거래처 계약 해지 후 선급금 반환·잔금 정산 방법

거래처 계약을 중간에 끝낼 때 선급금을 전액 돌려줘야 하는지는 계약서에 적힌 해지·해제 조건과 실제 이행 상태에 따라 달라집니다. 이미 제작한 물품, 발주를 취소할 수 없는 원재료, 검수된 납품분이 있다면 선급금과 완료분·반환분을 나눠 계산해야 합니다. “절반 진행했으니 절반 반환”처럼 비율만으로 정산하면 분쟁이 생기기 쉽습니다.

계약 해지와 해제는 같은 말일까요?

실무에서 두 표현을 섞어 쓰지만 효과가 다를 수 있습니다. 계속 진행되는 계약을 앞으로 끝내는 ‘해지’는 이미 이행된 부분을 어떻게 정산할지 따로 정해야 하고, 계약상 사유로 처음부터 없던 것처럼 돌리는 ‘해제’는 원상회복 문제가 생길 수 있습니다. 계약서가 어떤 표현과 조건을 사용했는지 먼저 보세요.

민법은 해제의 효과와 해지의 효과를 구분하고 있으므로, 거래처와 주고받는 문서에서 “해지”와 “해제”를 임의로 바꿔 쓰지 않는 편이 좋습니다. 구체적인 계약의 효력은 계약 내용과 이행 상태에 따라 달라질 수 있습니다.

선급금에서 무엇을 나눠야 할까요?

선급금과 계약금은 계약서에서 같은 의미로 쓰이지 않을 수 있습니다. 제목보다 지급 목적, 납품 조건, 소유권 이전 시점, 취소 조항을 함께 확인하세요.

계약 해지 후 정산표는 어떻게 만들까요?

1. 계약서·발주서·견적서에서 전체 계약금액과 선급금 지급일을 확인합니다.
2. 품목이나 업무를 완료·검수·제작 중·미착수로 나눕니다.
3. 완료분의 계약 단가와 이미 지급된 금액을 연결합니다.
4. 반환 가능한 물품·자료와 취소할 수 없는 발주를 구분합니다.
5. 위약금·취소비용·추가 운송비가 계약에 있는지 확인합니다.
6. 선급금 충당액, 공제액, 반환액, 반환일을 계산합니다.
7. 세금계산서·환불·물품 반환까지 완료한 뒤 최종 합의서에 서명합니다.

위 숫자는 계산 구조를 보여주는 예시일 뿐, 실제로 원재료 비용을 공제할 수 있다는 뜻은 아닙니다. 공제할 비용은 계약 조항, 실제 지출, 반환 가능 여부와 연결되어야 하므로 근거가 없는 비용을 선급금에서 임의로 빼지 마세요.

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거래처가 일방적으로 계약을 끝내겠다면?

먼저 전화로 “알겠습니다”라고 확정하지 말고 계약 종료 의사와 효력일을 서면으로 받으세요. 그 다음 진행된 작업, 이미 구매한 자재, 납품 가능한 결과물, 회수할 자료를 정리해 상대방에게 정산안을 보냅니다.

• 계약서의 중도 해지 사유와 사전 통지기간
• 완료분의 검수 기준과 대금 지급 조건
• 제작물·파일·재고의 소유권과 반환 방법
• 취소비용·위약금·손해배상 조항
• 정산금 지급일·계좌·지연 시 처리

상대방의 귀책으로 종료되는지, 단순한 사정으로 합의 종료하는지에 따라 손해와 비용을 보는 방식이 달라질 수 있습니다. 분쟁이 커질 수 있는 금액이면 계약서와 증빙을 가지고 변호사나 대한법률구조공단 등 전문기관에 상담하세요.

완료분은 어떤 기준으로 계산할까요?

“작업을 50% 했다”는 표현보다 결과물이나 납품 단위를 기준으로 계산하는 것이 명확합니다. 예를 들어 100개 제작 계약에서 40개가 검수 완료되고 20개가 제작 중이라면, 40개는 계약 단가와 검수 결과로 정산하고 제작 중 20개는 인수·완료 가능성·반환 여부를 따로 협의해야 합니다.

디자인·개발·용역 계약은 산출물 인수 여부, 사용 가능한 파일, 중간 결과물의 활용 가능성, 투입 시간 등 계약서에 정한 기준을 봅니다. 완료된 작업을 단순히 달력상 경과일수로 나누지 마세요.

물품과 자료는 어떻게 반환할까요?

파일이나 계정은 전달만 하고 끝내지 말고, 상대방이 수령했는지와 사용권이 어디까지인지 기록하세요. 개인정보나 거래처 자료가 포함된 경우에는 반환·삭제 범위와 확인 방법도 합의서에 적는 편이 안전합니다.

세금계산서와 환불은 따로 확인하세요

계약을 끝냈다고 세금계산서를 단순히 삭제하는 것은 아닙니다. 이미 공급이 끝난 부분, 선급금으로 발급된 세금계산서, 환불금액에 따라 수정세금계산서나 대금 정산 처리가 달라질 수 있습니다. 공급시기·발급 여부·환불일·실제 납품분을 정리해 세무 담당자에게 확인하세요.

정산표에는 공급가액과 부가가치세를 구분하고, 반환액이 세금 포함인지 별도인지 적으세요. 상대방과 합의한 금액과 세금계산서 금액이 다르면 나중에 회계자료를 맞추기 어렵습니다.

최종 합의서에 적을 내용

• 원계약의 명칭과 체결일
• 계약 종료의 종류와 효력 발생일
• 완료·검수분과 미이행분의 목록
• 선급금 충당액·공제액·최종 반환액
• 반환할 물품·파일·계정과 반환일
• 세금계산서·환불·운송비 처리
• 잔금·반환금 지급일과 계좌
• 정산 후 추가 청구·이의 제기 여부
• 서명자와 서명일

합의서에 “서로 이의를 제기하지 않는다”는 문구를 넣더라도 무엇을 정산했는지 목록이 빠지면 해석이 달라질 수 있습니다. 금액뿐 아니라 물품·파일·권한 반환까지 완료된 뒤 최종 확인을 받으세요. 문구를 준비할 때는 계약 해지 합의서 작성 시 확인할 문구도 함께 참고할 수 있습니다.

정산 전에 확인할 체크리스트

• 원계약과 변경 합의서의 종료 조항을 확인했는가?
• 선급금 지급액과 지급일을 이체내역으로 확인했는가?
• 완료·검수·제작 중·미착수분을 건별로 나눴는가?
• 공제하는 비용마다 계약 근거와 실제 증빙이 있는가?
• 반환할 물품·파일·계정의 목록과 날짜를 정했는가?
• 정산금에 세금이 포함되는지 확인했는가?
• 최종 합의서와 납품·반환 확인을 보관했는가?

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