유통기한 임박 재고 처리 방법, 판매·폐기 기준과 기록표

유통기한이나 소비기한이 얼마 남지 않은 식품은 “할인해서 팔면 될까, 바로 버려야 할까”를 직원마다 다르게 판단하기 쉽습니다. 임박 재고 처리는 남은 날짜만 보는 일이 아니라 표시된 기한, 보관 상태, 개봉 여부, 판매·사용 계획을 확인한 뒤 같은 기준으로 기록하는 작업입니다. 상품에 표시된 소비기한 또는 유통기한을 임의로 늘리거나 지우지 않는 것이 출발점입니다.

먼저 유통기한과 소비기한을 구분하세요

포장에 표시된 날짜의 명칭부터 확인해야 합니다. 현재 판매되는 식품은 소비기한 표시가 중심이지만, 제품과 유통 과정에 따라 포장에 유통기한이 표시된 재고가 남아 있을 수 있습니다. 직원에게 “며칠 남았으면 폐기”라고만 전달하지 말고, 포장에 적힌 날짜와 보관방법을 기준으로 판단하게 하세요.

소비기한은 표시된 보관방법을 지켰을 때 소비자가 먹어도 안전하다고 보는 기한입니다. 날짜가 지났는데 냄새나 외관이 괜찮다는 이유로 판매·제공하는 것은 피해야 합니다. 반대로 날짜가 남아 있어도 포장이 부풀었거나 냉장 상태가 깨졌다면 날짜만으로 판매 가능하다고 판단할 수 없습니다.

유통기한·소비기한은 사업자가 임의로 다시 계산하는 값이 아닙니다. 제조사가 표시한 날짜, 보관 조건, 개봉 후 안내를 확인하고, 기준을 확인할 수 없는 상품은 판매·조리에 사용하기 전에 공급처나 관할 기관에 문의하세요.

임박 재고를 판단하는 순서는 무엇인가요?

남은 날짜만으로 “정상”, “폐기”를 나누지 마세요. 같은 날짜라도 냉장 상품과 상온 상품, 미개봉 상품과 개봉 상품의 관리 조건이 다릅니다. 사업장에서는 품목별로 확인 기준을 정하고, 기준 밖의 상품은 책임자가 다시 보도록 절차를 정해 두는 편이 안전합니다.

기록표에는 어떤 항목을 넣어야 하나요?

기록표의 목적은 폐기량을 예쁘게 집계하는 것이 아니라, 재고가 언제 들어와 어떤 상태로 보관됐고 왜 판매 또는 폐기됐는지 나중에 확인하는 데 있습니다. 박스 단위로 받은 식품을 낱개로 사용하는 매장이라면 입고 단위와 사용 단위를 둘 다 적으세요.

냉장고와 창고에서는 먼저 들어온 상품부터 꺼내세요

새 상품을 앞에 놓고 오래된 상품을 뒤에 밀어두면 기한 임박 재고가 계속 남습니다. 입고할 때 표시기한을 확인하고, 먼저 사용할 상품을 앞쪽에 놓는 방식으로 보관 위치를 정하세요. 같은 품목이라도 표시기한이 다르면 한 칸에 섞어두지 말고 날짜가 잘 보이게 배치하세요.

• 입고 직후 포장 날짜와 수량을 확인합니다.
• 기한이 빠른 상품을 앞쪽 또는 별도 구역에 배치합니다.
• 새 상품을 넣기 전에 기존 재고를 앞으로 이동합니다.
• 개봉한 상품에는 개봉일과 내부 관리에 필요한 정보를 표시합니다.
• 냉장·냉동 온도 기록과 재고 기록을 연결할 수 있게 합니다.

개봉 후 사용기간은 모든 식품에 공통으로 정할 수 없습니다. 제조사 안내, 제품 표시, 식품의 특성과 보관 조건을 확인한 뒤 사업장 내부 기준을 정하세요. 안내가 없는 상태에서 “개봉하면 7일”처럼 임의의 기간을 붙이는 것은 피해야 합니다.

카페에서는 어떤 재고를 따로 관리할까요?

카페는 우유·생크림·과일·베이커리 재료처럼 기한과 보관 조건이 서로 다른 품목을 함께 사용합니다. 원두나 시럽처럼 비교적 오래 보관하는 상품과, 냉장 유제품처럼 개봉 후 관리가 필요한 상품을 같은 표 한 줄로만 관리하면 중요한 정보가 빠질 수 있습니다.

메뉴별 사용량을 알고 있으면 임박 재고를 무리하게 소진하려고 메뉴를 바꾸기보다, 기한 안에 정상적으로 사용할 수 있는 판매량만 계획할 수 있습니다. 판매량을 초과해 재료를 사용하도록 직원에게 지시하거나, 오래된 재료를 새 재료와 섞어 날짜를 숨기는 방식은 사용하지 마세요.

임박 재고는 판매·우선사용·반품·폐기로 나누세요

임박이라는 이유만으로 모두 할인 판매하거나 모두 버리는 것은 좋은 관리가 아닙니다. 표시기한이 남아 있고 보관 상태와 포장이 정상이며, 실제 판매·조리에 사용할 수 있는 양이라면 우선 사용 대상으로 분류할 수 있습니다. 반대로 날짜가 지났거나 보관 상태를 확인할 수 없거나 포장에 이상이 있으면 판매·제공 대상에서 분리하고 책임자 확인을 거쳐 폐기 또는 공급처 협의를 진행하세요.

