계약서 원본과 사본 내용이 다를 때

계약서 원본과 사본 내용이 다를 때는 어느 파일이 “진짜”인지 먼저 정해야 합니다. 원본과 사본이 다르다고 해서 계약 전체가 바로 무효가 되거나 사본이 항상 무시되는 것은 아닙니다. 하지만 금액·기간·해지·담보처럼 중요한 문장이 다르면, 누가 어떤 문서에 서명했고 사본이 원본에서 그대로 복사됐는지를 입증하는 문제가 생깁니다.

사업자라면 분쟁이 시작된 뒤 파일을 고치기보다, 원본 보관본·스캔본·전달 기록·실제 이행 자료를 날짜순으로 묶어 두는 것이 가장 중요합니다. 종이 원본, 스캔 PDF, 이메일 첨부, 전자서명 완료본을 각각 별도 버전으로 보관하고, 서로 다른 부분은 비교표로 정리하세요. 아래 내용은 계약서 증빙을 정리하는 실무 가이드이며, 위조·변조 의심이나 금액이 큰 소송은 원본을 가지고 변호사 등 전문가에게 검토받아야 합니다.

법원은 처분문서의 진정한 성립이 인정되면 문언을 기본으로 보되, 문언이 불명확할 때는 체결 경위·목적·당사자의 외부 표시와 실제 이행 등 여러 사정을 종합해 계약 내용을 해석합니다. 따라서 원본·사본의 차이만 주장하기보다, 어느 버전이 당사자의 합의와 이행에 연결되는지를 자료로 설명해야 합니다.

원본과 사본이 다르면 무엇을 기준으로 하나?

일반적으로 원본은 최초 서명·날인이 이루어진 문서이고, 사본은 그 원본을 복사한 문서입니다. 그러나 “원본”이라는 파일명만으로 진정한 원본임이 증명되는 것은 아닙니다. 원본의 작성·서명 과정, 사본 생성 경위, 상대방에게 전달된 버전, 이후 실제로 어떤 조건을 이행했는지를 함께 확인합니다.

종이 원본인지 확인하는 순서

종이 계약서는 서명·날인, 페이지 번호, 간인, 정정 표시, 종이의 연결 상태를 살핍니다. 마지막 서명면만 있고 중간 장에 간인이 없다면 계약이 무효라고 단정하기보다, 상대방이 가진 문서와 전달 당시 스캔본을 대조하세요. 정정액으로 문장을 덮었거나 페이지가 바뀐 흔적이 있으면 원본을 훼손하지 말고 사진을 찍어 보존합니다.

1. 계약서 전체를 앞·뒤·연결부까지 한 번에 촬영합니다.
2. 페이지 번호·총 장수·간인·정정날인 위치를 표시합니다.
3. 서명·도장의 모양과 작성 명의자를 사업자등록증·신분자료와 대조합니다.
4. 상대방 보관본, 중개인 보관본, 최초 스캔본을 요청합니다.
5. 차이가 있는 문장만 별도 비교표에 옮기고 원본에는 표시하지 않습니다.

원본을 우편으로 보내야 한다면 등기나 전달 확인이 남는 방법을 사용하고, 보내기 전 전체 스캔본을 보관하세요. 원본을 잃어버렸다면 분실 경위와 보관 장소를 기록하고, 사본의 생성·전달 과정과 실제 이행 자료를 함께 모으는 것이 필요합니다.

스캔본·복사본의 증빙력

사본은 원본과 같은 내용이라는 점과 그 원본이 실제로 존재하고 진정하게 작성됐다는 점을 설명할 수 있어야 합니다. 대법원 판례도 사본을 원본처럼 제출할 때에는 사본과 같은 원본의 존재·진정한 성립을 증거로 인정해야 한다고 봅니다. 따라서 “스캔했으니 원본과 같다”는 말만 남기지 말고, 누가 언제 어떤 장비로 스캔했고 누구에게 전달했는지 기록하세요.

전자파일이 서로 다를 때

PDF의 파일명이나 저장 폴더만으로 원본 여부를 판단하지 마세요. 서명 완료본과 작업본을 구분하고, 전자서명 서비스에서 내려받은 원본 파일을 읽기 전용으로 보관합니다. 서명 후 PDF를 편집하거나 페이지를 병합하면 기존 서명이 새 내용까지 보증하는지 다툼이 생길 수 있으므로, 변경이 필요하면 새 버전을 만들어 다시 서명하는 것이 안전합니다.

