식자재 발주량 계산 전 확인사항

“지난번에 주문한 수량 그대로 넣으면 되겠지” 하고 발주서를 복사했다가, 납품일에는 재료가 모자라거나 냉장고에 남는 경우가 있습니다. 식자재 발주량은 지난 주문량 하나로 정하는 숫자가 아니라 다음 납품 전까지 사용할 양과 현재 실제로 쓸 수 있는 재고를 맞추는 계산입니다. 특히 개봉한 재료, 전처리 재료, 예약 메뉴에 따로 빼둔 재고를 구분하지 않으면 계산 결과가 쉽게 틀어집니다.

지난 주문량만 복사하면 왜 맞지 않을까요?

지난주와 이번 주의 영업일, 예약, 행사, 날씨, 휴무일이 다르면 같은 주문량도 결과가 달라집니다. 판매량이 늘었어도 냉장고에 사용 가능한 재고가 충분할 수 있고, 반대로 판매량이 비슷해도 납품이 하루 늦어지면 추가 재고가 필요할 수 있습니다.

먼저 발주 기준을 정하세요. 오늘 주문하는지, 언제 납품되는지, 납품된 재료를 며칠 동안 사용할지 정해야 합니다. 발주 기준일과 실제 사용 시작일이 다르면 그 사이 영업일의 사용량을 빠뜨리기 쉽습니다.

발주 전에 확인할 숫자는 무엇인가요?

재고표 숫자만 보지 말고 실제 보관 장소를 한 번 확인하세요. 다른 냉장고로 옮긴 재료, 소분 용기에 남은 재료, 예약분으로 따로 보관한 재료가 장부와 다르게 남아 있는 경우가 많습니다. 실물 확인 결과는 확인 시각과 담당자까지 함께 적어두면 다음 발주 때 다시 확인하기 쉽습니다.

식자재 재고조사표 작성 방법을 함께 보면 실사 수량과 장부 수량을 나눠 기록하는 기준을 확인할 수 있습니다.

발주량은 어떤 식으로 계산하나요?

매장 운영용으로는 다음 식을 기준으로 잡으면 편합니다.

발주량 = 예상 사용량 + 안전재고 − 사용 가능한 현재 재고 − 이미 주문한 수량

계산 결과가 0보다 작으면 추가 주문이 필요하지 않을 수 있습니다. 다만 거래처의 최소 주문량, 납품 주기, 유통기한 때문에 실제 주문 단위는 달라질 수 있습니다. 안전재고는 모든 품목에 같은 숫자를 붙이는 것이 아니라, 판매 변동이 크거나 납품이 늦어졌을 때 대체하기 어려운 품목에 더 신중하게 적용합니다.

예를 들어 다음 납품 전까지 밀가루 예상 사용량이 18kg이고 안전재고를 4kg으로 정했다고 해보겠습니다. 현재 사용 가능한 양이 6kg, 이미 주문해 납품 예정인 양이 5kg이면 계산상 발주량은 11kg입니다. 거래처가 5kg 단위로만 납품한다면 11kg을 그대로 입력하지 말고 3포대가 필요한지, 남는 4kg을 유통기한 안에 사용할 수 있는지까지 확인해야 합니다. 단순 반올림으로 주문량을 정하면 보관 공간과 폐기량이 함께 늘어날 수 있습니다.

한 재료를 여러 메뉴에 쓴다면?

닭고기처럼 여러 메뉴에 공통으로 들어가는 재료는 품목별 판매량만 보고 계산하면 부족해질 수 있습니다. 다음 납품 전 판매할 메뉴를 먼저 적고, 메뉴별 예상 판매 수량에 필요한 재료량을 곱한 뒤 공통 재료를 합산하세요. 단체 예약이나 신메뉴 행사가 있으면 평소 판매량과 분리해 표시하는 편이 안전합니다.

