실재고와 장부재고 차이 찾기 계산 방법과 발주 전 점검은 실제 수량을 다시 세는 데서 끝나지 않습니다. 장부수량과 실사수량의 차이를 금액으로 환산하고, 판매·사용·폐기·입고 누락 중 원인을 확인한 뒤 사용 가능한 재고로 발주량을 계산해야 과잉 발주와 품절을 함께 줄일 수 있습니다.
아래 숫자는 내부 운영관리용 예시입니다. 재고 평가나 세무 장부 기준은 사업장 회계정책과 증빙에 따라 확인하고, 조사표에는 조사 시점·단위·단가 기준을 고정해 두세요.
실재고·장부재고를 비교하기 전 기준
| 기준 | 정할 내용 | 확인하지 않으면 |
|---|---|---|
| 조사 시점 | 마감 후 또는 발주 직전 특정 시간 | 조사 중 입고·판매가 섞여 차이가 생깁니다. |
| 수량 단위 | kg·L·개·박스 환산표 | 포장 단위와 낱개 수량을 잘못 더합니다. |
| 장부수량 | 기초+입고−사용−폐기−반품 | POS·발주·폐기 자료의 기간이 달라집니다. |
| 사용 가능 재고 | 실사수량−기한 경과·보류 수량 | 판매할 수 없는 재고를 발주량에 포함합니다. |
| 단가 | 최근 구매가·가중평균 등 내부 기준 | 차이금액이 조사 때마다 달라집니다. |
재고 차이 계산식
- 장부수량 = 기초재고 + 입고 − 판매·사용 − 폐기·반품
- 수량 차이 = 실사수량 − 장부수량
- 차이금액 = 수량 차이 × 적용 단가
- 사용 가능 재고 = 실사수량 − 기한 경과·품질 보류 수량
- 재주문점 = 하루 평균 사용량 × 납품 소요일 + 안전재고
차이가 마이너스면 실제 수량이 장부보다 부족하다는 뜻입니다. 먼저 조사 중 이동, 입고·폐기 누락, 레시피 과다 사용, 단위 환산 오류를 확인하고 원인이 확인되지 않은 차이를 임의로 폐기로 처리하지 마세요.
실재고와 장부재고 차이 예시
밀가루 장부수량이 50kg인데 발주 직전 실사 결과 44kg이었다고 가정하겠습니다. 적용 단가가 2,000원/kg이면 수량 차이는 −6kg, 차이금액은 −12,000원입니다.
| 품목 | 장부수량 | 실사수량 | 차이 | 단가 | 차이금액 | 우선 확인 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 밀가루 | 50kg | 44kg | −6kg | 2,000원/kg | −12,000원 | 반죽 사용량·폐기 |
| 우유 | 40L | 38.5L | −1.5L | 3,000원/L | −4,500원 | 개봉·폐기 기록 |
| 컵 | 500개 | 480개 | −20개 | 220원/개 | −4,400원 | 포장·파손 수량 |
| 합계 | – | – | – | – | −20,900원 | 원인별 대조 |
밀가루 차이는 반죽 제조량과 레시피 표준량을 비교하고, 우유 차이는 유통기한·직원 사용·시식을 확인합니다. 포장재는 POS 포장 주문 수와 파손 기록을 대조하세요. 재고조사표를 만드는 기본 열은 매장 재고조사표 작성 방법에서 확인할 수 있습니다.
발주 전 사용 가능 재고 계산
밀가루 실사 44kg 중 기한 경과 5kg이 보류라면 사용할 수 있는 양은 39kg입니다. 하루 평균 사용량이 8kg, 납품 소요일이 2일, 안전재고가 8kg이면 재주문점은 8×2+8 = 24kg입니다. 현재 사용 가능 재고 39kg은 재주문점보다 많으므로 당장 발주할 필요가 없습니다.
| 발주 계산 항목 | 값 | 계산·판단 |
|---|---|---|
| 실사수량 | 44kg | 창고 실사 |
| 보류·기한 경과 | 5kg | 판매·사용 계획에서 제외 |
| 사용 가능 재고 | 39kg | 44−5 |
| 재주문점 | 24kg | 하루 8kg×2일+안전재고 8kg |
| 발주 여부 | 보류 | 39kg>24kg, 기한·수요 재확인 |
7일간 사용할 목표 재고를 하루 8kg×7일+안전재고 8kg=64kg으로 정했다면, 사용 가능 재고 39kg을 기준으로 발주량은 64−39 = 25kg입니다. 공급처 최소주문량과 유통기한을 확인해 25kg 전량이 적절한지 결정하세요.
