POS 매출과 재고수량이 안 맞을 때 확인 방법

POS 매출은 정상인데 우유·원두·용기 재고가 예상보다 빨리 줄거나, 반대로 판매량에 비해 재료가 남는 경우가 있습니다. POS에 찍힌 메뉴 수량과 원재료 사용량은 같은 숫자가 아니므로, 먼저 비교할 기간과 품목을 정한 뒤 사용량이 달라진 이유를 나눠 확인해야 합니다.

POS 판매량과 재고를 바로 비교하면 안 되는 이유

POS는 고객에게 판매한 메뉴 수량을 보여주지만, 재고는 판매 외에도 시식·서비스 제공·직원 식사·재제조·폐기·조리 중 손실로 줄어듭니다. 반대로 레시피를 실제보다 적게 넣거나 POS 메뉴와 재료 연결이 빠져 있으면 판매량보다 재고가 많이 남을 수 있습니다.

따라서 ‘POS 매출액이 얼마인데 재고가 왜 이만큼 줄었나’보다 ‘특정 품목이 기준 사용량보다 얼마나 더 빠졌나’를 보는 것이 원인을 찾는 데 도움이 됩니다.

대조하기 전에 기준일과 단위를 맞춰보세요

POS 자료의 조회기간, 재고표의 실사 시각, 입고·폐기 기록의 날짜가 서로 다르면 차이가 생기는 것이 당연합니다. 예를 들어 8월 31일 POS 매출을 보면서 9월 1일 아침에 센 재고를 비교하면 새벽 사용량과 입고분이 섞일 수 있습니다.

• POS 판매자료와 재고표의 시작일·종료일을 맞춥니다.
• 마감 시각 이후 판매·입고·폐기를 다음 기간으로 분리합니다.
• 박스·봉·개·g·ml를 품목별 기준 단위로 통일합니다.
• 미입고 주문은 현재 재고로 세지 않고 별도 표시합니다.

단위 환산이 필요한 품목은 재고 단위 통일 방법을 먼저 적용하세요.

어떤 자료를 모으면 원인을 빨리 찾을까요?

한 달치 자료를 처음부터 모두 펼치기보다 차이가 큰 품목 하나를 골라 최근 7일 또는 한 마감기간부터 대조하는 편이 빠릅니다.

재고표에 직원이 임의로 숫자를 고친 흔적만 남아 있으면 원인을 확인하기 어렵습니다. 수정이 필요할 때는 기존 숫자를 지우기보다 수정 수량·사유·확인자를 별도 칸에 남기세요.

메뉴 판매량으로 예상 사용량을 계산하는 순서

메뉴별 표준 레시피가 있다면 판매량을 기준으로 이론 사용량을 계산할 수 있습니다.

예상 사용량 = 메뉴 판매 수량 × 메뉴 1개당 표준 투입량 + 별도 사용량

1. POS에서 비교기간의 메뉴별 판매 수량을 가져옵니다.
2. 메뉴별 재료 투입량을 곱해 품목별 예상 사용량을 합산합니다.
3. 시식·서비스·직원 사용·재제조처럼 판매 외 사용량을 더합니다.
4. 폐기·파손·남은 반제품을 별도 항목으로 기록합니다.
5. 예상 사용량과 실제 감소량의 차이를 품목별로 비교합니다.

예를 들어 라떼 100잔에 우유 200ml를 사용한다면 정상 판매 기준은 20,000ml입니다. 실제로 24,000ml가 줄었다면 4,000ml를 바로 분실로 처리하지 말고 직원 음료, 테스트 추출, 재제조, 컵에 따르고 남은 양을 확인하세요.

장부상 재고와 실제 재고는 어떻게 계산할까요?

재고 변동을 한 줄로 묶지 말고 입고·사용·폐기·반품을 분리해 계산합니다.

장부상 기말재고 = 기초재고 + 실제 입고 – 사용량 – 폐기량 – 거래처 반품 ± 조정량

장부상 기말재고와 실제로 센 수량이 다르면 다음 순서로 확인하세요.

1. 입고된 수량이 납품서와 장부에 같은 단위로 들어갔는지 확인합니다.
2. 개봉품·반제품·보관 장소가 다른 재고를 빠뜨리지 않았는지 확인합니다.
3. 폐기·재제조·직원 사용·서비스 제공분을 판매 사용량과 나눕니다.
4. POS 메뉴와 레시피에 재료가 누락되거나 중복 연결되지 않았는지 확인합니다.
5. 차이가 남은 경우에만 재고조정 수량과 원인을 기록합니다.

재료가 예상보다 빨리 줄어들 때 볼 항목

차이를 발견했다고 곧바로 직원 실수나 도난으로 단정하지 마세요. 먼저 계량도구의 실제 용량, 냉장고·창고의 다른 보관 위치, 거래처 대체품의 내용량을 확인해야 합니다.

매일 5분 기록표에는 무엇을 적을까요?

이 표에서 ‘실제 감소량’은 기초재고와 기말재고, 입고·이동을 함께 반영해 계산한 값입니다. 차이 원인을 당일 적어두면 월말에 기억에 의존해 추정하지 않아도 됩니다.

차이가 반복되면 레시피를 바로 바꿔야 할까요?

반복되는 차이가 있다고 즉시 레시피를 줄이면 맛과 품질이 먼저 흔들릴 수 있습니다. 같은 메뉴를 같은 계량도구로 만들었는지, 주문 옵션에 추가 재료가 들어가는지, 제조 중 버려지는 양이 있는지부터 확인하세요. 실제 사용량이 계속 달라진다는 근거가 쌓인 뒤에 표준 투입량이나 작업순서를 바꾸는 것이 좋습니다.

POS와 재고를 월말에 한 번만 비교하면 원인을 찾기 어렵습니다. 회전이 빠른 원재료는 매일 짧게 기록하고, 나머지 품목은 주간 또는 월말에 대조하는 방식으로 매장 상황에 맞춰 범위를 정하세요.

관련 재고 기록을 함께 정리해 보세요

월말 전체 재고를 맞추는 과정은 월말 재고 정리 방법에서 이어서 확인할 수 있습니다. 메뉴별 원가와 레시피 사용량을 정할 때는 메뉴별 원재료 사용량 계산을 참고하고, 실제 재고를 세는 표가 필요하면 식자재 재고조사표 작성 방법으로 연결하면 됩니다.