손해배상 청구 전 내용증명 발송

거래처의 납품 지연, 계약 불이행, 공사 하자 때문에 비용이 발생했다면 곧바로 큰 금액을 적어 청구하기보다 무엇이 약속되었고 어떤 일이 달라졌는지부터 정리해야 합니다. 손해배상 청구 전 내용증명은 법원이 손해액을 확정해 주는 문서가 아니라, 상대방에게 사실관계와 요구사항을 서면으로 알리고 협의의 출발점을 만드는 기록입니다.

특히 매출 감소나 영업 중단처럼 계산하기 어려운 손해를 실제 지출과 한꺼번에 더하면 금액을 두고 다툼이 커집니다. 계약상 위약금, 이미 발생한 비용, 아직 산정 중인 손해를 분리해 작성해야 상대방도 어떤 부분에 답해야 하는지 알 수 있습니다. 이 글은 청구 전 확인할 책임·손해·인과관계, 금액표 작성, 내용증명 문구와 발송 후 대응을 실무 순서로 설명합니다.

손해배상 청구 전에 네 가지를 확인합니다

손해가 발생했다는 사실만으로 상대방이 모든 비용을 부담하는 것은 아닙니다. 계약상 의무와 실제 위반, 손해의 내용, 두 사건 사이의 연결을 자료로 설명할 수 있어야 합니다.

계약서에 손해배상 예정액이나 지체상금이 정해져 있다면 실제 손해와 별도로 조항을 확인합니다. 반대로 조항이 없다고 해서 손해가 자동으로 인정되는 것도 아니며, 손해의 범위와 발생 경위를 별도로 정리해야 합니다.

어떤 청구인지 제목부터 구분합니다

내용증명 제목은 상대방에게 이번 문서의 목적을 알려주는 역할을 합니다. 보수를 먼저 요구할 것인지, 계약을 끝내고 환급받을 것인지, 이미 발생한 비용을 지급해 달라는 것인지에 따라 제목과 마지막 요구 문장이 달라집니다.

하자나 납품 지연이 아직 해결될 수 있는데 제목부터 “최종 손해배상 청구”라고 쓰면 협의의 여지를 좁힐 수 있습니다. 반대로 이미 발생한 비용을 단순한 요청으로만 쓰면 지급기한과 후속 절차가 불분명해질 수 있으므로, 현재 단계에 맞춰 목적을 정합니다.

사실관계는 날짜순으로 작성합니다

상대방이 사건을 다시 확인할 수 있도록 계약 체결, 발주·지급, 이행기한, 문제 발견, 시정 요청, 추가 지출 순서로 적습니다. “계속 미뤘다” 대신 약속일과 실제 이행일을 나누어 쓰면 지연 기간을 계산하기도 쉽습니다.

통화 내용을 적을 때는 “상대방이 책임을 인정했다”처럼 결론을 붙이기보다 통화일, 상대방이 제시한 일정, 내가 요청한 조치를 사실대로 메모합니다. 녹음·메시지 등 자료의 수집과 사용은 관련 법령과 상황을 고려해야 하므로, 필요한 자료만 적법한 방법으로 보관합니다.

손해액은 확정된 금액과 추정액을 나눕니다

내용증명에 적는 금액은 계산 과정을 상대방이 따라갈 수 있어야 합니다. 같은 손해를 대체 구매비와 매출 감소로 이중으로 더하지 않는지 확인하고, 아직 증빙이 없는 예상액은 확정 청구액과 분리합니다.

영업손실은 평소 매출 전체를 그대로 손해로 보는 방식이 항상 맞는 것은 아닙니다. 중단 기간, 원래 발생했을 비용, 계절·행사 요인, 실제 취소된 주문 등을 함께 확인해 산정 근거를 적습니다. 정확한 금액이 아직 나오지 않았다면 “현재 확인된 직접비용은 ○원, 추가 손해는 자료 정리 후 협의”처럼 분리할 수 있습니다.

손해배상 내용증명에 넣을 항목

문서에는 상대방이 계약과 손해의 연결을 확인할 수 있는 정보가 있어야 합니다. 다음 항목을 빠뜨리지 않고, 첨부자료 번호와 본문 내용을 맞춥니다.

실제로 사용할 수 있는 청구 문구

아래는 특정 사건에 그대로 쓰는 법률서식이 아니라, 사실과 요구를 나누어 적는 예시입니다. 날짜·금액·계약 조항·첨부번호를 실제 자료에 맞게 바꿔야 합니다.