• 서명 완료 PDF는 별도 보관하고 편집하지 않습니다.
• 파일명에 계약번호·버전·확정일을 넣습니다.
• 전자서명 참여자·서명 시각·첨부 목록·감사로그를 저장합니다.
• 메일·메신저 원문과 첨부파일을 함께 내보냅니다.
• 파일을 압축·병합하기 전 원본을 복사합니다.

전자문서의 사본이나 출력물은 복사·출력 과정에서 내용이 바뀌지 않았다는 점을 설명해야 할 수 있습니다. 생성 직후의 해시값 비교, 전달·보관에 관여한 사람의 진술, 서비스 감사로그 등 여러 자료를 조합해 파일의 동일성을 보여 주세요. 해시값 하나만으로 당사자의 합의 내용까지 증명되는 것은 아닙니다.

서명·날인이 다른 경우

원본에는 양쪽 도장이 있는데 사본에는 한쪽 도장만 보이거나, 서명면이 흐린 경우에는 페이지 누락·스캔 오류·별도 서명본 여부를 확인합니다. 도장의 진위만으로 계약 조건 전체를 확정할 수 없으므로, 서명자가 누구인지와 그 문서가 상대방에게 전달됐는지를 함께 기록하세요. 위임자가 서명했다면 위임장과 대리권 범위도 확인합니다.

원본과 사본의 문구가 다를 때 비교표

차이를 발견하면 문장을 그대로 복사해 표로 정리합니다. “원본이 더 정확하다”는 결론을 먼저 쓰지 말고, 각 버전의 작성일·서명·전달 경위와 실제 이행을 연결하세요.

비교표는 상대방에게 사실관계 확인을 요청할 때도 유용합니다. 표 아래에 “어느 버전을 최종본으로 합의했는지, 차이가 발생한 경위와 적용일을 회신해 달라”고 적고 날짜가 남는 방식으로 전달하세요.

실제 이행 자료로 버전을 확인하는 방법

문서만으로 결정되지 않을 때는 어떤 조건에 따라 실제로 행동했는지 살핍니다. 변경된 금액으로 입금했는지, 새 납품일에 물건을 받았는지, 수정된 업무범위에 맞춰 검수했는지 등은 각 버전과 연결되는 외부 자료입니다. 다만 이행 사실 하나만으로 모든 조항에 동의했다고 단정할 수는 없으므로, 조항별로 근거를 나누세요.

1. 원본·사본의 차이 조항을 목록화합니다.
2. 각 조항과 연결되는 견적·발주·입금·검수 자료를 찾습니다.
3. 자료의 작성자·작성일·전달 경로를 기록합니다.
4. 어느 버전의 조건으로 이행했는지 상대방에게 서면 확인을 요청합니다.
5. 합의가 되지 않으면 지급·해지·폐기 전 법률상 위험을 검토합니다.

계약 유형별로 확인할 문서

상대방이 다른 사본을 제시했을 때

상대방이 가진 문서가 다르다고 바로 위조라고 단정하거나 원본을 빼앗으려 하지 마세요. 내 문서의 보관 경위와 차이 페이지를 보존하고, 상대방에게 해당 사본의 작성·서명·전달 경위를 묻는 서면을 보냅니다. 중개인·직원·전자서명 서비스 등 제3자가 보관한 버전이 있으면 동일한 자료를 확보합니다.

• 차이 페이지와 문장을 비교표로 작성합니다.
• 각 버전의 서명·간인·페이지 수를 사진으로 보관합니다.
• 상대방에게 최종본 특정과 변경 경위를 서면 요청합니다.
• 내용증명·메일·메신저 원문과 수신 확인을 저장합니다.
• 위조·변조가 의심되면 원본을 훼손하지 않고 전문가와 상담합니다.

분쟁 중에는 상대방에게 새 파일을 보내며 “이것이 원본”이라고 단정하는 행동을 피하세요. 파일을 보내야 한다면 현재 보관본의 사본임을 표시하고, 원본은 별도로 보존합니다.

