외국인도 세법상 거주자라면 요건을 갖춘 해외 거주 배우자·부양가족에 대한 공제를 신청할 수 있습니다. 반대로 비거주자는 본인 외 인적공제와 여러 공제가 제한됩니다. 회사는 모든 직원에게 같은 증빙을 요구하지 말고, 직원이 신청한 공제와 실제 적용 요건에 맞는 자료만 받아야 합니다.
연말정산 서류 요청 전, 세 가지를 먼저 분류하세요
- 직원 구분: 외국 국적, 근로 기간, 국내 주소·거소 등 세법상 거주자 판정 자료를 확인합니다.
- 공제 신청 여부: 근로소득자 소득·세액공제 신고서를 받고, 직원이 신청한 항목만 정리합니다.
- 증빙 필요 여부: 홈택스 간소화자료로 확인되는 항목과 직원이 별도로 내야 하는 증빙을 나눕니다. 간소화에 표시됐다고 해서 그 비용이 자동으로 공제되는 것은 아닙니다.
외국인 직원의 연말정산 일정과 기본 절차는 내국인 근로자와 같습니다. 다만 세법상 거주·비거주 구분, 해외 가족 증빙, 외국인 근로자 특례 때문에 실제 공제 범위가 달라질 수 있습니다. 최신 공제표와 연도별 제출자료는 국세청의 2025년 귀속 외국인 근로자 연말정산 안내에서 확인할 수 있습니다.
회사에서 기본으로 정리할 자료
| 자료 | 누가·언제 필요한가 | 처리 포인트 |
|---|---|---|
| 근로소득자 소득·세액공제 신고서 | 연말정산 대상 근로자 | 본인 인적사항, 거주자 구분, 부양가족과 신청 공제를 기재합니다. 작성 사실만으로 공제가 확정되는 것은 아니므로 항목별 요건과 증빙을 대조합니다. |
| 연간 급여·원천징수 내역 | 회사가 작성·보유 | 월별 급여·상여·과세 수당, 중도 입·퇴사일, 전·현 근무지 자료, 기납부세액을 맞춥니다. 근로자가 다른 회사에서 받은 근로소득이 있으면 종전 근무지 원천징수영수증을 받습니다. |
| 외국인등록사실증명 등 신분·변동 자료 | 해당 사실의 확인이 필요한 경우 | 국세청의 최근 귀속연도 안내는 신규 고용 또는 부양가족 변동이 있는 외국인 근로자에게 외국인등록사실증명을 예시합니다. 전 직원에게 매년 무조건 요청하는 서류로 취급하지 마세요. |
| 간소화자료 및 누락 영수증 | 직원이 공제 항목을 신청할 때 | 근로자가 자료제공에 동의하고 회사가 일괄제공 절차를 쓰거나, 직원이 홈택스 자료를 내려받아 제출합니다. 간소화자료에 없거나 추가할 내역은 발급기관의 납입증명서·영수증으로 보완합니다. |
국세청은 총급여 7,000만 원 이하인 국내 거주 외국인 근로자가 무주택 세대주의 배우자이고 다른 요건을 충족하면 2025년 주택마련저축 납입액의 40%(연 300만 원 한도)를 소득공제 받을 수 있다고 안내합니다. 해당 직원이 신청하면 납입증명 자료와 배우자·무주택 세대 요건을 확인할 수 있는 서류를 함께 검토하세요. 연도별 요건은 국세청 외국인 연말정산 안내를 기준으로 확인합니다.
개인정보 요청 원칙
여권 사본이나 외국인등록증 사본을 모든 직원에게 일괄 수집하기보다, 세법상 거주 판정·신고서 작성·신청 공제 확인에 필요한 항목을 먼저 정한 뒤 필요한 증빙만 요청하세요. 해외 가족 서류는 가족관계·소득·실제 부양 사실처럼 확인 목적을 나눠 받고, 제출 경로와 보관 권한도 제한합니다.
