발주 요일 정하는 기준

발주 요일은 “월요일이 좋다”처럼 고정해서 정하는 것이 아니라, 재고가 떨어지기 전에 상품을 받을 수 있는 날을 기준으로 정해야 합니다. 거래처의 주문 마감시간과 납품 요일을 먼저 확인한 뒤, 품목별 사용량·유통기한·최소주문량을 맞춰 발주일을 정하면 급한 추가 주문과 과잉 재고를 함께 줄일 수 있습니다.

발주 요일은 납품일에서 거꾸로 계산합니다

먼저 “언제 주문할까?”가 아니라 “재고가 떨어지기 전에 언제 받아야 할까?”를 정하세요. 거래처가 화요일과 금요일에만 납품하고, 주문 마감이 납품 전날 오후 3시라면 금요일 납품분은 목요일 오후 3시 전에 주문해야 합니다. 주말 사용량까지 고려하면 금요일 한 번의 발주로 충분한지, 목요일에 추가 발주가 필요한지 달라집니다.

거래처에 먼저 물어볼 네 가지

1. 요일별 납품 가능일과 주문 마감시간은 언제인지 확인합니다.
2. 최소주문량, 묶음 단위, 배송비가 발주 금액에 따라 달라지는지 확인합니다.
3. 품절·지연·대체상품이 생겼을 때 연락받는 방법과 주문 취소 기준을 정합니다.
4. 공휴일과 거래처 휴무일에 앞뒤 납품 일정이 어떻게 바뀌는지 달력에 표시합니다.

거래처의 “주문 가능 요일”과 매장의 “실제 납품 요일”은 다를 수 있습니다. 주문을 넣을 수 있는 날이 여러 개라면, 마감시간과 배송 도착시간까지 기록해 실제 리드타임을 계산하세요.

품목별로 발주 주기를 다르게 잡아야 합니다

모든 식자재를 일주일에 한 번 주문하면 신선식품은 남고, 원두나 포장재는 중간에 부족해질 수 있습니다. 보관성과 사용량이 비슷한 품목끼리 묶되, 발주일은 품목군별로 나누는 편이 관리하기 쉽습니다.

발주량은 평균 사용량과 안전재고로 계산합니다

발주 요일을 정한 다음에는 그날 얼마를 주문할지 계산해야 합니다. 기본적으로 아래 식을 사용하면 됩니다.

• 평균 일사용량 = 최근 기록기간의 실제 사용량 ÷ 기록일수
• 발주점 = 평균 일사용량 × 납품까지 걸리는 일수 + 안전재고
• 발주량 = 목표재고 − 현재 사용 가능한 재고 − 이미 주문한 수량

여기서 사용 가능한 재고는 정상적으로 쓸 수 있는 수량만 말합니다. 폐기 예정품, 해동 중인 상품, 예약 주문에 이미 배정한 수량은 따로 표시하세요.

주말·공휴일 전에는 발주일을 앞당기세요

평일 평균 사용량만으로 금요일 발주량을 정하면 토요일과 일요일 판매량을 놓칠 수 있습니다. 최근 같은 요일의 판매량을 따로 보고, 거래처 휴무일이 끼는 경우에는 주문 마감일을 하루 이상 앞당깁니다.

발주 기록표에는 무엇을 적을까요?

발주서만 보관하면 왜 수량을 그렇게 주문했는지 나중에 알기 어렵습니다. 품목별 발주 기록에 실제 사용량과 입고 결과를 함께 적어야 다음 주 발주량을 수정할 수 있습니다.

수량 단위가 박스와 낱개로 섞이면 발주 오류가 생깁니다. 예를 들어 “컵 2박스”만 적지 말고 한 박스의 낱개 수량도 함께 적어, 발주·입고·사용 기록을 같은 단위로 맞추세요.

발주 요일을 바꿔야 하는 신호

• 특정 요일마다 품절되어 긴급 주문을 반복한다
• 납품 직후 냉장·신선식품 폐기가 늘어난다
• 주문 마감시간을 놓쳐 다음 납품까지 기다리는 일이 생긴다
• 발주서 수량과 실제 입고수량이 자주 다르다
• 주말 판매량을 평일 평균으로만 계산하고 있다
• 거래처 휴무일과 매장 휴무일이 기록표에 반영되지 않는다

이런 문제가 생기면 발주 요일만 옮기기보다 최근 2~4주의 사용량, 폐기량, 입고 지연 횟수를 함께 보세요. 요일을 바꾼 뒤에는 최소 몇 주간 결과를 기록해 품절과 폐기가 실제로 줄었는지 확인해야 합니다.

일주일 발주 일정 예시

이 일정은 예시일 뿐입니다. 거래처 납품요일과 매장의 판매 패턴이 다르면 실제 주문 마감시간을 기준으로 다시 배치하세요. 식자재 발주량 계산 방법과 월말 재고 마감 순서도 함께 기록하면 발주요일을 조정하기 쉽습니다.

발주 전 최종 체크

• 다음 납품 전까지 쓸 수량을 같은 단위로 계산했는가
• 현재 재고에서 폐기 예정·예약 배정분을 제외했는가
• 주문 마감시간과 거래처 휴무일을 확인했는가
• 주말·공휴일 판매량과 배송 지연 여유를 반영했는가
• 최소주문량·묶음 단위·배송비를 확인했는가
• 입고 후 주문수량과 실제 수량을 기록할 담당자를 정했는가