식자재 발주서 작성 방법, 재고·납품일·주문량 기록

재료가 부족해 급하게 사거나, 반대로 냉장고에 남은 식자재를 폐기하는 일이 반복된다면 발주서에 주문 수량만 적고 있기 때문일 수 있습니다. 식자재 발주서는 거래처에 보낼 목록이면서, 왜 그 수량을 주문했는지 확인하는 계산표이기도 합니다.

발주서와 단순한 장보기 메모는 무엇이 다를까요?

장보기 메모에는 ‘우유 2개’만 적어도 되지만, 발주서에는 어떤 우유를 몇 개, 언제까지 받아야 하는지가 보여야 합니다. 특히 박스·낱개·kg·g처럼 구매 단위와 사용 단위가 다른 품목은 두 단위를 함께 적어야 입고 후 수량을 맞출 수 있습니다.

주문량은 어떤 숫자로 정해야 할까요?

현재고만 보고 주문하지 말고 다음 납품 전까지 쓸 양과 안전재고를 함께 계산하세요. 이미 주문했지만 아직 도착하지 않은 물량은 현재고가 아니므로 별도 칸에 적습니다.

주문량 = 다음 납품 전 예상 사용량 + 안전재고 – 사용 가능한 현재고 – 미입고 주문량

계산 결과가 0보다 작으면 추가 주문이 필요 없는지 먼저 확인하고, 거래처의 최소주문량 때문에 더 주문해야 한다면 계산상 필요량과 실제 주문량을 각각 기록하세요.

예를 들어 다음 배송까지 우유 12개가 필요하고 안전재고 4개를 남기려는데, 사용 가능한 현재고가 8개라면 8개를 더 주문하면 됩니다. 그런데 거래처가 1박스 12개 단위로만 판매한다면 실제 발주량은 12개가 되고, 남을 것으로 예상되는 4개는 다음 발주 때 반영해야 합니다.

납품일과 주문 마감 시각을 함께 적으세요

거래처에 주문을 넣는 요일보다 실제 도착일이 중요합니다. 거래처별 주문 마감 시각과 배송 휴무일을 발주서 상단에 적어 두면 주말이나 공휴일 직전에 재료가 끊기는 일을 줄일 수 있습니다.

배송일이 정해져 있어도 실제 도착 시간이 늦어질 수 있습니다. 영업 시작 전에 필요한 품목은 납품 예정일만 적지 말고 수령 가능한 시간까지 확인하세요.

품목별로 발주 기준을 다르게 잡아야 할까요?

모든 식자재를 같은 주기로 주문하면 신선식품은 남고, 건식 재료는 부족해질 수 있습니다. 보관기간과 사용 속도를 기준으로 발주 주기를 나누세요.

• 신선·냉장 재료: 다음 배송 전 사용량과 유통기한을 우선 확인합니다.
• 냉동 재료: 냉동고 공간과 해동 계획을 함께 봅니다.
• 건식 재료: 최소주문량과 보관 가능 공간을 확인합니다.
• 컵·용기·봉투: 주말 판매량과 파손·서비스 사용분을 더합니다.

판매량이 갑자기 늘어난 행사 기간의 주문은 평소 발주량과 구분하세요. 행사 추가분을 계속 기본 수량으로 사용하면 행사가 끝난 뒤 과잉 재고가 남습니다.

발주서를 보낸 뒤 무엇을 확인할까요?

1. 거래처가 주문을 접수했는지 회신이나 주문번호를 확인합니다.
2. 품목·규격·수량·납품일이 발주서와 같은지 다시 봅니다.
3. 대체품이 있다면 사전 승인 없이 보내도 되는지 확인합니다.
4. 납품 당일 실제 수령 수량과 상태를 발주서에 기록합니다.
5. 부족·파손·오납은 정상 입고와 분리해 거래처 처리 결과를 남깁니다.

발주 수량을 납품서에 그대로 옮기지 말고 실제로 받은 수량을 재고에 반영하세요. 24개를 주문했지만 22개만 도착했다면 22개만 입고하고 부족한 2개의 추가 납품 또는 차감 여부를 별도 기록해야 합니다.

발주서에 단가와 대체품 기준도 넣어야 할까요?

단가가 자주 바뀌는 품목은 발주일의 예상 단가와 실제 납품 단가를 나눠 적습니다. ‘비슷한 제품이면 대체 가능’처럼 범위를 넓게 쓰면 용량·맛·호환 규격이 다른 물건이 들어올 수 있으므로, 대체 허용 여부와 승인 담당자를 구체적으로 적으세요.

실제로 사용할 발주표는 이렇게 구성하세요

수령 확인란에는 정상 수량만 쓰지 말고 부족·파손·반품 수량을 함께 적으세요. 발주서와 납품서가 같은 날짜와 거래처로 연결되면 월말에 재고 차이나 청구 금액을 다시 찾는 시간이 줄어듭니다.

발주량이 계속 틀리면 어디를 바꿔야 할까요?

품절이 반복되면 납품일까지의 사용량이나 안전재고가 부족한지 보고, 폐기가 반복되면 보관기간과 최소주문량을 확인하세요. 계산값을 바꾸기 전에 실제 판매량, 폐기량, 미입고 수량을 기록해야 어느 항목이 문제인지 알 수 있습니다.

재고 단위가 박스와 낱개로 섞여 있다면 재고 단위 통일 방법을 참고하세요. 발주 요일과 배송 간격을 정할 때는 식자재 발주 요일 정하는 방법을 함께 확인해 보세요. 납품받은 물건의 수량·상태를 기록하려면 납품 검수 체크리스트 작성 방법을 연결하면 됩니다.