재고관리 엑셀에 넣을 필수 항목

재고관리 엑셀은 품목명과 현재 수량만 적는 표로 시작하면 금방 다시 틀어집니다. 품목 기준표, 입출고 기록, 재고 실사, 발주 관리를 나누고, 모든 시트에서 품목코드와 단위를 같게 사용해야 수량 차이와 폐기 원인을 찾을 수 있습니다.

첫 번째 시트에는 품목 기준을 고정하세요

품목명을 “우유”로만 적으면 규격이 바뀌었을 때 이전 단가와 재고가 섞입니다. 상품의 규격이나 거래처가 달라지면 새 품목코드를 만들고, 기존 품목의 사용 종료일을 남기세요.

입출고 기록 시트에는 한 줄에 한 거래만 적습니다

입고와 폐기를 한 셀에 “+10/-2”로 함께 적지 마세요. 거래유형별로 행을 나눠야 기간별 사용량과 폐기량을 합계낼 수 있습니다. 상품 이동도 냉장고 A에서 B로 옮긴 사실을 남겨야 실사 때 중복으로 세지 않습니다.

현재 재고는 어떤 계산식으로 구하나요?

• 장부 잔량 = 기초재고 + 입고 − 사용 − 폐기 − 반품
• 재고금액 = 장부 잔량 × 적용 단가
• 발주 필요수량 = 목표재고 − 사용 가능한 현재재고 − 이미 주문한 수량
• 재고 차이 = 실사수량 − 장부 잔량

엑셀에서는 거래유형을 입고·사용·폐기·반품으로 나눠 합계하거나, 입고는 양수·사용과 폐기는 음수로 입력하는 방식 중 하나를 선택해 계속 유지하세요. 입력 방식이 섞이면 합계가 맞지 않습니다.

재고 실사 시트에는 장부와 실물을 함께 표시하세요

발주와 납품을 연결하는 칸

재고 시트에서 “주문함”만 표시하면 주문한 수량과 실제 받은 수량이 섞입니다. 발주·납품 시트를 따로 두고 발주번호를 연결하세요.

주문 2박스가 모두 입고되지 않았다면 주문수량을 2박스로 남기고 실제 입고수량과 누락수량을 따로 입력하세요. 주문수량을 실제 수량으로 덮으면 거래처 확인과 다음 발주량을 계산할 수 없습니다.

엑셀 입력 오류를 줄이는 방법

1. 거래유형, 보관구역, 단위를 선택 목록으로 만들어 표기를 통일합니다.
2. 품목코드는 품목 기준표에서 선택하도록 하고 직접 입력을 줄입니다.
3. 수량·단가 칸에는 문자와 쉼표가 섞이지 않도록 숫자 형식을 고정합니다.
4. 실사수량이 장부수량과 다르면 차이 칸이 눈에 띄도록 조건부 서식을 적용합니다.
5. 기존 행을 지우지 말고 오류가 있으면 수정일·수정자·사유를 별도 칸에 남깁니다.
6. 월말에 파일을 복사해 마감본을 저장하되, 운영 중인 원본과 구분합니다.

자동 합계가 있어도 입력값 자체가 틀리면 결과도 틀립니다. 처음에는 입력 담당자와 검토자를 나누고, 매일 마감 전에 입고·폐기·반품이 빠지지 않았는지만 확인하세요.

월말 재고 마감 순서

1. 마감 기준일과 실사 시간을 정하고, 진행 중인 입고·반품을 표시합니다.
2. 보관구역별로 실사수량을 입력하고 개봉품·폐기 대기·교환 대기를 구분합니다.
3. 입출고 시트의 기간 합계와 재고 실사 시트의 장부수량을 비교합니다.
4. 차이가 있는 품목은 발주서·납품서·폐기기록·사용기록을 확인합니다.
5. 사유가 확인된 차이만 조정하고, 조정자와 날짜를 남깁니다.
6. 다음 달 안전재고와 발주량을 바꿀 품목을 메모합니다.

월말 파일에 단순히 현재 숫자만 저장하지 말고, 실사표와 차이 사유도 함께 보관하세요. 그래야 다음 달에 재고가 줄어든 이유를 비교할 수 있습니다.

재고관리 엑셀에서 자주 생기는 문제

• 품목명은 같은데 규격과 포장 단위가 다른 상품을 합치는 경우
• 입고수량과 주문수량을 구분하지 않는 경우
• 판매 사용량과 폐기량을 모두 “출고”로 입력하는 경우
• 개봉품 잔량을 포장 단위 하나로 계속 표시하는 경우
• 재고 차이를 원인 확인 없이 실사수량으로 수정하는 경우
• 거래일이 아닌 입력일만 적어 월별 사용량이 어긋나는 경우

엑셀 양식 작성 전 최종 체크

• 품목코드·규격·대표 단위를 정했는가
• 입고·사용·폐기·반품·이동을 거래유형으로 나눴는가
• 장부수량·실사수량·사용 가능수량을 구분했는가
• 발주번호로 주문과 실제 입고를 연결했는가
• 단가의 기준과 적용일을 기록했는가
• 차이 사유·담당자·조정일을 남길 칸이 있는가
• 월말 마감본과 운영 원본을 구분할 수 있는가

관련 가이드

실제 재고를 조사표로 확인하려면 식자재 재고조사표 작성 방법을, 발주서와 납품을 연결하려면 매장 발주서 작성 방법을 함께 확인하세요.