반대로 판매가 줄어든 메뉴의 재료를 계속 같은 양으로 주문하면 남은 재료가 다른 메뉴에 실제로 쓰일 수 있는지 확인해야 합니다. 사용처가 없는 재료를 “언젠가 쓰겠지”라는 이유로 안전재고에 포함하면 발주량이 부풀려집니다. 메뉴별 사용량이 자주 바뀌는 매장은 메뉴별 원재료 사용량 계산과 함께 기준량을 관리하세요.

kg·박스·개수 단위가 섞이면 어떻게 하나요?

입고 단위와 조리 단위를 먼저 맞춰야 합니다. 거래처는 1박스로 납품하지만 주방은 kg으로 사용한다면, 한 박스의 순중량과 소포장 수를 기준표에 고정해 두세요. “한 박스”, “한 봉”, “한 통”처럼 직원마다 다르게 세는 표현만으로 발주하면 같은 수량을 입력해도 실제 양이 달라집니다.

손질 후 버려지는 부분이나 조리 중 줄어드는 양이 있는 재료는 구매량과 실제 사용량이 같지 않습니다. 예를 들어 손질 후 사용 가능한 비율이 85%인 채소를 10kg 사용하려면 구매량은 10kg보다 많아야 합니다. 이 비율은 재료 상태와 손질 방식에 따라 달라지므로 한 번 정한 숫자를 무조건 적용하지 말고, 실제 사용 기록과 폐기 기록을 보고 매장 기준을 조정하세요.

유통기한과 보관 공간도 발주량에 넣어야 합니다

가격이 낮거나 묶음 단위가 크다는 이유만으로 주문량을 늘리기 전에, 다음 납품 전까지 소진 가능한지 확인하세요. 개봉일, 소비기한 또는 제품에 표시된 보관 기준, 냉장·냉동 여부, 먼저 사용해야 할 재료의 위치를 적어두면 새 납품분이 기존 재고를 밀어내는 일을 줄일 수 있습니다.

납품을 받으면 수량만 세지 말고 주문 품목, 포장 상태, 표시된 날짜, 냉장·냉동 상태를 확인합니다. 문제가 있는 품목은 정상 재고와 섞지 말고 사진이나 납품서 메모로 구분해 거래처에 확인하세요. 월말에 한 번에 정리하기보다 납품 직후 기록하는 편이 발주 오류의 원인을 찾기 쉽습니다. 월말 수량을 마감할 때는 월말 재고 마감 순서도 함께 확인할 수 있습니다.

주문 버튼을 누르기 전 체크하세요

발주서를 작성하는 담당자와 실제 재료를 사용하는 담당자가 다르면 마지막으로 숫자를 맞춰 보세요. 발주 담당자는 단가·최소 주문량·미입고 주문을 확인하고, 현장 담당자는 냉장고 재고·예약분·당일 사용량을 확인하는 방식이 좋습니다. 거래처가 일부 품목을 대체하거나 분할 납품한다고 알려오면 기존 주문을 지우지 말고 변경 시각과 사유를 남겨야 입고 검수 때 원주문과 실제 납품을 비교할 수 있습니다.

발주량이 계속 남거나 부족하다면 수량부터 임의로 바꾸지 마세요. POS 판매량, 실제 사용량, 폐기량, 직원 사용분, 다른 매장으로 옮긴 수량, 납품 누락을 순서대로 나눠 확인해야 원인을 찾을 수 있습니다. 같은 문제가 반복되는 품목은 POS 매출과 재고수량이 안 맞을 때 확인 방법처럼 입고·사용·폐기 단계별로 대조하는 글을 참고해 기록 방식을 고쳐보세요.

발주 요일과 납품 주기가 매장마다 다르다면 무조건 같은 요일에 같은 양을 주문할 필요는 없습니다. 납품일까지의 판매량, 거래처 마감시간, 보관 여력, 재료의 사용기한을 기준으로 매장에 맞는 발주일을 정하고, 변경한 이유를 발주표에 남겨두면 담당자가 바뀌어도 계산 기준이 흔들리지 않습니다.