원본을 분실했을 때

원본이 없다고 사본의 증거 가치가 자동으로 없어지는 것은 아니지만, 사본이 원본에서 그대로 만들어졌다는 설명이 필요해집니다. 상대방 보관본, 공인중개사·대리인 보관본, 전자서명 서비스, 이메일·팩스 기록, 실제 이행 자료를 순서대로 확인하세요. 분실 경위와 찾은 자료를 날짜가 남는 업무 메모로 작성해 두면 나중에 자료의 생성 과정을 설명하기 쉽습니다.

원본·사본 관리 체크리스트

• 서명 완료 원본과 작업용 파일을 별도 폴더에 보관했습니다.
• 각 버전에 계약번호·버전·확정일·페이지 수를 표시했습니다.
• 스캔·메일·전자서명 전달 기록을 함께 저장했습니다.
• 차이 조항을 비교표로 정리하고 근거 자료를 연결했습니다.
• 원본을 수정·폐기하지 않고 읽기 전용 백업을 만들었습니다.
• 분쟁 가능성이 있으면 지급·해지 전 전문가 상담 일정을 잡았습니다.

자주 묻는 질문

사본에 도장이 없으면 계약이 무효인가요?

사본에 도장이 보이지 않는다는 사정 하나만으로 계약 전체의 효력을 단정할 수 없습니다. 원본의 존재와 진정한 작성, 사본 생성 과정, 상대방의 전달·승낙과 실제 이행을 종합해 판단해야 합니다. 원본이 있다면 원본을 보존하고 고해상도 사본을 다시 만들세요.

상대방이 가진 사본의 금액이 더 높습니다. 어느 금액으로 청구하나요?

서명·날인된 최종본, 변경합의서, 견적·입금·승낙 메시지와 실제 이행을 조항별로 대조해야 합니다. 차이를 확인하기 전 일방적으로 청구하거나 세금계산서를 수정하지 말고, 서면으로 최종 금액을 확인받으세요.

PDF 파일의 생성일이 빠르면 그 파일이 원본인가요?

파일 생성일이나 파일명만으로 원본 여부가 확정되지는 않습니다. 서명 완료 여부, 전달 경로, 전자서명 로그, 파일 내용의 동일성을 함께 확인하세요. 메타데이터는 보조 자료로 활용하되 합의 사실을 대신하지 않습니다.

원본을 상대방이 보관하고 돌려주지 않습니다.

내가 가진 사본과 원본의 차이를 기록하고, 원본 열람·스캔본 제공을 날짜가 남는 방법으로 요청하세요. 원본이 분쟁의 핵심이면 반환 요구나 증거보전 등 법적 절차가 가능한지 전문가와 상담합니다.

스캔본을 다시 PDF로 저장하면서 파일명이 바뀌었습니다.

파일명 변경만으로 내용이 달라지는 것은 아니지만, 원본 파일과 새 파일을 모두 보관하고 변환 일시·방법을 메모하세요. 페이지 병합·편집을 했다면 작업본임을 표시하고 서명 완료본과 섞지 않습니다.

원본과 사본 모두 서명했지만 문구가 다릅니다.

두 문서가 각각 서명된 경우에는 어느 문서가 최종 합의인지, 나중 문서가 앞 문서를 대체한다는 합의가 있었는지 확인합니다. 작성·전달 순서와 실제 이행을 표로 정리하고, 합의가 되지 않으면 법률전문가에게 두 문서를 모두 제출하세요.

공식 기준과 판례 참고

찾기쉬운 생활법령정보의 계약서 작성 안내는 계약의 주요 내용을 구체적으로 적고 특약을 명확히 하며, 여러 장이면 간인을 하고 당사자별로 계약서를 보관하는 방법을 설명합니다. 국가법령정보센터의 대법원 판례는 계약서 사본을 원본처럼 제출할 때 원본의 존재와 진정한 성립, 사본 생성 경위를 증명해야 하는 문제를 다룹니다.

계약 문언의 해석은 대법원 판례 원문처럼 문언·체결 경위·목적·당사자의 외부 표시와 실제 이행을 종합하는 방식으로 검토될 수 있습니다. 판례와 생활법령정보는 개별 사건의 결과를 보장하는 유권해석이 아니므로, 원본·사본 차이가 금액·담보·해지에 영향을 주는 경우에는 자료를 그대로 가지고 변호사·법무사 등 전문가에게 상담받으세요.