월말 재고 마감 순서

월말 마지막 영업을 마쳤는데 다음 달 발주량을 감으로 정하고 있다면, 먼저 재고를 세는 시간을 고정해 보세요. 마감 시각이 매번 달라지면 판매가 끝나지 않은 수량과 다음 날 입고분이 섞여 장부와 실제 재고가 맞지 않습니다.

마감 기준 시각을 먼저 정해야 하는 이유

‘이번 달 재고’의 기준을 마지막 영업일 영업 종료 후로 정하고, 그 시각 이후에 들어오거나 사용한 물량은 다음 달 기록으로 넘깁니다. 마감표에는 날짜뿐 아니라 실제로 수량을 센 시각과 확인자도 남기세요.

마감 직후 판매나 입고가 이어지는 매장이라면 ‘마감 전’과 ‘마감 후’를 표시한 구역을 나눠 두는 것이 좋습니다. 한 장의 표에 섞어 적지 않아야 다음 달 기초재고가 틀어지지 않습니다.

어떤 자료를 한 화면에 모아야 할까요?

재고를 세기 전에 자료를 모두 모으기보다, 이번 마감에 필요한 것만 준비하세요. 품목별 재고표, 마감 전 발주·납품 내역, 폐기 기록, POS 판매자료, 이미 주문했지만 아직 도착하지 않은 발주 목록이면 충분합니다.

• 기초재고와 지난 마감표
• 마감 기간의 발주서·납품서
• POS 판매량과 재료를 별도로 사용한 작업 기록
• 폐기·시식·재제조·직원 사용 기록
• 다음 영업일 전에 도착할 예정인 미입고 발주

납품서가 아직 정리되지 않았다면 입고 수량을 추정해 넣지 마세요. ‘확인 대기’로 표시하고 거래처에 받은 수량과 장부를 맞춘 뒤 확정하는 편이 안전합니다.

박스·봉·개를 어떻게 같은 단위로 셀까요?

구매할 때는 박스나 봉으로 받더라도 실제 사용량은 개·g·ml로 관리하는 품목이 많습니다. 품목표에 구매 단위와 관리 단위를 나란히 적고, 환산값을 고정하세요. 예를 들어 1박스가 24개라면 입고 수량은 ‘1박스’와 ‘24개’를 모두 남기는 방식입니다.

내용량을 모르는 ‘한 봉’, ‘한 통’을 임의로 g이나 ml로 바꾸면 단가와 사용량이 함께 틀어집니다. 단위 환산이 자주 헷갈리는 매장은 입고·사용·폐기 수량의 단위 통일 방법을 함께 확인해 보세요.

실제 수량과 장부 수량이 다르면 어디부터 볼까요?

먼저 장부의 계산식을 다시 확인한 뒤 실제 수량을 재세요. 기말재고는 다음 식으로 대조하면 됩니다.

기말재고 = 기초재고 + 입고 – 정상 사용 – 폐기 – 거래처 반품 ± 재고조정

예를 들어 기초 18병에 24병을 입고하고 30병을 사용했으며 2병을 폐기했다면 장부상 기말은 10병입니다. 실제로 9병만 있다면 임의로 1병을 추가하지 말고, 미기록 사용·파손·반품·단위 환산 중 어디에서 차이가 생겼는지 확인하세요.

1. 마감 전 입고가 모두 장부에 들어갔는지 확인합니다.
2. 개봉품과 낱개 재고를 빠뜨리지 않았는지 다시 셉니다.
3. 폐기·시식·재제조·직원 사용분을 정상 판매 사용량과 나눕니다.
4. 차이가 난 품목에 원인과 확인자를 적고 조정 수량을 기록합니다.

POS 판매량은 원재료 사용량과 같지 않을 수 있습니다. 메뉴별 레시피가 정해져 있더라도 과다 사용, 재제조, 시식, 서비스 제공분이 생기기 때문입니다. 따라서 POS는 판매량 확인에 쓰고 실제 재고 차이는 사용·폐기 기록과 함께 판단하세요.

폐기와 개봉품을 빼먹으면 어떤 문제가 생길까요?

폐기품을 재고로 남겨 두면 실제로는 쓸 수 없는 재료까지 발주 가능 수량으로 계산됩니다. 반대로 개봉품의 남은 양을 전부 사용한 것으로 처리하면 다음 발주가 과해집니다.

식품 재고는 수량만큼 보관상태와 사용기한도 중요합니다. 실제로 사용할 수 없는 품목은 ‘수량’과 ‘사용 가능 여부’를 분리해 표시해야 안전재고를 과대하게 잡지 않습니다.

다음 달 발주량은 어떻게 잡을까요?

지난달에 많이 주문했다는 이유만으로 같은 수량을 반복하지 말고, 실제 사용량과 현재 사용할 수 있는 재고를 기준으로 잡으세요.

발주량 = 다음 기간 예상 사용량 + 안전재고 – 현재 사용 가능 재고 – 이미 주문한 미입고 수량

예상 사용량은 최근 같은 요일·행사·계절의 판매 흐름을 참고하되, 갑자기 늘어난 일회성 판매를 그대로 다음 달 기준으로 쓰지 않는 것이 좋습니다. 유통기한이 짧은 품목은 안전재고를 크게 잡기보다 납품 주기와 최소주문량을 먼저 확인하세요.

발주량이 마이너스가 나오면 0으로 두고 추가 주문이 필요 없는지 확인합니다. 반대로 최소주문량 때문에 더 주문해야 한다면 계산값과 실제 주문량을 따로 기록하세요.

한 장짜리 마감표에는 무엇을 넣을까요?

표의 숫자는 반드시 한 가지 기준 단위로 적고, 구매 단위는 품목표나 비고란에 따로 남기세요. 차이가 없는 품목도 확인 표시를 해 두면 나중에 일부 품목만 다시 점검할 수 있습니다.

매달 반복되는 차이는 어떻게 줄일까요?

• 마감 시각을 매달 같은 기준으로 정합니다.
• 입고 즉시 납품서와 실제 수량을 대조합니다.
• 개봉·사용·폐기는 당일 기록하고 다음 날로 미루지 않습니다.
• 차이가 난 품목만 원인과 조치 결과를 다음 마감표에 이어 적습니다.
• 단가나 포장 수량이 바뀌면 품목표의 환산값을 수정합니다.

재고표 양식을 처음 만드는 경우에는 식자재 재고조사표 작성 방법을 참고하고, POS 판매량과 실제 재고가 맞지 않을 때는 재고수량과 POS 매출 차이 확인에서 대조 순서를 확인해 보세요. 메뉴별 사용량을 계산해야 한다면 메뉴별 원재료 사용량 계산도 함께 연결할 수 있습니다.