계약서 스캔본 법적 효력: 서명·이행 기록 확인

계약서 스캔본도 중요한 증거가 될 수 있습니다

계약서 스캔본 법적 효력은 원본이 없는 상황에서 자주 문제가 됩니다.
사장님들이 거래처와 계약서를 이메일로 주고받거나, 서명한 계약서를 스캔해서 보관한 뒤 원본을 잃어버리는 경우가 많기 때문입니다.

스캔본이라고 해서 무조건 효력이 없는 것은 아닙니다.
다만 상대방이 서명이나 날인을 부인하거나, 내용이 수정됐다고 주장하면 원본이나 전송 기록, 계약 이행 자료가 중요해집니다.

스캔본에서 확인할 내용

원본이 없어도 전송 과정과 이행 사실을 같이 보면 됩니다

스캔본만 달랑 있으면 상대방이 “그 문서는 최종본이 아니다”라고 주장할 수 있습니다.
그래서 사장님은 계약서 스캔본과 함께 이메일 제목, 첨부파일명, 발송일, 상대방 회신, 이후 이행 자료를 같이 보관해야 합니다.

예를 들어 스캔본을 이메일로 주고받은 뒤 상대방이 계약금 일부를 입금했고, 사장님이 물품을 납품했으며 세금계산서를 발행했다면 계약 성립과 이행을 설명하는 자료가 연결됩니다.
스캔본의 힘은 파일 자체보다 그 파일이 실제 거래와 연결되어 있다는 점에서 커집니다.

어디서 거래 이행 자료를 확인하나요

1. 계약서 스캔본 파일명과 저장일을 확인합니다.
2. 스캔본을 주고받은 이메일이나 메신저 기록을 저장합니다.
3. 계약금, 잔금, 세금계산서 발행 내역을 비교합니다.
4. 세금계산서 확인은 홈택스에서 전자세금계산서 내역 확인하기를 참고합니다.

메뉴명이 달라졌다면 홈택스 통합검색에서 “전자세금계산서”를 검색하면 됩니다.
스캔본은 원본이 아니므로 원본이 있다면 따로 보관하고, 없다면 전송 기록과 이행 자료를 보강해야 합니다.

스캔본만 있을 때는 이렇게 보완하세요

• 스캔본이 최종본인지 확인합니다.
• 상대방에게 보낸 이메일과 회신을 저장합니다.
• 계약서 내용대로 이행된 자료를 모읍니다.
• 원본이 있다면 별도로 안전하게 보관합니다.
• 상대방이 부인할 가능성이 있으면 추가 확인서를 받아둡니다.
• 새 계약부터는 원본, 스캔본, 전송 기록을 모두 보관하는 기준을 만듭니다.