소상공인 재고조사 하는 방법

먼저 결론부터 말씀드리면, 재고조사는 POS에 표시된 장부 수량을 그대로 확인하는 일이 아니라 기준 시점의 실제 수량을 직접 세고 차이를 찾는 작업입니다. 입고, 판매, 반품, 폐기와 내부 사용 기록을 같은 기간으로 닫아야 숫자가 다시 흔들리지 않습니다.

먼저 기준과 범위를 정합니다

조사 시작 시간을 정하고 입출고를 멈춥니다

영업 중 계속 판매하거나 물건이 들어오면 세는 동안 기준이 바뀝니다. 마감 후나 영업 전 시간을 정하고 부득이한 이동은 별도 기록해 조사 수량에 반영합니다.

창고와 매장의 위치 순서대로 셉니다

상품명 순서보다 입구부터 선반, 냉장고, 창고처럼 실제 위치 순서로 이동합니다. 같은 상품이 여러 곳에 있으면 위치별 수량을 적은 뒤 마지막에 합칩니다.

낱개와 박스의 단위를 하나로 맞춥니다

1박스 24개와 낱개 7개를 “1박스 7개”로 적지 말고 기준 단위인 개수로 환산합니다. 중량·길이 상품은 판매 단위와 조사 단위가 같은지 확인합니다.

판매 불가 재고를 정상 재고와 분리합니다

파손, 유통기한 경과, 반품 예정과 진열 샘플을 정상 판매 수량에 넣지 않습니다. 상태별 수량과 처리 예정일을 기록해 장부 조정 근거를 남깁니다.

현장에서 실행하고 기록합니다

재고 차이는 거래 흐름을 거꾸로 확인합니다

실재고가 적으면 미등록 판매, 폐기 누락, 증정과 내부 사용을 봅니다. 실재고가 많으면 입고 누락, 반품 취소와 상품코드 중복을 확인합니다.

금액이 큰 차이부터 원인을 찾습니다

모든 한두 개 차이를 같은 시간으로 조사하지 말고 단가×수량 차이가 큰 상품, 도난·유통기한 위험이 큰 상품부터 확인합니다. 반복 차이는 보관 위치와 입력 절차를 바꿉니다.

조정 전 수량과 이유를 승인받습니다

POS 재고를 실제 수량으로 바로 덮어쓰면 원인이 사라집니다. 조사표, 차이 수량, 추정 원인과 조정자를 기록한 뒤 장부를 수정합니다.

현장에서 바로 쓰는 판단표

숫자와 상황으로 보는 적용 예시

장부 컵 1,000개와 실재고 940개의 차이 60개를 바로 “분실”로 처리하지 않습니다. 직원 음용, 재제조, 낱개 입고와 단위 환산을 차례로 확인합니다. 단가 80원이면 차이금액 4,800원으로 계산해 고가·반복 품목부터 조사합니다.

장부를 먼저 실제 수량으로 덮어쓰면 원인을 잃습니다. 조사표와 조정 전 수량을 보관하고 박스·낱개·중량의 기준 단위를 품목마다 하나로 고정하세요.

복사해서 쓰는 기록 양식

• 조사 기준시간 / 입출고 중지시간
• 품목코드 / 품목명 / 조사 단위
• 장부수량 / 위치별 실수량 / 차이
• 정상·파손·반품·폐기 상태
• 차이 원인 / 조정 승인자 / 조정시간

실행 전 최종 체크

• 조사 기준시간과 입출고 중지
• 위치별 실제 수량
• 박스·낱개 단위 환산
• 파손·폐기·반품 예정품
• 장부 조정 사유와 담당자