귀사와 2026년 6월 1일 체결한 매장 냉장설비 설치계약에 관하여 손해 및 비용 정산을 요청합니다. 계약상 설치 완료일은 2026년 7월 15일이었으나, 7월 20일 설치 후 장비가 반복적으로 정지하여 7월 22일과 7월 25일 수리를 요청했습니다. 귀사의 재방문 전까지 영업 중단을 막기 위해 다른 업체에 임시 점검을 맡겼고, 현재 확인된 비용은 별첨 3 영수증 기준 480,000원입니다. 위 사실과 계약서 제○조를 검토하여 2026년 9월 7일까지 수리 일정과 위 비용의 부담 여부를 서면으로 회신해 주시기 바랍니다. 금액이나 원인에 이견이 있다면 거래번호와 근거자료를 함께 알려 주시기 바랍니다. 회신이나 정산이 이루어지지 않을 경우 계약서와 관련 법령에 따른 추가 절차를 검토하겠습니다.

이미 수리비가 확정된 경우에도 그 비용이 왜 발생했는지, 상대방에게 먼저 시정 기회를 줬는지, 긴급성이 있었는지를 함께 적습니다. 손해가 아직 늘어나는 중이라면 현재 시점의 비용과 추후 산정할 항목을 분리해 쓰고, 새 비용이 생길 때마다 자료를 추가합니다.

지급·수리·회신 기한을 현실적으로 정합니다

내용증명에 “즉시”나 “3일 이내”만 적으면 실제 이행 가능성과 계약 조항을 두고 또 다툴 수 있습니다. 계약에 정해진 이행기한, 하자의 긴급성, 견적·조달에 필요한 시간, 상대방이 회신해야 할 자료를 고려해 날짜를 적습니다.

상대방이 회신기한 안에 일부 자료만 보내면, 받은 내용과 남은 쟁점을 구분해 답변합니다. 기한을 정했다고 계약이 자동 해지되거나 손해배상액이 자동 확정되는 것은 아니므로, 계약서와 실제 사실에 맞는 후속 조치를 검토합니다.

첨부자료는 손해의 원인을 보여주게 구성합니다

영수증만 모으는 것보다 계약 위반과 지출 사이의 연결을 보여주는 자료가 중요합니다. 별첨 목록을 만들어 본문에서 번호를 부르고, 상대방과 무관한 개인정보와 다른 거래처 정보는 필요한 범위만 남깁니다.

• 계약서·견적서·발주서와 변경합의서
• 납품·검수·작업완료·수리 기록
• 하자·지연 상태의 사진·영상과 날짜 메모
• 기존 시정 요청과 상대방 답변
• 대체 구매·임시수리·운송·환불·폐기 영수증
• 예약 취소·주문 환불·영업 중단을 보여주는 자료
• 손해 계산표와 산정 근거

첨부자료의 합계가 본문 청구액과 맞는지 확인하고, 발송한 파일과 내 보관본이 같은지 저장합니다. 사진·영상은 원본을 별도 보관하고, 편집본을 제출할 때는 편집 전 자료와 촬영 상황 메모도 함께 남깁니다.

발송 뒤 상대방 반응별 대응

상대방이 수리를 제안했는데 손해배상 청구를 포기한다는 조건이 붙었다면, 무엇을 합의하는지 문서로 확인한 뒤 서명합니다. 반대로 수리를 거부하고 금액도 부인한다면 현장 상태를 보존하고, 다른 업체에 맡길 때는 원인 진단과 작업내역을 남겨 기존 하자와 새 작업을 구분합니다.

납품 지연이라면 납품 지연 내용증명 작성 방법의 기한·대체 구매 기록을, 하자라면 하자보수 내용증명 작성 방법의 현장 증거 정리 방법을 함께 참고할 수 있습니다.

청구 전에 피해야 할 표현과 행동

• 확인되지 않은 고의·사기·횡령을 사실처럼 적지 않습니다.
• 법적 근거가 없는 이자율·위약금·소송비용을 확정액처럼 쓰지 않습니다.
• 같은 대체 구매비를 손해와 영업손실에 중복 계산하지 않습니다.
• 상대방의 고객·직원·거래처 개인정보를 공개적으로 공유하지 않습니다.
• 상품·장비를 임의로 가져오거나 출입을 막아 손해를 키우지 않습니다.
• 내용증명 하나로 계약 해지나 손해액이 자동 확정된다고 생각하지 않습니다.

금액이 크거나 계약 해제·해지, 영업손실, 장기간 하자처럼 쟁점이 복잡하면 발송 전에 계약서와 계산표를 함께 법률전문가에게 검토받는 것이 안전합니다. 소송을 검토할 단계라면 소송 준비자료 정리 방법처럼 계약부터 통지·회신·지출까지 날짜순으로 묶어 두세요.

손해배상 청구 전 최종 체크리스트

손해배상 청구 전 내용증명은 금액을 크게 적는 문서가 아니라, 계약 위반과 실제 손해가 어떻게 이어졌는지 상대방이 확인하도록 만드는 문서입니다. 발송 전 날짜·금액·첨부자료를 다시 맞추고, 확정된 사실과 아직 협의할 부분을 구분해 적으면 다음 대응을 준비하기가 훨씬 수월합니다.