차이 원인별 확인 순서
| 가능 원인 | 대조할 자료 | 확인 후 조치 |
|---|---|---|
| 판매·사용 누락 | POS 판매량·레시피 표준량·작업기록 | 누락일을 찾아 장부 보정 |
| 폐기·품질 보류 | 폐기 전표·사진·기한·온도 기록 | 원인 코드와 손실액 기록 |
| 입고·반품 누락 | 거래명세서·검수표·반품 확인 | 입고일·수량을 장부에 반영 |
| 단위·계량 오류 | 박스·낱개·kg·g 환산표 | 표준 단위로 재실사 |
| 조사 중 이동 | 조사 시각·창고 이동표 | 이동 전후 수량 연결 |
원인이 확인된 차이만 장부를 수정하고 수정일·담당자·근거를 남기세요. 원인 없이 장부수량을 실사수량에 맞추면 다음 발주 때 같은 차이가 반복됩니다.
기한 임박·보류 재고의 발주 반영
실사수량이 많아도 기한 임박 재료를 전량 사용한다고 가정하면 안 됩니다. 표시기한·개봉일·보관상태를 확인해 사용할 수 있는 양만 발주 계산에 넣으세요. 임박 재고의 소진 가능량을 계산하는 방법은 유통기한 임박 재고 관리 방법에서 확인할 수 있습니다.
| 재고 상태 | 발주 계산에 포함 | 관리 방식 |
|---|---|---|
| 정상·사용 가능 | 예 | FEFO로 먼저 사용 |
| 임박·품질 확인 중 | 보수적으로 제외 | 표시기한·보관상태 확인 후 결정 |
| 기한 경과·라벨 불명 | 아니오 | 판매 재고와 분리·폐기 기준 적용 |
재고 차이와 폐기 손실을 함께 기록하기
재고 차이가 부족으로 끝나지 않고 폐기나 과다 사용으로 확인되면 원가 예산에도 반영해야 합니다. 식재료별 폐기율과 원인별 손실액은 식재료 폐기율 계산 방법을 참고하세요.
| 월 | 장부 대비 부족액 | 폐기 확인액 | 미확인 차이 | 다음 조치 |
|---|---|---|---|---|
| 7월 | 45,000원 | 30,000원 | 15,000원 | 마감·레시피 대조 |
| 8월 | 32,000원 | 24,000원 | 8,000원 | 현금·시식 코드 추가 |
| 9월 | 20,900원 | 20,900원 | 0원 | 발주량 유지 |
자주 묻는 질문
실사수량이 장부보다 적으면 바로 발주해야 하나요?
먼저 사용 가능 재고와 재주문점을 계산하세요. 기한 경과·보류 재고를 제외한 사용 가능량이 재주문점보다 많으면 원인 조사 후 발주를 보류할 수 있습니다.
재고 차이를 전부 폐기로 기록해도 되나요?
안 됩니다. 판매·사용·입고·반품·단위 오류·직원 사용·시식을 확인한 뒤 확인된 원인만 폐기로 처리하고, 나머지는 미확인 차이로 담당자를 정하세요.
발주량 계산에 임박 재고를 넣어도 되나요?
표시기한과 보관상태를 확인해 기한 안에 사용할 수 있는 양만 보수적으로 포함합니다. 표시기한이 지났거나 라벨을 확인할 수 없는 재료는 사용 재고로 넣지 마세요.
단가가 매달 바뀌면 차이금액은 어떻게 계산하나요?
최근 구매가·가중평균 등 한 기준을 정하고 적용일을 표시합니다. 재고 평가·세무 장부에 적용할 방법은 회계정책과 전문가에게 확인하세요.
오늘 발주 전 체크리스트
- 발주 전 특정 시점에 입고·이동·판매를 멈추거나 시간을 기록했습니다.
- 장부수량·실사수량·차이수량·차이금액을 계산했습니다.
- 입고·사용·폐기·단위 환산 오류를 원인별로 확인했습니다.
- 기한 경과·보류 재고를 사용 가능 재고에서 제외했습니다.
- 하루 사용량·납품 소요일·안전재고로 재주문점을 계산했습니다.
- 발주량·담당자·확인일과 미확인 차이의 후속 조치를 기록했습니다.
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