거주자와 비거주자, 받을 서류와 공제가 달라집니다
세법상 거주자는 국내에 주소를 두거나 국내에 183일 이상 거소를 둔 개인입니다. 주소는 국내 가족·직업·재산 등 생활관계의 객관적인 사실을 함께 보고 판단합니다. 183일 거소 기준은 반드시 연속으로 체류해야 한다는 뜻이 아닙니다. 비자 종류, 외국인등록 유무, 출입국 체류일수 한 가지만으로 거주자 여부를 단정할 수 없습니다. 자세한 기준은 소득세법 제1조의2와 국세청의 거주자·비거주자 설명을 확인합니다.
| 구분 | 가능한 공제·회사 확인사항 |
|---|---|
| 거주 외국인 | 요건을 충족하면 본인·배우자·부양가족 기본공제와 해당 보험료·의료비·교육비·기부금·카드 등 공제를 검토합니다. 해외에 사는 가족도 가족관계, 나이·소득, 실제 부양 등 기본공제 요건을 충족하고 증빙하면 대상이 될 수 있습니다. |
| 비거주 외국인 | 국내 근무로 받은 근로소득은 국내 과세 및 연말정산 대상이 될 수 있지만, 본인 외 부양가족 인적공제, 건강·고용보험료 등 특별소득공제, 주택마련저축, 신용카드 사용액, 자녀·특별세액공제 등 다수 항목을 거주자와 같은 방식으로 적용할 수 없습니다. |
국내 거주자인 외국인 근로자가 국외에서 근무하고 해외에서 급여를 받는 경우에는 국외 근로소득의 합산 여부도 확인해야 합니다. 국세청 안내상 거주자는 원칙적으로 국내·외 근로소득을 합산하지만, 과세기간 말 기준 과거 10년 동안 국내 주소·거소 기간 합계가 5년 이하인 외국인 거주자는 국외근로소득 중 국내에서 지급되거나 국내로 송금된 금액만 합산하는 예외가 있습니다. 해당 직원이 있을 때만 해외 급여·세금 자료와 국내 송금 여부를 별도로 확인하세요. 국세청 안내의 국외 근로소득 Q&A
비거주 외국인에게는 배우자·자녀 서류를 받아도 해당 인적공제를 적용할 수 없는 경우가 많습니다. 그러므로 서류를 받기 전에 거주구분을 확정하고, 신청 가능한 공제를 먼저 표시하세요. 비거주자의 공제 제한은 소득세법 제122조와 국세청의 외국인 근로자 공제 비교표를 확인합니다.
해외 거주 가족을 부양가족으로 신청할 때
국내 거주 외국인 근로자도 본국에 있는 배우자나 실제로 부양하는 직계존속·직계비속에 대해 기본공제를 신청할 수 있습니다. 외국인이라는 이유만으로 자동 인정되는 것은 아니며, 내국인과 같은 나이·소득·부양 요건을 충족해야 합니다. 기본공제의 일반적인 소득 기준은 가족의 연간 소득금액 100만 원 이하이고, 근로소득만 있다면 총급여 500만 원 이하입니다. 2025년 귀속 국세청 안내의 연령 기준은 직계존속(부모·조부모) 만 60세 이상, 직계비속(자녀·손자녀) 만 20세 이하, 형제자매 만 20세 이하 또는 만 60세 이상입니다. 장애가 있는 부양가족은 연령 요건을 적용하지 않습니다. 관계·나이·소득 요건을 각각 확인하세요.
