납품 수량이 주문과 다를 때 검수·정산 처리 방법

납품 수량이 주문과 다를 때 검수·정산 처리 방법은 ‘대충 비슷하게 왔다’고 넘어가지 않고 주문수량·실제 도착수량·정상 수량·보류 수량을 분리해 기록하는 일입니다. 부족하거나 초과된 수량을 그대로 장부와 세금계산서에 넣으면 재고와 지급액이 동시에 틀어집니다.

검수는 거래처에 책임을 묻기 위한 절차만이 아니라 다음 발주량과 원가를 맞추기 위한 자료이기도 합니다. 이 글에서는 부족·초과·파손·대체 납품을 각각 계산하고, 아직 세금계산서를 받지 않은 경우와 이미 발급된 경우를 나눠 정산하는 순서를 설명합니다.

핵심 답: 발주서와 납품서를 대조해 차이수량=실제 도착수량−주문수량을 구하고, 보류·거절품을 뺀 정상 수량만 재고와 지급액에 반영합니다. 세금계산서가 이미 발급됐다면 실제 공급가액 변동 사유에 맞는 수정 절차를 거래처와 확인해야 합니다.

먼저 수량을 네 가지로 나누기

도착수량과 정상수량은 같지 않을 수 있습니다. 배송된 234개 중 2개를 보류했다면 정상수량은 232개입니다. 정상 판정 전 수량을 재고나 입고 예정량으로 차감하지 마세요.

납품 수량이 다른 날 검수 순서

1. 발주서 고정: 주문번호·품목·규격·수량·단가·납품 조건을 저장합니다.
2. 실물 계수: 박스 수를 세고 박스당 낱개 또는 실제 중량을 확인합니다. 개봉 박스와 낱개는 따로 셉니다.
3. 품질 분리: 포장·라벨·기한·온도·외관을 확인해 정상·보류·거절로 나눕니다.
4. 차이 계산: 도착수량−주문수량, 정상수량−주문수량을 각각 계산합니다.
5. 서류 표시: 납품서에 부족·초과·보류 수량과 사진 번호를 적고 검수 후 서명합니다.
6. 거래처 확정: 재배송·교환·반품·환불·대체 수령 중 처리와 완료일을 합의합니다.
7. 장부·정산 반영: 정상수량만 재고에 넣고, 합의된 공급가액과 지급액을 거래명세서에 반영합니다.
8. 세금계산서 확인: 이미 발급된 금액과 실제 공급가액이 다르면 수정 발급 사유와 시기를 거래처·세무 담당자와 확인합니다.

부족 수량 계산 예시

원두를 24개입 10박스, 총 240개 주문했는데 밀봉 박스 9개(216개)와 낱개 18개만 도착했다고 하겠습니다. 도착수량은 234개이고 부족수량은 234−240=−6개입니다.

이때 거래명세서에는 정상 확인된 234개만 우선 적고, 부족 6개는 재배송·환불·다음 납품 차감 중 어떤 방식으로 처리하는지 별도 줄에 적습니다. 장부에 240개를 입력하면 실제보다 6개 많은 재고가 생기고 다음 발주 때 차이가 누적됩니다.

보류품을 포함한 정산 금액 계산

도착한 234개 중 봉인 훼손 2개를 보류하고, 단가가 개당 1,800원(부가세 별도라고 가정)이라면 정상 공급가액은 232×1,800=417,600원입니다. 부가세 10%를 적용하는 거래라는 전제에서는 세액 41,760원, 합계 459,360원입니다.

위 부가세 계산은 과세·단가 조건을 단순화한 예시입니다. 실제 세금계산서의 세율·공급시기·배송비·할인·면세 여부는 거래 조건에 따라 달라지므로 예시 숫자를 그대로 신고에 사용하지 마세요.

초과 납품을 받았을 때

100개를 주문했는데 110개가 왔다면 먼저 초과 10개를 정상 재고로 넣을지 돌려보낼지 결정합니다. 거래처의 사전 동의 없이 초과분을 사용하면 단가·반품·세금계산서 금액이 달라질 수 있습니다.

초과분을 보관해야 한다면 유통기한·보관 공간·소진 예상일을 계산합니다. 거래처가 청구하지 않는다고 구두로만 말한 경우에도 문자·메일·발주 시스템에 승인 내용을 남겨야 나중에 정상 구매분과 섞이지 않습니다.

대체품·규격 변경 처리

주문한 1kg 원두 대신 500g 두 봉지가 왔다면 중량만 같다고 동일 품목으로 입력하지 말고 원산지·로스팅일·단가·포장 단위를 확인합니다. 대체품을 받기로 했다면 원래 주문을 취소 또는 수정하고, 대체품의 품목코드와 가격을 새 줄로 기록하세요.

