매장 발주서 작성할 내용

매장 발주서는 “우유 2박스”처럼 수량만 적는 메모가 아닙니다. 무엇을, 어떤 단위로, 몇 개 주문하고, 언제 받을지를 거래처와 매장이 같은 기준으로 확인하는 문서입니다. 규격·단가·납품일·담당자를 함께 적어야 오배송이나 부족분이 생겼을 때 원인을 찾을 수 있습니다.

발주서 상단에 먼저 적을 정보

품목 줄에는 무엇을 적어야 하나요?

상품명만 쓰면 같은 이름의 다른 규격이 올 수 있습니다. 매장에서 실제로 구분할 수 있는 정보와 거래처가 확인할 수 있는 정보를 함께 적으세요.

“원두 3개”처럼 단위를 생략하지 마세요. 1kg 봉지 3개인지 5kg 박스 3개인지 다르기 때문입니다. 거래처의 주문 단위와 매장의 재고 단위가 다르면 발주서에 두 단위를 함께 적습니다.

발주량은 어떤 기준으로 정할까요?

감으로 수량을 정하기보다 다음 납품 전 예상 사용량과 현재 재고를 나눠 확인하세요.

• 예상 사용량 = 평일·주말별 평균 사용량 × 다음 납품까지의 일수
• 주문량 = 목표재고 − 현재 사용 가능한 재고 − 이미 주문한 수량
• 사용 가능한 재고 = 정상 재고 − 폐기 예정품 − 예약 배정품

예를 들어 우유의 다음 납품이 3일 뒤이고 최근 같은 요일 평균 사용량이 하루 10팩, 안전재고가 10팩이라면 목표재고는 40팩입니다. 현재 쓸 수 있는 우유가 18팩이고 이미 10팩을 주문했다면 추가 발주량은 12팩을 기준으로 검토합니다. 거래처의 박스 단위와 주말 예상량을 반영해 최종 수량을 정하세요.

식자재와 소모품은 발주 기준이 다릅니다

발주서를 거래처에 보내기 전 확인하세요

1. 품목명과 규격이 매장에서 사용하는 상품과 같은지 확인합니다.
2. 주문수량과 단위를 확인하고 박스·낱개 환산이 필요한 품목은 함께 적습니다.
3. 단가가 지난 발주서와 달라졌다면 사전 합의나 가격 변경 안내를 확인합니다.
4. 납품일과 주문 마감시간, 배송비·최소주문량을 확인합니다.
5. 대체상품을 받아도 되는 품목인지, 대체 전 연락이 필요한지 표시합니다.
6. 발주번호와 총액을 기록하고 거래처가 주문을 접수했는지 답변을 받습니다.

메신저로 발주하더라도 최종 확정본을 파일이나 표로 남기세요. 말로 추가한 품목이 발주서에 반영되지 않으면 누락 여부를 확인하기 어렵습니다.

발주 변경·취소가 생기면 어떻게 기록할까요?

발주서를 수정할 때 기존 수량을 지우고 새 숫자만 남기면 변경 시점과 책임이 사라집니다. 최초 발주본은 보관하고 변경본에 변경일·변경자·거래처 확인 여부를 표시하세요.

납품 후 발주서와 실제 입고를 맞춰보세요

1. 납품서와 발주서를 나란히 놓고 품목·규격·수량을 비교합니다.
2. 실제 받은 수량과 파손·누락·대체상품을 별도 칸에 적습니다.
3. 단가와 총액을 납품서 또는 세금계산서와 비교합니다.
4. 정상 입고분만 재고표에 반영하고, 교환·추가 납품 예정분은 따로 표시합니다.
5. 문제가 있으면 사진과 거래처 답변을 발주번호에 연결해 보관합니다.

발주서의 주문수량을 실제 입고수량으로 덮어쓰지 마세요. 주문 10개 중 1개가 누락됐다면 주문수량 10개, 입고수량 9개, 누락 1개로 남겨야 정산과 다음 발주량을 정확히 조정할 수 있습니다.

발주서 보관 방법

파일명은 “2026-08-21_거래처명_발주번호”처럼 통일하면 같은 달 자료를 다시 찾기 쉽습니다. 직원이 작성한 발주서는 확인자가 최종 수량을 검토한 뒤 전송하도록 내부 절차를 정하세요.

발주서 작성 전 최종 체크

• 발주일과 납품 예정일·시간을 적었는가
• 품목의 규격·용량·주문 단위를 적었는가
• 주문수량·단가·부가세 포함 여부를 확인했는가
• 최소주문량·배송비·대체상품 기준을 확인했는가
• 현재 재고·예상 사용량·안전재고로 주문량을 계산했는가
• 거래처의 접수 답변과 발주번호를 남겼는가
• 납품 후 실제 입고수량과 차이 처리까지 연결할 수 있는가

관련 가이드

발주일을 납품일과 재고 소진일에서 계산하려면 식자재 발주 요일 정하는 방법을, 받은 물건의 수량과 상태를 확인하려면 납품 검수 체크리스트를 이어서 확인하세요.