식자재 재고조사표 작성 방법

식자재 재고조사표는 창고에 물건이 몇 개 남았는지만 적는 표가 아닙니다. 발주한 수량이 실제로 들어왔는지, 조리·판매에 얼마나 사용했는지, 폐기나 반품이 있었는지를 연결해야 다음 발주량과 식재료 원가를 제대로 판단할 수 있습니다.

특히 식자재는 박스·봉지·팩으로 들어와 그램·밀리리터·개 단위로 사용되는 경우가 많습니다. 단위를 섞어 기록하면 재고가 맞지 않으므로, 품목별 기준 단위를 먼저 정한 뒤 같은 방식으로 입고부터 실사까지 기록하세요.

재고조사표를 만들기 전에 품목 기준을 정하세요

같은 재료라도 규격과 단위가 다르면 별도 품목으로 등록합니다. ‘우유’라고만 쓰지 말고 용량·제품 형태·보관 위치를 함께 적어야 다른 직원도 같은 물건으로 인식할 수 있습니다.

입고·사용·폐기를 각각 기록하세요

재고의 기본 흐름은 현재고 = 전일 또는 전회 재고 + 입고 – 사용 – 폐기 – 반품입니다. 실제 사용량을 매번 직접 계량하기 어렵다면 레시피 기준이나 출고 기록을 사용하되, 추정으로 계산한 날은 비고에 표시하세요.

입고된 재료는 납품 수량과 상태를 확인한 뒤 보관하세요. 포장 파손, 누액, 냉장 상태 이상, 표시사항 문제처럼 바로 사용하기 어려운 것이 있으면 정상 재고와 섞지 말고 별도 표시한 뒤 거래처에 확인하는 것이 좋습니다.

유통기한과 보관 위치를 함께 관리하세요

재고조사 날에 수량만 세면 임박한 재료가 뒤에 남을 수 있습니다. 먼저 들어온 재료를 먼저 사용할 수 있도록 입고일이나 개봉일을 표시하고, 새로 들어온 제품을 기존 재고 뒤에 배치하는 기준을 직원에게 공유하세요.

• 입고일과 개봉일을 품목별로 표시합니다.
• 유통기한이 가까운 제품을 앞쪽에 둡니다.
• 개봉 후 별도 사용기한이 있는 제품은 개봉 시간을 남깁니다.
• 보관 상태가 의심되는 재료는 정상 재고와 분리합니다.
• 폐기 여부가 애매한 재료를 판매에 사용하지 말고 기준을 확인합니다.

식품 보관·위생 기준은 식품 종류와 시설에 따라 달라질 수 있습니다. 매장 내부 기준을 임의로 낮추지 말고, 식품 안전 관련 최신 안내는 식품의약품안전처에서 확인하세요.

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실제 재고와 장부가 다를 때 확인할 순서

차이가 나면 바로 분실이나 직원 실수로 단정하지 마세요. 단위 환산, 레시피 사용량, 폐기 누락, 입고 수량 오류, 반품 미반영을 순서대로 확인하면 원인을 찾기 쉽습니다.

1. 장부와 실제 재고의 단위가 같은지 확인합니다.
2. 최근 입고분의 납품 수량과 발주 수량을 맞춥니다.
3. 판매량에 레시피 사용량을 곱한 예상 사용량을 계산합니다.
4. 폐기·반품·직원 식사·시식 등 장부에서 빠진 출고를 확인합니다.
5. 차이가 남으면 품목·날짜·수량·확인자를 기록하고 다음 실사 때 재확인합니다.

예를 들어 토마토 10kg을 입고하고 판매량 기준 예상 사용량이 6kg, 폐기가 1kg이라면 장부상 잔량은 3kg입니다. 실제로 2kg만 남아 있다면 레시피 사용량이 실제보다 적게 잡혔거나, 기록되지 않은 사용·폐기가 있었는지 확인해야 합니다.

발주 시점은 평균 사용량과 납품일로 정하세요

발주 기준은 ‘한 박스 남으면 주문’처럼 감으로 정하기보다 다음 납품까지 필요한 양을 기준으로 만드세요.

발주 기준량 = 평균 일 사용량 × 다음 납품까지 걸리는 일수 + 안전재고

최근 평일과 주말 사용량이 크게 다르면 하나의 평균으로 합치지 말고 요일별로 나눠 보세요. 납품이 늦어지는 거래처라면 안전재고를 넉넉히 두되, 냉장·냉동 공간과 유통기한을 넘겨 폐기할 위험도 함께 봐야 합니다.

재고조사표에 매달 남길 항목

폐기 원인을 별도로 분석하려면 매장 폐기비용 줄이는 방법도 함께 확인해 보세요. 재고표의 목표는 수량을 맞추는 데서 끝나지 않고, 다음 발주와 메뉴 준비량을 더 정확하게 정하는 데 있습니다.

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