재고 장부 단위를 통일하는 방법

재고 장부에서 “우유 2박스”, “원두 3개”, “소스 반 통”처럼 단위가 섞이면 발주량과 실제 수량을 비교할 수 없습니다. 품목마다 대표 단위를 하나 정하고, 포장 단위와 사용 단위를 함께 환산해야 직원이 바뀌어도 같은 숫자로 기록할 수 있습니다.

먼저 장부의 대표 단위를 정하세요

대표 단위는 레시피나 판매 방식에 맞춰 정하세요. 원두를 레시피에서 g으로 사용한다면 구매 기록도 g으로 환산하고, 컵처럼 한 개씩 사용하는 물품은 개 단위로 기록하는 방식입니다.

박스와 낱개를 어떻게 바꾸나요?

장부 상단이나 품목 마스터에 포장 환산 기준을 고정해 두세요. 직원이 매번 계산하게 두면 실수가 생기므로 “1박스=1,000개”처럼 기준을 한 번 정하고, 거래처 포장이 바뀌면 변경일을 기록합니다.

박스당 수량이 거래처나 상품 규격에 따라 달라질 수 있는 품목은 상품명만으로 환산하지 마세요. 납품서와 포장 라벨을 확인해 이번 입고분의 실제 수량을 기록합니다.

kg·g·L·mL 환산에서 주의할 점

• 1kg=1,000g, 1L=1,000mL처럼 단위를 한 방향으로 통일합니다.
• 레시피가 g이면 kg을 g으로 바꿀 때 소수점을 잘못 입력하지 않도록 합니다.
• 액체라도 제품마다 밀도가 달라질 수 있으므로 부피와 중량을 임의로 바꾸지 않습니다.
• 손질 전 중량과 손질 후 사용 가능량이 다른 식자재는 별도 칸으로 기록합니다.
• 포장 중량과 실제 내용량이 다른 상품은 라벨과 거래명세서를 확인합니다.

개봉품과 부분 사용은 어떻게 적을까요?

개봉품을 무조건 한 개로 세면 실제 사용 가능한 수량이 부풀려집니다. 품목별로 측정 방법을 정하고, 측정하기 어려운 상품은 “개봉일·사용 시작·남은 예상량”을 고정된 형식으로 적으세요.

부분 사용량을 매번 저울로 잴 수 없다면 재고조사일에만 측정하는 방식도 가능합니다. 중요한 것은 직원마다 “반 통”을 다르게 해석하지 않도록 기준을 문서로 남기는 것입니다.

장부 단위를 바꾸는 순서

1. 현재 발주서·납품서·레시피·POS에서 품목별로 사용되는 단위를 모읍니다.
2. 품목마다 대표 단위를 정하고, 포장 단위와 환산 수량을 품목 마스터에 입력합니다.
3. 현재 재고를 새 단위로 한 번 실사해 기존 장부와 조정합니다.
4. 변경일과 변경 전·후 수량을 기록하고, 직원에게 입력 규칙을 공유합니다.
5. 이후 입고·사용·폐기·반품·실사는 새 대표 단위만 사용합니다.
6. 거래처 포장이나 레시피가 바뀌면 환산 기준도 함께 수정합니다.

기존 장부의 숫자를 갑자기 새 단위로 덮어쓰지 마세요. “8월 31일 기준 기존 2박스=2,000개로 환산”처럼 조정 사유와 기준일을 남겨야 이전 발주와 비교할 수 있습니다.

단위가 통일됐는지 장부와 POS를 맞춰보세요

판매량은 POS에서 개수로 나오는데 재료 장부는 박스로 적혀 있으면 두 기록을 바로 비교할 수 없습니다. 메뉴별 사용량 기준을 정해 POS 판매량을 재료 사용량으로 환산하고, 실제 사용·폐기·직원 사용을 별도로 기록하세요.

단위 변경 후 생긴 차이는 이렇게 확인합니다

• 포장당 수량이 실제 납품분과 품목 마스터에서 같은지 확인합니다.
• 개봉품 잔량을 포장 수량으로 잘못 입력하지 않았는지 봅니다.
• kg과 g, L과 mL를 입력하는 칸이 섞이지 않았는지 확인합니다.
• 폐기·반품·직원 사용이 새 단위로 차감됐는지 대조합니다.
• 거래처의 포장 규격 변경일이 장부에 반영됐는지 확인합니다.

재고 단위 통일 전 최종 체크

• 품목별 대표 단위를 하나로 정했는가
• 박스·묶음·팩의 낱개 환산 기준을 적었는가
• kg·g·L·mL 입력 기준을 통일했는가
• 개봉품과 부분 사용량을 기록할 방법이 있는가
• 기존 장부를 새 단위로 조정한 기준일을 남겼는가
• 입고·사용·폐기·반품·실사에 같은 단위를 적용했는가
• 단위가 바뀐 품목을 직원과 거래처에 공유했는가

관련 가이드

실제 재고를 조사표로 확인하려면 식자재 재고조사표 작성 방법을, 냉동품의 입고·해동·폐기 기록은 냉동 재고 입출고 관리표를 이어서 확인하세요.