월말 재고 마감 순서

월말 재고 마감은 기준 시점을 고정하는 것부터 시작합니다

월말 재고 마감 방법은 창고에 있는 물건의 개수만 세는 일이 아닙니다. 어느 시각을 기준으로 입고·판매·사용·반품·폐기를 끊을지 정하고, 같은 단위로 실제 수량과 장부 수량을 맞추는 작업입니다.

마감 시점 이후에 들어온 물건이나 사용한 재료가 전월 자료에 섞이면 다음 달 원가와 발주량이 함께 흔들립니다. 매장 영업이 늦게 끝난다면 달력의 마지막 날이 아니라 실제 영업 종료 시각을 마감 기준으로 적어 두세요.

마감 기준일과 시간을 먼저 정하세요

마감표 첫 줄에 “○월 ○일 영업 종료 후, ○시 실사 시작”처럼 기준을 적고, 실사 중 추가 입고·판매가 발생하면 별도 메모를 남기세요. 기준을 바꾸면 기존 표도 같은 기준으로 다시 계산해야 합니다.

실사 전에는 움직이는 재고를 잠시 멈추세요

세는 동안 입고·판매·직원 사용이 계속되면 같은 물건을 두 번 세거나 빠뜨릴 수 있습니다. 가능한 경우 영업 종료 후 실사하고, 불가피하면 실사 시작·종료 시각과 그 사이 거래를 따로 표시합니다.

• 냉장·냉동·상온 창고와 판매대·제조대·배달 포장 공간을 구역별로 나눕니다.
• 같은 품목을 여러 장소에서 중복으로 세지 않도록 이동하거나 표식을 붙입니다.
• 개봉품은 낱개·kg·L 등 실제 사용 단위로 계량합니다.
• 정상품, 임박품, 파손품, 반품대기품을 별도 줄에 기록합니다.
• 실사 담당자와 검수 담당자를 정해 수량을 서로 확인합니다.

실사표의 품목명과 창고 라벨을 같게 만들면 신입 직원이 다른 규격을 합산하는 실수를 줄일 수 있습니다. 포장 단위를 그대로 쓰지 말고 판매·제조에 쓰는 단위로 환산 기준을 미리 정하세요.

단위를 통일해야 장부와 실제 수량이 맞습니다

예를 들어 12개입 1박스와 낱개 5개가 있다면 장부에는 “1박스 5개”와 “17개 환산”을 함께 적어 두세요. 박스가 일부 개봉된 상태라면 실제 낱개 수량을 확인하지 않고 박스 1개로 계산하지 않습니다.

예상재고와 실제재고를 계산하는 공식

장부상 예상재고는 다음처럼 계산합니다.

예상재고 = 기초재고 + 실제 입고량 – 판매·사용량 – 폐기량 – 반품 확정량

월초 우유 20L에 100L를 입고하고 108L를 사용·판매했으며 3L를 폐기했다면 예상재고는 9L입니다. 실사 결과가 7L라면 2L 차이가 있으므로 바로 분실로 단정하지 말고 계량 오차, 직원 음료, 테스트 제조, 무료 제공, 기록 누락을 순서대로 확인하세요.

폐기·임박재고·반품대기품을 따로 표시하세요

정상 재고와 곧 사용할 수 없는 재고를 합치면 실제 구매 가능한 양이 부풀려집니다. 소비기한이 임박했지만 판매 가능한 품목, 품질 문제로 판매할 수 없는 품목, 거래처 회수 전 반품품을 각각 다른 상태로 관리하세요.

폐기 수량을 판매·사용량에 섞으면 원가율이 실제보다 낮아질 수 있습니다. 폐기일·품목·수량·사유·처리자를 남겨 반복되는 낭비 원인을 찾으세요.

재고 차이를 발견하면 원인부터 분류하세요

1. 단위와 계량 기준이 장부와 실사에서 같은지 확인합니다.
2. 마감 시각 전후 입고·판매·반품이 잘못된 달에 들어갔는지 봅니다.
3. POS 판매량과 레시피 사용량을 곱해 이론 사용량을 계산합니다.
4. 직원식·테스트 제조·서비스·무료 제공·폐기 기록을 대조합니다.
5. 반복되는 차이는 계량도구, 레시피, 승인 절차를 바꿉니다.

월말 재고 마감표 작성 예시

차이가 있는 품목은 금액으로도 환산해 보세요. 수량 차이가 작아 보여도 단가가 높은 원재료라면 손익에 큰 영향을 줄 수 있고, 반대로 저가 소모품은 관리 비용과 개선 효과를 비교해 관리 수준을 정할 수 있습니다.

재고 마감 후 다음 달 발주량을 정하는 방법

발주량은 현재 재고만 보고 정하지 말고 예상 사용량, 납품 소요일, 안전재고, 최소주문량을 함께 계산합니다.

권장 발주량 = (하루 평균 사용량 × 납품 소요일) + 안전재고 – 사용 가능한 현재 재고

• 임박재고와 폐기 확정품은 사용 가능한 현재 재고에서 구분합니다.
• 행사·휴무·계절 변동이 있으면 평균 사용량을 그대로 적용하지 않습니다.
• 최소주문량 때문에 남는 물량과 보관공간을 비용으로 계산합니다.
• 발주 후 실제 사용량을 다음 마감표에서 검증해 안전재고를 조정합니다.

마감 담당자가 확인할 최종 체크리스트

1. 마감 기준일·시각과 실사 담당자를 적었습니다.
2. 입고·판매·사용·반품·폐기의 기준을 통일했습니다.
3. 창고·냉장·냉동·판매대별로 중복 없이 세었습니다.
4. 박스·낱개·kg·L 단위를 환산해 장부와 맞췄습니다.
5. 개봉품 잔량과 임박·파손·반품대기품을 별도 표시했습니다.
6. 예상재고와 실사재고의 차이에 사유를 적었습니다.
7. 폐기 수량과 사진·처리자 기록을 보관했습니다.
8. POS 판매량과 레시피 사용량을 비교했습니다.
9. 미입고 주문과 다음 달 이월 물량을 표시했습니다.
10. 다음 발주량과 발주일을 마감표에 연결했습니다.

자주 묻는 질문

월말에 영업 중이면 언제 재고를 세야 하나요?

가능하면 영업 종료 후 세고, 영업 중에 세야 한다면 시작·종료 시각과 그 사이 입고·판매를 별도 기록하세요. 기준 시각이 매달 달라지지 않도록 고정하는 것이 중요합니다.

개봉한 원재료는 어떻게 세나요?

박스 1개로 처리하지 말고 실제 남은 kg·L·개 수량을 계량해 기록합니다. 용기 무게를 빼는 방법과 환산 단위를 장부에 미리 적어 두세요.

실사 수량이 장부보다 적으면 바로 분실인가요?

아닙니다. 단위 환산, 계량 오차, 직원식·서비스·테스트 제조, 폐기와 입고 누락을 먼저 대조하세요. 같은 품목에서 차이가 반복될 때 관리 절차를 개선하는 것이 우선입니다.