• 대체 사유와 거래처 승인 시각
• 원래 규격·대체 규격·수량·환산 단위
• 단가·배송비·할인·부가세 조건의 변화
• 기한·보관조건·레시피 사용량이 같은지 여부

환산 결과가 같아도 레시피 사용량이나 원가가 달라지면 다음 발주표와 메뉴 원가표를 함께 수정해야 합니다.

세금계산서와 거래명세서가 다를 때

세금계산서를 아직 발급하지 않았다면 검수 완료 후 정상 공급수량과 합의된 단가로 발급해 달라고 요청합니다. 이미 주문수량으로 세금계산서가 발급됐는데 부족·반품·초과 승인으로 실제 공급가액이 바뀌었다면 임의로 원본을 삭제하거나 금액만 고치지 마세요.

국세청은 공급가액 변동 등 사유에 따라 증감분을 정(+) 또는 음(-)으로 발급하는 수정세금계산서 절차를 안내하고 있습니다. 실제 사유가 기재사항 착오인지, 환입·반품인지, 공급가액 변동인지에 따라 작성일자와 발급기한이 달라질 수 있으므로 국세청 수정세금계산서 발급방법을 확인하고 거래처·세무 담당자와 처리하세요.

세금계산서 처리와 재고 장부는 서로 다른 기록입니다. 수정세금계산서를 발급했더라도 보류품 교환이 끝났는지, 실제 재고가 들어왔는지를 별도로 확인하세요.

거래처에 보내는 차이 통보 양식

회신받은 재배송일·교환 수량·차감 금액·담당자 이름을 같은 파일에 이어 적습니다. 처리 완료 전까지 보류품은 정상 창고와 다른 위치에 두고, 발주량 계산에서는 사용 가능 재고로 세지 마세요.

납품 수량 차이 정산 체크리스트

• 발주번호·품목·규격·포장 단위와 실제 납품을 맞췄습니다.
• 박스·낱개·중량을 실제로 세고 계산 근거를 남겼습니다.
• 정상·보류·거절·초과·대체 수량을 각각 표시했습니다.
• 차이수량(도착−주문)과 정상수량(정상−주문)을 구분했습니다.
• 정상 수량만 재고·지급액·다음 발주에 반영했습니다.
• 반품·재배송·환불·추가 승인 내용을 거래처와 문서로 확정했습니다.
• 세금계산서 발급 전·후 상태를 확인하고 수정 사유를 임의로 정하지 않았습니다.
• 검수표·사진·온도·기한·거래처 답변·처리 완료일을 같은 주문번호로 보관했습니다.

재고 장부가 이미 잘못 입력됐다면 실재고와 장부재고 차이 찾기로 입고·사용·폐기·반품을 먼저 대조하고, 정상 확정 수량을 최근 판매량 기준 발주량 계산에 넣으세요.

자주 묻는 질문

부족 수량을 다음 배송에서 그냥 더 받으면 되나요?

가능 여부와 수량을 거래처와 문서로 합의한 뒤 주문번호를 연결하세요. 다음 배송분에 섞어 받으면 어느 주문의 부족분인지 사라지므로 재배송 수량·납품일·단가 차이를 별도로 표시합니다.

초과분을 무료로 받았으면 재고에 넣어도 되나요?

무료 샘플인지 구매분인지, 사용할 목적과 기한이 무엇인지 확인한 뒤 별도 품목 또는 메모로 기록합니다. 정상 구매재고와 섞으면 원가와 세금계산서 대조가 어려워집니다.

사진을 못 찍고 배송기사에게 서명했다면요?

발견 즉시 수량·상태·발견 시각을 기록하고 거래처에 연락하세요. 납품서, 주문 화면, CCTV, 담당자 메모 등 남아 있는 자료를 모아 차이와 요청 처리를 문서로 확정합니다.

거래명세서만 수정하고 세금계산서는 그대로 둬도 되나요?

실제 공급가액과 세금계산서가 다르면 세무자료가 맞지 않을 수 있습니다. 수정 필요 여부와 사유·작성일자는 국세청 안내와 세무 담당자에게 확인하고, 거래명세서만 임의로 고치지 마세요.

검수 중인 수량을 입고 예정량으로 넣어도 되나요?

수량·품질·기한이 확인되지 않은 수량은 사용 가능 재고나 확정 입고 예정량에서 제외합니다. 정상 판정과 거래처 처리 결과가 확정된 뒤 해당 수량만 장부에 반영하세요.

정리: 주문과 납품이 다를 때는 도착수량·정상수량·보류수량을 나눠 차이를 계산하고, 정상 수량만 재고와 지급액에 반영합니다. 부족 6개와 보류 2개가 있는 240개 주문 사례처럼 거래명세서·장부·세금계산서의 기준이 서로 다를 수 있으므로, 거래처 합의와 수정 발급 여부를 별도 기록해야 합니다.

공식 확인: 수정세금계산서의 사유·작성일자·발급기한은 거래 유형에 따라 달라질 수 있으므로 국세청 안내를 최신 기준으로 확인하세요.