식자재 재고관리 방법, 입고·사용·폐기 수량 맞추기

박스로 들어온 식자재를 장부에는 ‘1개’로 적고, 실제 사용할 때는 g이나 ml로 빼고 있다면 월말에 수량이 맞지 않는 것이 자연스럽습니다. 재고 장부는 포장 단위와 사용 단위를 따로 적되, 마지막에는 하나의 기준 단위로 환산해야 합니다.

박스와 낱개를 섞어 적으면 왜 수량이 안 맞을까요?

‘우유 2박스’, ‘우유 7개’, ‘우유 1,000ml’는 서로 다른 단위입니다. 이 기록을 한 열에 섞으면 입고량과 사용량을 비교할 수 없습니다. 먼저 품목마다 관리 기준을 하나 정하고, 구매할 때의 포장 단위는 별도 열에 남기는 방식이 가장 안전합니다.

내용량과 포장 수량은 제품 라벨이나 납품서에서 확인하세요. ‘한 봉’이나 ‘한 통’을 임의로 g·ml로 바꾸면 제품별 실제 내용량이 다를 때 장부가 다시 틀어집니다.

우리 매장에는 어떤 기준 단위가 맞을까요?

기준 단위는 레시피와 판매 기록을 만들 때 가장 자주 쓰는 단위로 정하면 됩니다. 음료 재료는 ml 또는 g, 낱개 판매품은 개, 포장재는 장·개처럼 정하는 식입니다. 같은 재료를 g과 kg으로 번갈아 적지 말고 기준 단위와 환산 규칙을 품목표에 고정해 두세요.

입고량을 실제 쓰는 단위로 바꾸는 계산

입고 기록에는 구매 단위와 환산된 기준 단위를 함께 남깁니다. 예를 들어 1박스에 12개가 들어 있고 1개 내용량이 500g이라면, 기준 단위를 g으로 정한 경우 1박스는 6,000g입니다. 단, 실제 환산은 상품 라벨의 내용량과 납품 수량을 기준으로 해야 합니다.

기준 수량 = 포장 수량 × 포장당 실제 수량
기준 단가 = 매입금액 ÷ 기준 수량

부분 입고나 낱개 입고가 있으면 ‘1박스’로 반올림하지 말고 12개, 6개처럼 실제 수량을 적으세요. 반품한 물량은 입고 취소로 덮어쓰지 말고 반품일·수량·사유를 별도 기록해야 거래처 납품서와 맞출 수 있습니다.

레시피에 쓰는 양과 장부 단위를 맞추는 방법

메뉴 한 잔에 우유 200ml를 사용한다면 우유의 기준 단위도 ml로 두고, 레시피별 사용량을 고정합니다. POS 판매 수량만으로 원재료 사용량을 계산하면 얼음·소스·토핑·시식·직원식·폐기분이 빠질 수 있으므로 이 항목은 별도로 기록해야 합니다.

• 메뉴 1개당 표준 사용량을 정합니다.
• 판매 수량과 표준 사용량을 곱해 이론상 사용량을 계산합니다.
• 시식·재제조·과다 사용처럼 레시피 밖에서 빠진 양은 별도 사유로 적습니다.
• 실제 재고와 이론상 재고가 다르면 단위 변환, 폐기, 누락 입고부터 확인합니다.

레시피가 바뀌었을 때는 장부의 환산 단위까지 바꿀 필요는 없습니다. 기존 단위를 유지하고 적용 시작일과 변경된 1회 사용량만 남기면 기간별 원가를 비교하기 쉽습니다.

개봉한 재료와 폐기품은 어디에 기록할까요?

개봉했다고 전량을 사용한 것은 아니므로 개봉일과 남은 수량을 따로 기록하세요. 냉장·냉동 식자재처럼 보관기간을 관리해야 하는 품목은 입고일, 개봉일, 사용기한 또는 폐기 예정일을 함께 남기면 오래된 재고가 뒤로 밀리는 문제를 줄일 수 있습니다.

기말재고는 기초재고 + 입고 – 정상 사용 – 폐기 – 거래처 반품 ± 조정으로 확인합니다. 조정 숫자만 입력하고 이유를 남기지 않으면 다음 실사에서도 같은 차이가 반복됩니다.

일주일에 한 번 무엇을 대조하면 될까요?

모든 품목을 매일 전수조사하기 어렵다면 회전이 빠르거나 단가가 높은 품목부터 주 1회 확인하고, 나머지는 월말에 대조해도 됩니다. 대조할 때는 장부의 기준일과 실제로 센 시각을 맞추는 것이 중요합니다.

1. 장부에서 기준일의 기초재고와 입고 내역을 확인합니다.
2. 실제 보관 수량을 기준 단위로 다시 셉니다.
3. 차이가 난 품목만 사용·폐기·반품·단위 변환 기록을 역순으로 확인합니다.
4. 원인을 찾은 뒤에만 조정 수량과 확인자를 기록합니다.

내일부터 쓸 수 있는 기록표 항목

표에서 가장 중요한 것은 숫자만이 아니라 ‘변동 구분’입니다. 입고·사용·폐기·반품을 구분해 두면 장부와 실제 재고가 달라졌을 때 어느 단계에서 차이가 생겼는지 바로 추적할 수 있습니다.

자주 생기는 실수는 여기서 나옵니다

• 박스와 낱개를 같은 열에 적고도 환산 수량을 남기지 않는 경우
• kg으로 매입한 재료를 레시피에서 g으로 차감하면서 환산 규칙을 정하지 않는 경우
• 개봉한 재료의 남은 양을 추정해 기록하고 실제 사용량을 남기지 않는 경우
• 폐기·시식·재제조를 매출 원가에 포함하지 않아 차이를 분실로 오해하는 경우
• 상품이 바뀌었는데 예전 포장 수량과 단가를 그대로 사용하는 경우

처음부터 완벽한 재고 시스템을 만들 필요는 없습니다. 우선 회전이 빠른 10개 품목만 기준 단위를 정하고 일주일간 기록한 뒤, 차이가 자주 나는 품목부터 관리 범위를 넓히면 됩니다.

관련 기록도 함께 맞춰보세요

재고표 자체의 형식이 필요하다면 식자재 재고조사표 작성 방법에서 실사 항목을 확인해 보세요. POS 판매량과 실제 재고가 다를 때는 재고수량과 POS 매출 차이 확인을 함께 대조하면 원인을 좁히기 쉽습니다. 메뉴별 원재료 사용량을 정할 때는 메뉴별 원재료 사용량 계산도 연결해 보세요.