계약 해지 합의서 작성 시 넣을 문구와 증거 보관 방법

계약을 끝내기로 했다면 “서로 더 이상 이의를 제기하지 않는다”는 문장만 적어서는 부족합니다. 언제 계약이 끝나는지, 이미 진행한 일의 대금은 얼마인지, 자료·장비·계정은 누구에게 돌아가는지까지 정해야 나중에 같은 문제로 다시 다투지 않습니다.

계약 해지 합의서에 먼저 정할 6가지

서명 전에는 이 순서로 정리하세요

1. 계약 묶음을 하나로 모읍니다. 원계약뿐 아니라 견적서, 발주서, 변경 요청, 추가 작업 합의, 납품·검수 자료를 날짜순으로 정리합니다.
2. 완료된 일과 남은 일을 나눕니다. “70% 완료”처럼 추상적인 표현 대신 산출물 또는 업무 항목별로 완료·검수·미완료를 표시합니다.
3. 금액을 계산합니다. 계약금액에서 검수 완료분, 이미 지급한 금액, 환불할 선급금, 합의한 공제액을 구분합니다. 금액만 적지 말고 계산표를 합의서에 붙이세요.
4. 반환과 인계를 확인합니다. 물건은 수량과 상태, 파일은 파일명과 형식, 계정은 이전 또는 폐쇄일을 적습니다. 개인정보가 포함된 자료는 보관·삭제 책임자도 정합니다.
5. 남는 의무를 따로 표시합니다. 계약이 끝나도 비밀유지, 개인정보 보호, 하자보완, 결과물 사용권 같은 조항이 남을 수 있습니다.
6. 최종본을 서명·전달합니다. 대표자 또는 계약상 권한이 있는 사람이 서명하고, 서명본과 지급·반환 증빙을 같은 파일 묶음으로 보관합니다.

합의서 문구는 어떻게 써야 하나요?

당사자와 날짜가 바뀌어도 해석될 수 있는 모호한 표현보다, 무엇을 언제까지 할지 행동과 기한을 적는 편이 안전합니다. 아래 문구는 기본 틀일 뿐이며 원계약의 해지조항이나 거래 형태에 맞게 조정해야 합니다.

계약 종료일

“갑과 을은 20XX년 XX월 XX일 체결한 ○○계약을 20XX년 XX월 XX일자로 종료하기로 합의한다. 종료일 이후 새로 발생하는 업무는 별도 서면 합의가 없는 한 계약 범위에 포함하지 않는다.”

완료분과 미완료분

“별지 1의 ①~③ 항목은 검수 완료된 것으로 확인하고, ④~⑤ 항목은 미완료로 남긴다. 미완료 항목의 결과물은 을이 20XX년 XX월 XX일까지 반환하며, 갑은 반환 후 해당 미완료 결과물을 사용하지 않는다.”

대금·환불

“총 정산금은 금 ○○원으로 한다. 이미 지급된 금액은 금 ○○원, 추가 지급액은 금 ○○원이며, 을은 20XX년 XX월 XX일까지 갑의 ○○은행 계좌로 지급한다. 지급 확인 후 양 당사자는 별지 정산표의 항목에 관하여 추가 청구하지 않는다.”

“추가 청구를 하지 않는다”는 문구는 모든 사안을 한꺼번에 포기한다는 뜻으로 넓게 쓰기보다, 정산이 끝난 항목과 금액을 특정해야 합니다. 이미 알 수 없었던 하자, 고의로 누락한 사실, 법에서 별도로 보호하는 권리까지 자동으로 없어지는 것은 아니므로 문구를 과도하게 넓히지 마세요.

자료·계정 반환

“을은 별지 2의 원본 파일과 장비를 20XX년 XX월 XX일까지 갑에게 인계한다. 인계 완료 후 을은 보유 중인 개인정보 포함 파일을 반환 또는 삭제하고, 삭제 완료 사실을 서면으로 확인한다.”

선급금과 잔금은 이렇게 나눠 계산합니다

예를 들어 선급금 100만 원을 받았고 검수 완료분이 60만 원이라면, 미완료분의 반환물·실제 발생 비용·계약상 위약금 해당 여부를 따로 확인한 뒤 최종 반환액을 정해야 합니다. 완료율을 임의로 곱해 확정하지 말고 산출물별 기준을 먼저 합의하세요.

해지와 해제는 같은 말인가요?

일반적으로 해제는 계약을 처음부터 없었던 것처럼 되돌리는 효과와 원상회복 문제가 함께 검토되고, 해지는 계속되는 계약을 앞으로 끝내는 의미로 구분됩니다. 민법 제548조는 해제의 효과와 원상회복을, 제550조는 해지의 효력을 규정하고 있습니다.

다만 계약서에 정한 해지권, 위약금, 손해배상, 계속되는 의무와 거래 종류에 따라 결과가 달라질 수 있습니다. 합의서 제목을 “해지”로 정했다고 이미 발생한 대금·손해배상·하자 책임까지 자동으로 사라지는 것은 아니므로, 종료 전 발생한 의무와 종료 후 남는 의무를 별도로 적으세요.

증거는 무엇을 어떻게 보관할까요?

메시지 화면을 캡처하는 데 그치지 말고 원문 파일과 전송 날짜가 남는 방식으로 내보내세요. 파일을 수정했다면 기존 파일을 덮어쓰기보다 원본과 수정본을 분리해 보관하고, 개인정보가 있는 자료는 필요한 사람만 접근하도록 권한을 제한합니다.

서명·정산 당일에 빠뜨리기 쉬운 것

• 합의서의 계약명·계약일·당사자 정보가 원계약과 일치하는가
• 계약 종료일과 마지막 업무일이 서로 다르면 각각 적었는가
• 완료·미완료 항목과 검수 결과를 별지로 붙였는가
• 지급·환불액, 지급일, 계좌, 세금계산서 처리 주체를 적었는가
• 상품·장비·원본 파일·계정·개인정보의 반환 또는 삭제를 확인했는가
• 추가 청구 제한의 대상과 예외를 너무 넓거나 모호하게 쓰지 않았는가
• 서명자에게 대표권 또는 계약상 권한이 있는가
• 서명본과 이체·반환·삭제 증빙을 같은 기록 묶음으로 보관했는가

관련 가이드

거래처와의 종료라면 선급금·잔금 정산 기준을 함께 확인하세요. 하도급 거래라면 납품물·검수·대금 정산 기준도 거래 형태에 맞는지 살펴보세요.

공식 확인처

• 국가법령정보센터 민법 제548조
• 국가법령정보센터 민법 제550조
• 대한법률구조공단