식자재 재고조사표 작성할 내용

식자재 재고조사표는 창고에 물건이 얼마나 있는지만 세는 표가 아닙니다. 실제로 쓸 수 있는 수량과 장부에 적힌 수량을 비교하고, 차이가 난 이유까지 남기는 기록입니다. 입고·사용·폐기·반품을 같은 단위로 적어야 다음 발주량과 식자재 원가를 제대로 조정할 수 있습니다.

재고조사표에 먼저 정할 기준

조사 시점이 매번 달라지면 영업 중 사용량이 섞여 수량이 맞지 않을 수 있습니다. 같은 요일·같은 시간에 조사하거나, 조사 직전 입출고를 별도 표시하세요.

품목별로 무엇을 세어야 하나요?

개봉한 상품을 포장 단위 그대로 적지 마세요. 원두 1봉을 절반 사용했다면 “1봉”과 함께 남은 중량을 기록하거나, 매장의 재고 기준을 g 단위로 정해 환산해야 합니다.

재고조사표에 넣을 필수 칸

장부수량과 실제수량은 어떻게 비교하나요?

• 장부 잔량 = 전회 잔량 + 정상 입고 − 사용량 − 폐기량 − 반품량
• 재고 차이 = 실사수량 − 장부 잔량
• 사용 가능수량 = 실사수량 − 폐기 대기 − 반품 대기 − 예약 사용분

차이가 적더라도 매번 숫자만 맞추면 같은 문제가 반복됩니다. “폐기 입력 누락”, “개봉품 중량 미기록”, “납품 부족”, “직원 사용”처럼 원인을 고정된 항목으로 남겨야 발주 기준을 바꿀 수 있습니다.

실사할 때는 보관구역을 순서대로 확인하세요

1. 조사 시작 전에 당일 입고·폐기·예약 사용분을 표시합니다.
2. 냉장고·냉동고·창고·판매대처럼 보관구역에 번호를 붙입니다.
3. 한 구역을 끝낸 뒤 다음 구역으로 이동하고, 같은 품목을 여러 번 세지 않도록 표시합니다.
4. 상품명·규격·입고일이 다른 재고는 표에서 줄을 나눕니다.
5. 정상·기한 임박·폐기 대기·반품 대기 수량을 분리합니다.
6. 실사수량을 입력한 뒤 장부수량과 차이를 확인하고 담당자가 검토합니다.

재고를 세면서 동시에 정리하거나 상품을 이동하면 누락이 생기기 쉽습니다. 먼저 조사표를 작성한 뒤 보관 위치를 바꾸고, 위치가 바뀌었다면 다음 실사 전에 표의 보관구역도 수정하세요.

기한 임박·폐기 예정 식자재는 어떻게 표시하나요?

기한이 임박한 상품을 정상 재고와 합치면 발주량을 과하게 잡을 수 있습니다. 제품 라벨과 매장 기준에 따라 사용 가능 여부를 확인하고, 사용 계획이 없는 상품은 폐기 대기 또는 처리 확인으로 분리하세요.

직원별로 조사할 때 기준을 통일하세요

“한 통”, “조금 남음”처럼 사람마다 다르게 적으면 다음 조사와 비교할 수 없습니다. 표 상단에 단위와 환산 기준을 적고, 개봉품은 저울이나 눈금으로 확인할지 정하세요.

• 박스 1개가 낱개 몇 개인지 적기
• kg·g, L·mL처럼 단위를 한 가지로 환산하기
• 개봉품의 남은 양을 추정하지 않고 정한 기준으로 측정하기
• 정상 재고와 폐기·반품 대기 재고를 다른 칸에 입력하기
• 조사자와 검토자가 각각 서명 또는 확인 표시 남기기

재고조사 결과를 다음 발주에 반영하는 방법

1. 최근 2~4회의 실사표에서 품절이 반복된 품목을 찾습니다.
2. 장부보다 실제 수량이 적은 품목은 입고·사용·폐기 기록을 다시 대조합니다.
3. 폐기가 반복되는 품목은 발주량과 납품 주기를 줄일 수 있는지 검토합니다.
4. 주말·행사·예약 주문으로 사용량이 달라진 날은 평일 평균과 구분합니다.
5. 바꾼 발주 기준과 적용일을 다음 조사표에 메모합니다.

실사 결과를 발주량에 바로 반영하기보다 차이의 원인이 확인됐는지 먼저 보세요. 기록 누락 때문에 실제보다 적게 보인 것이라면 발주량을 늘리는 대신 기록 절차를 고쳐야 합니다.

식자재 재고조사에서 자주 하는 실수

• 조사하는 동안 입고·사용한 수량을 따로 표시하지 않는 경우
• 박스와 낱개를 섞어 입력하는 경우
• 개봉품을 한 개로 세고 남은 중량을 기록하지 않는 경우
• 폐기·반품 대기 상품을 정상 재고에 포함하는 경우
• 실사 차이를 이유 확인 없이 장부수량으로 맞추는 경우
• 상품 규격이나 거래처가 바뀌었는데 같은 품목으로 합치는 경우

재고조사표 마감 전 체크

• 조사 기준일과 시간을 고정했는가
• 보관구역을 빠짐없이 확인했는가
• 품목·규격·수량 단위를 통일했는가
• 정상·우선사용·폐기·반품 대기 수량을 분리했는가
• 장부수량과 실사수량의 차이 사유를 적었는가
• 조사자와 검토자가 확인했는가
• 다음 발주량에 반영할 내용을 메모했는가

관련 가이드

입고 단계에서 수량과 상태를 확인하려면 납품 검수 체크리스트를, 발주량을 조정하려면 식자재 발주량 계산 방법을 함께 확인하세요.