할인 판매를 하더라도 표시기한을 가리거나 새 날짜 스티커를 붙여 판매해서는 안 됩니다. 할인 사유를 설명해야 하는 상품이라면 고객이 오해하지 않도록 실제 상품 상태와 판매 조건을 정확하게 표시하세요.

폐기 기록은 왜 남겨야 하나요?

폐기 기록이 없으면 재고가 줄어든 이유가 판매인지, 직원 사용인지, 폐기인지 구분되지 않습니다. 월말에 재고가 부족할 때 다시 확인할 수 있도록 품목·수량·금액·사유를 같은 단위로 적으세요. 금액을 계산할 때는 매입단가 기준인지 판매가 기준인지 사업장 내 기준을 고정해야 월별 비교가 가능합니다.

기록표에 고객 개인정보나 직원의 민감한 정보를 불필요하게 적지 말고, 필요하다면 주문번호나 내부 직원번호처럼 제한된 식별값을 사용하세요. 사진을 남길 때도 개인정보가 찍히지 않았는지 확인하고, 보관기간과 접근자를 정해 두는 편이 좋습니다.

폐기 기록 예시: 2026년 9월 2일, 냉장 생크림 1L 2개 중 1개, 표시기한 임박·사용계획 없음, 폐기 확인자 홍길동. 입고번호와 보관 위치를 함께 적습니다.

직원이 매일 확인할 수 있는 체크리스트

1. 냉장·냉동고의 기한 임박 품목을 앞쪽으로 꺼냈는지 확인합니다.
2. 포장에 표시된 날짜와 기록표의 날짜가 같은지 확인합니다.
3. 개봉일이 필요한 품목에 개봉일과 보관 위치가 표시되어 있는지 봅니다.
4. 포장 파손·누액·부풀음·이상 냄새 등 상태 이상을 확인합니다.
5. 오늘 사용할 양과 남은 양을 같은 단위로 적습니다.
6. 폐기·반품·격리한 수량과 사유를 처리 당일 기록합니다.
7. 다음 발주 때 남은 재고와 표시기한을 반영합니다.

직원마다 판단이 달라지는 항목은 “판매 가능”이라고 짧게 쓰지 말고, 책임자에게 보고해야 하는 조건을 별도로 정하세요. 예를 들어 기한은 남았지만 냉장고 온도 기록이 끊겼거나 포장이 손상된 경우에는 바로 판매하지 않고 격리하도록 정할 수 있습니다.

기록표를 만들 때 자주 하는 실수

날짜만 쓰고 단위를 안 적는 경우: 3이라고만 적으면 3개인지 3팩인지 알 수 없습니다. 수량 옆에 단위를 고정해 적으세요.

유통기한과 소비기한을 섞어 쓰는 경우: 표의 열 이름을 “표시기한”으로 두고 실제 포장에 적힌 명칭을 함께 기록하면 혼동을 줄일 수 있습니다.

개봉 후 기준을 임의로 만드는 경우: 제품 표시나 제조사 안내가 있는지 먼저 확인하고, 내부 기준은 근거와 보관 조건을 함께 정하세요.

폐기 수량을 다음 날 한꺼번에 적는 경우: 언제 어떤 상태였는지 알 수 없게 되므로 폐기한 날 바로 기록합니다.

새 재고와 오래된 재고를 섞는 경우: 입고일·표시기한별로 구분하고 먼저 사용할 재고를 눈에 띄게 배치합니다.

공식 기준은 어디에서 확인할까요?

식품의 표시기한과 보관방법은 상품 포장과 품목별 기준이 우선입니다. 소비기한 표시제와 식품 보관 관련 안내는 식품안전나라에서 확인할 수 있습니다. 사업장에 보관 중인 품목의 표시와 실제 보관 조건이 다르면 온라인 글보다 제품 표시와 공식 안내를 먼저 확인하세요.

식품안전나라 소비기한 표시제 안내 확인하기

식품안전나라 식품 보관·관리 안내 확인하기

자주 묻는 질문

소비기한이 며칠 남지 않으면 무조건 폐기해야 하나요?
모든 식품에 공통으로 적용되는 임박 기준이 있는 것은 아닙니다. 표시기한, 보관 상태, 개봉 여부, 실제 사용 가능량을 확인하고 사업장 기준에 따라 우선 사용·반품·폐기를 구분하세요.

기한이 남아 있으면 냉동해서 더 오래 써도 되나요?
냉동했다고 표시기한이나 개봉 후 관리기간이 자동으로 연장되는 것은 아닙니다. 제품 표시와 제조사 안내, 식품의 특성을 확인하지 않은 채 날짜를 새로 정하지 마세요.

냄새가 괜찮으면 날짜가 지난 재료를 사용할 수 있나요?
외관이나 냄새만으로 안전 여부를 판단할 수 없습니다. 표시기한이 지난 식품은 판매·제공에 사용하지 않는 기준으로 관리하세요.

직원이 폐기한 식품도 사진을 남겨야 하나요?
모든 폐기물의 사진이 법적으로 필요한 것은 아닙니다. 다만 고가 재고, 납품 문제, 반복되는 폐기 원인처럼 나중에 확인할 필요가 있는 경우에는 개인정보가 찍히지 않게 내부 증빙으로 남길 수 있습니다.

마감 전 한 줄 점검: 표시기한·보관 상태·포장 상태·현재 수량·처리 사유·확인자를 기록표에서 확인한 뒤, 임박 재고를 정상 사용·격리·반품·폐기로 구분하세요.