단골고객 문자 수신동의 철회·삭제 기록

단골고객이 문자 수신동의를 철회했다고 해서 전화번호를 모든 기록에서 바로 지우면, 이후 다시 발송되는 일을 막을 수 없고 철회 요청을 처리했다는 사실도 설명하기 어려워집니다. 반대로 고객 정보를 필요 이상으로 오래 보관하는 것도 문제입니다. 홍보 발송을 막는 차단 기록과 더 이상 필요하지 않은 원본 정보를 나눠 관리하세요.

철회와 삭제를 먼저 구분하세요

철회된 고객을 다시 발송하지 않기 위한 차단 목록과, 고객의 개인정보를 계속 보관하는 원본 목록은 목적이 다릅니다. 차단에 필요한 정보만 접근을 제한해 남기고, 더 이상 보관 목적이 없는 자료는 정한 기준에 따라 파기하세요.

철회 요청을 받으면 처리할 순서

1. 요청받은 번호와 요청 날짜·시각을 확인합니다.
2. 문자 발송 시스템의 예약·자동화 목록에서 해당 번호를 차단합니다.
3. POS·CRM·온라인폼·대행사 목록에 같은 번호가 있는지 대조합니다.
4. 차단 처리 담당자와 완료 시각을 기록합니다.
5. 고객에게 광고 발송을 중단했다는 결과와 문의 경로를 안내합니다.
6. 처리 후 예정된 캠페인에서 다시 포함되지 않는지 확인합니다.

단체 메시지방에 번호를 공유해 “이 고객은 발송 금지”라고 관리하지 말고, 권한이 제한된 원본 목록을 사용하세요. 수신 거부가 들어온 채널과 다른 채널의 광고 동의 여부는 별도로 확인해야 합니다.

철회 기록에 남길 항목

• 철회 요청이 들어온 날짜·시각과 경로
• 전화번호 대신 사용할 내부 식별번호 또는 마스킹 값
• 처리한 담당자와 발송 시스템
• 차단·삭제·마스킹 중 어떤 조치를 했는지
• 예약 발송·외부 대행사에 차단이 전달된 시각
• 고객에게 결과를 안내한 날짜

철회 요청 문구와 처리 결과를 함께 보관하면 담당자가 바뀌어도 같은 번호가 다시 발송 목록에 들어가는 원인을 찾기 쉽습니다. 고객 전화번호 전체가 보이는 파일은 접근 권한을 제한하고, 검수용 표에는 필요한 부분만 표시하세요.

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삭제 전에 연결된 시스템을 확인하세요

고객 정보를 지워도 발송대행사·POS·이벤트 폼·스프레드시트·예약 프로그램에 복사본이 남아 있으면 다음 캠페인에서 다시 발송될 수 있습니다. 원본과 복사본의 위치를 목록으로 만들어 삭제·차단 상태를 같이 확인하세요.

다시 동의받을 때도 과거 철회를 무시하지 마세요

고객이 수신을 거부한 뒤 새 이벤트에 참여했다는 이유만으로 광고 수신에 다시 동의했다고 추정하지 마세요. 새로운 폼에서 광고 수신 여부를 명확히 선택하게 하고, 새 동의의 시각·문구·경로를 별도로 기록해야 합니다. 주문·예약 연락처를 입력한 것과 마케팅 문자 수신에 동의한 것은 목적이 다를 수 있습니다.

월말에 차단 목록을 점검하는 표

• 이번 달 철회 요청이 모두 차단 목록에 반영됐나요?
• 예약·자동 발송에 차단 번호가 남아 있지 않나요?
• 대행사와 최신 차단 목록을 대조했나요?
• 중복 고객 파일에 전화번호가 다시 들어가지 않았나요?
• 철회 처리에 필요하지 않은 원본·복사본을 정리했나요?
• 처리 날짜·담당자·결과를 기록했나요?

공식 기준 확인하기

광고성 정보와 수신거부 처리 기준은 방송통신위원회 안내 자료와 최신 법령을 기준으로 확인하세요. 전화번호의 보관·파기·위탁 관리는 개인정보보호위원회의 최신 안내를 참고하고, 외부 발송대행사를 사용한다면 철회 목록 전달·삭제·반환 절차를 계약서에 남기세요.