사장님 실무가이드

경력증명서 발급 의무

2026.04.03 실무가이드 직원관리

퇴사자 경력증명서는 회사 재량보다 법적 의무가 먼저입니다

경력증명서 발급 의무는 생각보다 법적 근거가 분명합니다. 근로기준법 제39조는 근로자가 퇴직 후 증명서 청구를 하면 사용자는 근로기간, 업무 종류, 지위와 임금, 그 밖에 필요한 사항에 대해 사실대로 적은 증명서를 즉시 내주어야 한다고 정하고 있습니다.

즉, 퇴사한 직원이 경력증명서를 요청했을 때 회사가 `양식이 없다`, `바빠서 못 해준다`는 식으로만 대응하는 건 위험합니다. 실무에서는 경력증명서를 곧바로 사용증명서와 연결해서 봅니다.

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핵심은 사실대로 적는 것입니다

경력증명서는 추천서가 아닙니다. 근로한 기간, 맡은 업무, 직위처럼 사실 확인이 중심입니다. 그래서 회사가 꼭 적어야 하는 건 객관적 사실이지, 성과 평가나 주관적 의견이 아닙니다.

근로자는 필요한 사실만 요청하면 되고, 회사도 사실 범위 안에서 바로 발급하면 됩니다. 문제는 필요한 정보는 안 써주고 불필요한 평가를 넣으려는 경우에 생깁니다.

실무에서 자주 틀리는 포인트

실수	왜 문제인가	실무 포인트
경력증명서를 회사 재량이라고 생각함	사용증명서 교부의무를 놓침	제39조 기준을 먼저 봐야 함
평가나 의견까지 넣으려 함	사실확인 문서 성격과 어긋남	객관적 사실만 적는 편이 맞음
요청을 오래 미룸	즉시 교부의무 취지와 안 맞음	지연보다 신속 대응이 기본

지금 확인할 건 세 가지입니다

퇴직자 요청인지, 요청 항목이 사실확인 범위인지, 회사가 바로 발급 가능한 자료를 갖고 있는지입니다.

사용증명서 교부의무: 국가법령정보센터 근로기준법 제39조
근로기준 설명: 찾기쉬운 생활법령정보

경력증명서 발급 요청을 받았을 때

퇴직한 직원이 경력증명서를 요청하면 근무기간, 직위, 담당업무 등 사실에 맞는 내용을 확인해 발급해야 합니다. 회사가 문서를 보관하지 않는다는 이유만으로 실제 근무 사실을 부인하거나, 퇴사 사유를 불리하게 부풀려 적으면 분쟁이 생길 수 있습니다.

기재 항목	작성 기준
근무기간	입사일·퇴사일을 인사대장과 대조
직위·직무	실제 수행한 직책과 업무를 구체적으로 기재
발급일	문서 작성일과 발급 담당자 확인
사용처	제출처 요청 양식이나 용도를 확인하되 사실과 다르게 쓰지 않음

사업주가 미리 정리할 인사자료

근로계약서와 급여대장에서 입·퇴사일을 확인합니다.
직책 변경이나 업무 변경 이력을 확인합니다.
발급한 증명서 사본과 발급일을 보관합니다.
담당자가 바뀌어도 같은 기준으로 발급할 수 있는 양식을 정합니다.

경력증명서는 퇴직 후에도 필요한 경우가 많습니다. 발급 요청이 들어오면 “퇴사했으니 안 된다”고 답하기보다, 확인 가능한 사실 범위에서 신속하게 발급하고 오류가 있으면 재발급하는 것이 안전합니다.

경력증명서는 요청 항목을 사실대로 확인해 신속히 발급합니다

퇴직자가 사용증명서를 요청하면 회사가 임의로 추천서처럼 평가를 붙이는 문서가 아니라 근로기간·업무 종류·지위·임금 등 요청한 사실을 확인하는 문서로 처리하세요. 인사대장과 급여자료가 서로 다르면 먼저 기준일을 맞추고, 사실과 다른 내용을 요구받았을 때는 정정 사유를 서면으로 남기는 것이 안전합니다.

항목	확인할 자료	발급 시 주의
근로기간	근로계약서·인사대장·자격취득·상실	입사일·퇴사일을 동일하게 기재
업무·직위	직책 변경·업무분장·인사발령	실제 수행한 사실 중심으로 작성
임금	급여대장·임금명세·요청 기간	요청 범위와 자료 기준을 확인
발급 기록	요청일·발급일·수령 방법	발급본과 재발급 이력을 보관