매장 재고 분실 원인 기록

재고 차이는 수량부터 맞추고 원인을 나눠서 확인하세요

매장 재고 차이가 보이면 바로 분실이나 직원 실수로 결론 내리지 마세요. 입고 검수 누락, 매장과 창고 사이 이동, 조리·시식·서비스 사용, 폐기, 반품, 단위 환산 오류만으로도 장부와 실제 수량이 달라질 수 있습니다. 먼저 같은 품목과 같은 기간을 정해 숫자를 맞춘 다음, 확인된 사실을 사용·폐기·분실 가능성으로 나누어 기록해야 합니다.

여러 품목을 한 번에 조사하면 원인이 섞입니다. 차이가 큰 품목 하나를 골라 직전 실사부터 현재 실사까지의 입고·사용·폐기 자료를 시간순으로 대조하고, 확인되지 않은 수량은 억지로 다른 사유에 넣지 않는 것이 원칙입니다.

실사 전에 기준일과 단위를 고정하기

박스나 묶음으로 입고되는 물품은 낱개 환산 규칙을 먼저 적으세요. “1박스=24개”처럼 규격을 고정하고, 규격이 바뀐 거래처 물품은 별도 코드로 관리해야 환산 오류를 줄일 수 있습니다.

예상 재고와 실제 재고 계산식

기본식은 예상 재고 = 기초 재고 + 실제 입고 + 매장 내 이동 유입 – 판매·조리 사용 – 폐기·반품 – 다른 장소 이동입니다. 이후 차이 수량 = 실제 재고 – 예상 재고로 표시합니다. 수량이 음수인지 양수인지까지 남겨야 부족과 과잉을 구분할 수 있습니다.

숫자로 보는 재고 차이 예시

원두의 기초 재고가 5,000g이고 실제 입고가 10,000g, POS와 레시피로 계산한 사용량이 11,500g, 폐기·시식 기록이 300g이라면 예상 재고는 3,200g입니다. 현장에서 2,900g을 세었다면 차이는 -300g입니다.

이때 300g을 바로 분실로 확정하지 말고, 소분 용기 잔량, 추가 제조, 직원 식사·서비스, 저울 단위, 폐기 사진을 순서대로 확인하세요. 자료로 설명되지 않는 수량만 ‘미설명 차이’로 남기고, 다음 실사 때 다시 확인할 날짜와 담당자를 지정합니다.

사용·폐기·분실 가능성을 구분하는 순서

1. 입고 검수: 납품서와 실제 받은 수량을 맞추고, 부족·파손은 당일 거래처에 알립니다.
2. 보관 장소: 다른 냉장고, 작업대, 소분 통, 예약·배달 포장분까지 확인합니다.
3. 판매 외 사용: 시식·서비스·직원 식사·테스트 제조·재제조를 POS 외 사용으로 따로 적습니다.
4. 폐기와 반품: 폐기일, 품목, 수량, 사유, 사진 또는 승인자를 기록하고 장부에서 차감합니다.
5. 단위·레시피: 박스·개·g 환산과 실제 투입량, 메뉴 레시피 변경일을 대조합니다.
6. 미설명 차이: 끝까지 근거가 없는 수량만 별도 표시하고 사람을 지목하지 않습니다.

POS 판매량과 재고 사용량을 대조하는 방법

메뉴별 판매 수량에 표준 투입량을 곱해 이론 사용량을 구하고, 실제 재고 감소량과 비교합니다. 예를 들어 음료 1잔당 원두 18g, 판매 100잔이면 이론 사용량은 1,800g입니다. 여기에 세척·추출 테스트·폐기·서비스분을 별도 항목으로 더해야 실제 사용량과 가까워집니다.

반복되는 차이는 운영 기준을 바꾸세요

차이가 반복되더라도 확인 전 직원이나 거래처를 공개적으로 비난하지 마세요. 날짜·품목·수량·자료 유무처럼 검증 가능한 사실을 정리한 뒤 내부 규정에 따라 추가 확인과 조치를 결정해야 합니다.

재고 차이 기록표에 남길 항목

숫자를 맞추기 위해 ‘조정’ 한 줄로 끝내지 말고, 어떤 자료를 확인했는지와 아직 남은 의문을 함께 보관하세요. 그래야 다음 실사에서 같은 차이가 발생했을 때 비교가 가능합니다.

실사 당일 체크리스트

• 판매·입고·이동·폐기 입력을 잠시 멈추거나 기준 시간을 기록합니다.
• 창고, 냉장고, 작업대, 소분 용기, 예약분을 장소별로 확인합니다.
• 개봉품은 저울 또는 정한 환산 기준으로 측정하고 사진을 남깁니다.
• 예상 재고와 실제 재고를 계산한 뒤 차이 수량과 부호를 표시합니다.
• 확인된 사유와 미확인 사유를 나누고 다음 확인 담당자·날짜를 정합니다.