식자재 발주량 계산 방법과 확인할 기준

식자재 발주량은 “지난번과 같은 수량”으로 정하기보다 다음 납품 전 예상 사용량과 현재 쓸 수 있는 재고를 비교해 계산하는 것이 정확합니다. 평일·주말 판매량, 납품까지 걸리는 기간, 안전재고, 폐기 예정품을 나눠 보면 품절과 과잉 발주를 함께 줄일 수 있습니다.

계산 전에 필요한 자료

최근 하루 기록만 보고 평균을 내면 행사나 비 오는 날처럼 특수한 판매량이 그대로 반영될 수 있습니다. 평일·주말을 나누고, 행사가 있었던 날은 메모해 일반 영업일과 구분하세요.

평균 일사용량은 어떻게 구하나요?

• 평균 일사용량 = 기록기간의 실제 사용량 ÷ 실제 영업일수
• 다음 납품 전 예상 사용량 = 평균 일사용량 × 다음 납품까지의 영업일수
• 평일과 주말 사용량이 다르면 각각 계산한 뒤 해당 요일에 맞춰 합산합니다.

입고된 양이 아니라 실제로 제조와 판매에 사용된 양을 기준으로 하세요. 폐기와 직원 사용을 사용량에 포함할지 별도 관리할지는 매장 기준을 정하되, 한 달 내내 같은 방식으로 기록해야 합니다.

안전재고는 어떻게 정할까요?

안전재고는 배송 지연이나 예상보다 많은 판매에 대비해 남겨두는 수량입니다. “많을수록 안전하다”가 아니라, 품목의 사용 속도와 납품 지연 가능성을 보고 정하세요.

배송이 안정적인 품목은 짧은 여유를, 특정 요일에만 납품하는 품목은 납품 지연을 감당할 여유를 둡니다. 안전재고를 바꾼 날짜와 이유를 발주표에 남겨야 다음 달 결과와 비교할 수 있습니다.

현재 재고에서 무엇을 빼야 하나요?

창고에 보인 물건을 전부 사용할 수 있는 재고로 계산하면 안 됩니다. 발주량을 계산할 때는 아래 수량을 분리하세요.

개봉한 재료가 남아 있어도 품질이나 표시된 기한을 확인할 수 없다면 사용 가능량으로 바로 포함하지 마세요. 제품 라벨과 매장 기준을 확인한 뒤 정상·우선사용·처리 대기 상태를 나눕니다.

발주량을 실제로 계산하는 예시

우유의 평균 일사용량이 18팩이고 다음 납품까지 2일, 안전재고가 18팩이라고 가정하겠습니다. 발주 직전 정상 사용 가능 재고가 20팩이고 이미 주문한 수량이 12팩이면 계산은 다음과 같습니다.

발주량 = (18팩×2일) + 18팩 − 20팩 − 12팩 = 22팩

거래처가 12팩 단위로만 판매한다면 22팩을 그대로 주문할 수 있는지 확인하고, 24팩으로 올렸을 때 남는 수량과 다음 납품일을 함께 검토합니다. 단위 때문에 주문량이 늘어나는 경우에는 안전재고와 발주 주기를 바꾸는 방법도 비교하세요.

신선·냉동·상온 품목을 같은 방식으로 계산해도 될까요?

기본 산식은 같지만 발주 주기와 안전재고는 품목마다 달라야 합니다.

발주량을 바꾼 뒤 결과를 확인하세요

1. 발주 후 실제 입고수량과 누락·파손을 기록합니다.
2. 다음 실사에서 장부 잔량과 실제수량을 비교합니다.
3. 품절 횟수, 폐기량, 긴급 주문 횟수를 지난 기간과 비교합니다.
4. 차이가 나면 판매량·기록 누락·납품 지연·레시피 변경 중 원인을 찾습니다.
5. 안전재고나 발주 주기를 변경했다면 적용일과 이유를 남깁니다.

계산식을 한 번 만들었다고 계속 같은 숫자를 쓰면 안 됩니다. 메뉴 판매량과 거래처 조건이 바뀌었을 때 다시 계산하고, 변경 전후 결과를 기록해야 기준이 매장에 맞게 조정됩니다.

식자재 발주량 계산에서 자주 하는 실수

• 통장에 들어온 매입 수량과 실제 사용량을 같은 것으로 보는 경우
• 박스·팩·개·kg 단위를 섞어 계산하는 경우
• 폐기·예약·교환 대기 재고를 정상 재고에 포함하는 경우
• 이미 주문한 미입고 수량을 현재 재고로 차감하는 경우
• 주말·행사 판매량을 평일 평균으로만 계산하는 경우
• 최소주문량 때문에 늘어난 잔량을 다음 발주에 반영하지 않는 경우

발주 전 최종 체크

• 최근 실제 사용량과 영업일수를 확인했는가
• 다음 납품까지의 영업일과 거래처 휴무일을 확인했는가
• 품목별 대표 단위를 통일했는가
• 정상 재고·폐기·예약·교환 대기를 구분했는가
• 안전재고와 최소주문량을 반영했는가
• 주말·행사·배송 지연 가능성을 기록했는가
• 발주 후 입고·폐기 결과를 다시 확인할 담당자를 정했는가

관련 가이드

발주 요일을 납품일에서 거꾸로 정하려면 식자재 발주 요일 정하는 방법을, 메뉴별 레시피 사용량을 계산하려면 메뉴별 원재료 사용량 계산 방법을 함께 확인하세요.