| 신청 항목 | 직원에게 받을 수 있는 자료 예 | 회사 확인사항 |
|---|---|---|
| 해외 거주 배우자 | 혼인관계·가족관계 증명, 배우자 소득을 확인할 수 있는 본국 정부 발급 서류 | 국세청 안내는 배우자의 연간 소득금액 100만 원 이하 등 기본공제 요건을 요구합니다. 혼인 사실만으로 공제하지 않습니다. |
| 해외 거주 부모·자녀 등 | 가족관계와 연간 소득을 확인하는 본국 서류, 실제 생활비를 보낸 송금 내역 등 부양 입증자료 | 직계존·비속 관계, 나이·소득 요건, 실제 부양 여부를 각각 확인합니다. 송금 내역만으로 가족관계나 소득 요건까지 충족하는 것은 아닙니다. |
| 외국 정부가 발급한 공문서 | 가족관계증명서, 혼인관계증명서, 소득금액 증명 등 신청 항목에 맞는 원본 또는 발급본 | 국세청은 아포스티유 협약국 문서는 아포스티유 인증, 미협약국 문서는 재외공관 영사확인 등을 통한 유효 확인 방법을 안내합니다. 번역·인증 형식은 발급 국가와 문서 종류에 맞춰 확인합니다. |
해외에서 발급된 문서는 관계 증명만으로 끝나지 않을 수 있습니다. 소득 요건이나 실제 부양을 별도 자료로 확인하고, 외국 공문서는 국가별로 아포스티유 또는 영사확인 절차가 필요한지 검토하세요. 제출자료 예시는 국세청 외국인 근로자 연말정산 안내의 해외 가족 관련 문답에 나와 있습니다.
공제 항목별로 추가 요청할 자료
| 신청 공제 | 추가 증빙 예시 | 주의할 점 |
|---|---|---|
| 보험료 | 간소화자료 또는 보험료 납입영수증·납입확인서 | 계약자·피보험자 및 보장성보험 해당 여부 등 항목별 요건을 확인합니다. 비거주자는 특별소득공제 적용이 제한됩니다. |
| 의료비 | 병원·약국 진료비(약제비) 납입확인서 또는 간소화자료 | 공제대상자·지출자와 국내 의료기관 등 법정 요건을 확인합니다. 국세청은 해외 의료기관에 지출한 의료비는 공제되지 않는다고 안내합니다. |
| 교육비 | 학교·교육기관의 교육비 납입증명서 또는 간소화자료 | 교육기관·대상자와 법정 요건을 확인합니다. 국외 교육기관에 다니는 자녀의 교육비는 공제되지 않는다고 국세청이 안내합니다. |
| 기부금 | 적격 기부금 단체의 기부금 영수증, 간소화자료 | 기부처와 기부자, 기부금 종류·귀속연도를 확인합니다. 영수증이 있다는 이유만으로 적격 기부금이 되는 것은 아닙니다. |
| 신용카드 등 사용액 | 간소화자료 또는 카드사 사용금액 확인서 | 국내 사용액과 공제 요건을 확인합니다. 국세청은 해외에서 사용한 신용카드 금액은 공제 대상이 아니라고 안내합니다. |
| 연금·보험료·주택 관련 공제 | 연금 납입자료, 보험료 자료, 주택자금·저축 관련 증명서 | 누가 실제 납입했는지와 거주자·세대·주택 보유 등 항목별 요건을 확인합니다. 특히 비거주자는 여러 특별공제·주택 공제가 제한됩니다. |
증빙을 제출받는 것과 공제를 승인하는 것은 별개입니다. 국세청 간소화자료에도 공제 요건을 충족하지 않는 지출이 포함될 수 있으므로 공제 대상자, 지출한 사람, 귀속연도, 국내·외 사용처를 확인해야 합니다. 해외 병원비·해외 교육기관 학비·해외 카드 사용액은 국세청 외국인 근로자 FAQ가 공제 불가 사례로 명시하고 있습니다.
19% 단일세율 신청 직원은 공제자료를 따로 걸러야 합니다
요건을 갖춘 외국인 임원·사용인은 연말정산에서 19% 단일세율을 신청할 수 있지만, 과세연도 말 현재 대한민국 국적이 없는 사람이어야 하는 등 법정 신청 요건이 있습니다. 이 방식을 적용하면 일반 소득세 계산의 비과세·소득공제·감면·세액공제 규정이 원칙적으로 적용되지 않습니다. 따라서 공제자료를 무조건 최종 세액 계산에 넣어서는 안 됩니다. 일반 누진세율과 19% 방식의 세액을 각각 비교한 뒤 직원이 선택한 방식과 신청서에 맞춰 처리하세요. 국내 최초 근로일과 특수관계기업 요건도 확인해야 합니다. 상세 내용은 조세특례제한법 제18조의2와 국세청의 단일세율 계산 예시를 참고하세요.
