내용증명 작성 방법처럼 거래별 청구액과 입금액을 나누어 정리하는 것이 도움이 됩니다. 분쟁이 소송 단계로 이어질 가능성이 있으면 소송 준비서류 정리 방법을 참고해 원본 자료를 보존하세요.

납품 지연 통지 전 체크리스트

• 계약서·발주서 중 최종 납품 조건을 확인했습니다.
• 약정 납품일과 변경 합의일을 날짜별로 구분했습니다.
• 전량 미납인지 일부 납품인지, 하자·검수 문제인지 나눴습니다.
• 품목·규격·수량·납품 장소를 본문과 별첨에서 일치시켰습니다.
• 선금·중도금·사양 승인 등 내가 이행할 선행 조건도 확인했습니다.
• 지급·출고·운송장·협의 메시지를 원본으로 보관했습니다.
• 요청할 최종 납품일과 회신 방법을 실제 가능한 날짜로 정했습니다.
• 지연 손해는 확정된 금액과 추후 산정할 금액을 구분했습니다.
• 발송본·접수번호·배달 결과와 상대방 답변을 저장할 위치를 정했습니다.

납품 지연 문제는 “언제까지 보내라”는 한 문장보다 어떤 계약의 어떤 물량이 남았는지, 내가 무엇을 요청했는지, 상대방이 어떤 답을 했는지를 연결해 남기는 것이 중요합니다. 문서를 보내기 전 숫자와 날짜를 다시 맞추고, 계약을 종료하거나 손해배상을 청구하는 단계에서는 계약서와 증빙을 기준으로 별도 검토를 받으세요.