매장 재고·폐기 비용 월별 계산 방법과 기록표

재고를 관리할 때 당월 매입액만 적으면 실제 손실이 보이지 않습니다. 월초에 있던 재고에 당월 입고분을 더하고 월말에 남은 수량을 빼야 판매·사용·폐기로 빠져나간 재고원가를 계산할 수 있습니다. 폐기와 분실을 따로 기록해야 “재료를 많이 쓴 것인지, 판매 전에 버린 것인지”도 구분됩니다.

매입액과 재고원가는 왜 다를까요?

이번 달에 재료를 500만 원어치 샀더라도 월말에 200만 원어치가 남아 있다면 500만 원 전부가 이번 달에 사용된 금액은 아닙니다. 반대로 월초 재고가 있었다면 이번 달 매입액보다 실제 사용액이 더 크게 보일 수 있습니다.

재고 단위도 처음에 정해야 합니다. 우유는 팩과 낱개를 섞지 않고, 원두는 봉지와 그램을 함께 기록하지 않도록 기준 단위를 정하세요. 박스 단위로 입고된 상품을 낱개로 판매한다면 박스 구성 수량을 기록해 입고 때부터 낱개 단위로 환산하는 편이 좋습니다.

폐기비용은 어떻게 계산하나요?

내부 관리용 폐기비용은 판매가격이 아니라 해당 재료를 들여온 매입단가로 계산합니다. 샌드위치 1개의 판매가격이 8,000원이어도 제조원가가 2,000원이라면 폐기비용은 8,000원이 아니라 2,000원입니다.

같은 품목을 다른 가격으로 여러 번 매입했다면 실제 어느 입고분이 사용됐는지 알 수 있는 경우에는 해당 단가를 쓰고, 그렇지 않으면 내부 관리상 이동평균 단가를 정해 일관되게 적용할 수 있습니다. 이동평균 단가는 (기초재고 금액 + 당월 매입 금액) ÷ (기초수량 + 당월 입고수량)으로 계산합니다. 어떤 단가 방식을 쓰는지 월별 마감표에 표시해 기준이 바뀌지 않게 하세요.

월별 재고 마감은 어떤 순서로 할까요?

1. 품목별 기준 단위와 단가 산정 방식을 정합니다.
2. 월초 재고를 전월 마감표와 비교해 기초수량을 확정합니다.
3. 입고·반품·교환을 날짜별로 기록하고 거래명세표와 맞춥니다.
4. 폐기·분실·샘플·직원 식사 사용을 사유별로 구분합니다.
5. 월말 영업 종료 후 주요 품목을 실사해 실제 수량을 적습니다.
6. 기초재고 + 매입 − 기말재고로 당월 사용·판매·폐기 원가를 계산합니다.
7. 폐기표의 금액과 재고 감소액이 연결되는지 확인하고 차이를 조정합니다.

마감일에는 POS 판매량과 재고 사용량을 함께 봐야 합니다. POS에서 판매수량이 빠졌는데 재고가 줄지 않았다면 레시피 등록이나 단위 설정이 잘못됐을 수 있고, 재고는 줄었는데 판매수량이 없다면 폐기·직원 사용·분실을 먼저 확인해야 합니다.

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기록표에는 어떤 칸을 넣을까요?

폐기 사유는 “재고차이” 하나로 묶지 않는 것이 핵심입니다. 유통기한, 과다 제조, 주문 취소, 조리 실패, 포장 손상, 분실, 직원 사용을 나누면 다음 발주량을 조정할 근거가 생깁니다. 폐기 사진이 필요한 사업장이라면 날짜와 품목이 보이게 찍어 기록표와 함께 보관하세요.

카페·음식점에서 특히 많이 놓치는 부분

• 원두·우유·생크림처럼 개봉 후 사용기한이 짧은 재료의 잔량
• 샌드위치·베이커리처럼 영업 종료 후 판매할 수 없는 완제품
• 배달 주문 취소로 조리했지만 판매하지 못한 음식
• 시식·서비스·직원 식사로 사용한 재료
• 박스 입고 상품을 낱개로 판매하면서 단위를 바꾸지 않은 경우
• 거래처 반품분을 입고나 폐기에서 중복 차감한 경우

레시피에 등록된 1회 사용량과 실제 사용량도 한 달에 한 번 비교하세요. 예를 들어 음료 한 잔에 우유 200mL를 쓰도록 등록했는데 실제로는 계량 없이 250mL를 사용한다면, 폐기가 없어도 재료비가 예상보다 커집니다. 이 경우 폐기 기록을 늘리는 것이 아니라 레시피와 작업량을 먼저 점검해야 합니다.

재고차이와 폐기를 구분하는 방법

장부수량과 실제수량이 다르다고 전부 폐기로 처리하면 원인을 찾을 수 없습니다. 수량 입력 오류, 반품 누락, 단위 환산 오류, 직원 사용, 분실을 먼저 확인하고 원인이 확인되지 않은 차이는 ‘재고차이’로 별도 표시하세요.

재고기록이 세금 신고 자료가 될 때 주의할 점

내부 재고표를 만들었다고 폐기금액이 자동으로 세금상 비용으로 인정되는 것은 아닙니다. 매입 증빙, 실제 입고자료, 재고표, 폐기 사유와 사진 등 관련 자료를 함께 보관하고, 세금 신고에 반영하는 기준은 사업자의 장부 작성 방식과 세무 검토에 맞춰 확인해야 합니다. 특히 판매가격을 폐기비용으로 넣거나 근거 없이 재고를 한 번에 없애는 방식은 피하세요.

월말에 이 항목만 확인하세요

• 기초재고가 전월 기말재고와 이어지는가?
• 입고수량과 거래명세표의 수량이 맞는가?
• 품목별 단위와 단가가 이번 달에도 같은가?
• 월말 실사수량을 실제로 세었는가?
• 폐기·분실·직원 사용을 별도 사유로 기록했는가?
• 폐기수량 × 매입단가 금액이 재고 감소액과 연결되는가?
• POS 판매수량과 레시피 사용량의 차이를 확인했는가?

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