실무 처리 순서
- 신규 입사·퇴사 여부 정리: 연말정산 대상기간과 종전 근무지 원천징수영수증을 확인합니다.
- 세법상 거주구분 결정: 출입국 일수뿐 아니라 주소·가족·직업 등 판정 자료를 함께 봅니다.
- 근로자 신고서 수령: 소득·세액공제 신고서에서 신청 공제와 부양가족을 항목별로 확인합니다.
- 허용되는 공제만 표시: 비거주자 제한과 단일세율 선택 여부를 반영해 증빙 요청 목록을 정합니다.
- 간소화자료 확인: 자료제공 동의와 회사의 일괄제공 절차를 사용하거나 근로자가 자료를 제출하도록 안내합니다.
- 누락자료·해외가족 자료 보완: 관계·소득·부양 증빙, 발급 국가별 인증 상태, 국내 사용·지출 요건을 확인합니다.
- 공제 적격성 검토: 간소화에 표시된 금액도 대상자·지출자·연도·공제 요건을 검토합니다.
- 세액 확정 및 문서 보관: 결정세액과 월별 기납부세액을 정산하고, 제출 서류와 검토 결과를 회사 기록에 남깁니다.
급여 원천징수와 정산 내역을 확인할 때는 근로소득 원천징수 방법과 원천징수영수증 발급 방법도 참고할 수 있습니다.
자주 묻는 질문
베트남에 있는 배우자나 부모도 부양가족 공제가 되나요?
직원이 세법상 거주자이고 가족관계·나이·소득·실제 부양 요건을 충족하면 가능할 수 있습니다. 본국 정부가 발급한 가족관계·소득 자료와 필요한 경우 생활비 송금자료를 제출해야 하며, 외국 공문서의 인증 절차도 확인합니다. 비거주자는 배우자·부양가족 인적공제를 같은 방식으로 신청할 수 없습니다.
외국인등록사실증명을 매년 전 직원에게 받아야 하나요?
아닙니다. 국세청의 최근 귀속연도 안내에서는 해당 연도 신규 고용 또는 부양가족 변동이 있는 경우를 예시합니다. 직원 상황과 연도별 공식 안내에 맞춰 필요한 경우에만 요청하세요.
홈택스 간소화자료에 금액이 있으면 공제해도 되나요?
자동으로 공제되는 것은 아닙니다. 자료는 제출기관이 국세청에 전달한 내역이므로 공제 대상자·지출자·사용처와 해당 공제의 법정요건을 회사가 확인해야 합니다.
비거주 외국인도 한국 급여를 연말정산하나요?
국내에서 근무한 대가인 근로소득은 비거주자도 국내 과세 대상이 될 수 있으며, 국세청은 국내 급여에 대해 연말정산을 안내합니다. 다만 공제 범위가 거주자보다 제한되므로 소득세법 제122조를 반영해야 합니다.
부양가족 서류가 외국어로 되어 있으면 제출할 수 있나요?
외국 정부 발급 공문서의 유효 확인을 위해 국가에 따라 아포스티유 또는 영사확인이 필요할 수 있습니다. 국세청 안내는 번역·인증을 포함한 개별 서류 인정 절차를 제시하므로, 문서 종류와 발급 국가에 맞춰 확인하고 보완 요청하세요.
법령·국세청 원문
- 국세청: 2025년 귀속 외국인 근로자 연말정산 안내 — 제출자료, 거주자·비거주자 공제 비교, 해외 가족 증빙, 자주 묻는 질문
- 소득세법 제1조의2 — 거주자·비거주자 정의
- 소득세법 제50조 — 기본공제 대상자
조세특례제한법 제87조 — 주택마련저축 소득공제 - 소득세법 제122조 — 비거주자의 공제 범위
- 소득세법 제137조 — 근로소득 연말정산
- 조세특례제한법 제18조의2 — 외국인근로자 19% 단일세율 특례
기준 확인일: 2026년 10월 4일. 이 글의 세부 서류 예시는 국세청의 2025년 귀속 안내를 포함합니다. 2026년 귀속 연말정산 지침과 서식이 발표되면 해당 연도 기준으로 다시 확인해야 합니다.
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