매장 재고 분실 원인 기록표 작성 방법

재고가 장부보다 적다고 바로 직원 실수나 도난으로 단정하면 안 됩니다. 입고 누락·판매 사용·폐기·직원 사용·보관 위치 이동·단위 오류를 순서대로 대조한 뒤에도 설명되지 않는 수량을 ‘재고 차이’로 기록하는 것이 먼저입니다. 원인을 찾을 수 있는 기록표를 만들어야 같은 차이가 반복되는지 확인할 수 있습니다.

먼저 장부 잔량과 실사수량을 계산하세요

• 장부 잔량 = 기초재고 + 정상 입고 − 판매·제조 사용 − 폐기 − 반품
• 재고 차이 = 실사수량 − 장부 잔량
• 사용 가능수량 = 실사수량 − 폐기 대기 − 교환 대기 − 예약 배정분

실사수량이 다르다고 장부를 곧바로 실사수량으로 맞추지 마세요. 조정 전 숫자와 조정 후 숫자, 조정 이유, 확인자를 남겨야 기록의 흐름이 이어집니다.

분실 원인 기록표에 넣을 항목

입고 누락인지 먼저 확인합니다

1. 차이가 처음 생긴 기간의 발주서와 납품서를 모읍니다.
2. 발주수량·납품수량·실제 입고수량을 같은 단위로 환산합니다.
3. 박스당 낱개 수와 대체상품, 부분 납품 여부를 확인합니다.
4. 입고 당시 파손·부족을 기록한 검수표와 거래처 답변을 봅니다.
5. 미입고·추가 납품 예정분을 정상 재고로 잘못 계산하지 않았는지 확인합니다.

주문 2박스가 납품됐더라도 한 박스의 낱개 수가 달라질 수 있습니다. 포장 단위가 바뀐 상품은 예전 환산 기준을 그대로 사용하지 말고, 입고 라벨과 납품서를 기준으로 다시 입력하세요.

판매·제조·직원 사용을 구분하세요

POS 판매량만 보면 재고 차이의 이유를 찾기 어렵습니다. 메뉴 제조, 직원 음료, 시식, 테스트 제조, 행사 사용처럼 판매로 잡히지 않는 사용을 별도 기록해야 합니다.

판매되지 않은 사용을 숨기지 않고 정상적인 운영 기록으로 남겨야 합니다. 직원에게 책임을 묻기 위한 기록이라기보다 발주량과 원가를 실제 운영에 맞추는 자료로 활용하세요.

폐기·파손 때문에 줄어든 것인지 확인하세요

폐기표가 없으면 재고가 줄어든 이유를 나중에 설명하기 어렵습니다. 폐기 시 품목, 수량, 사유, 사진 또는 내부 확인을 남기고 정상 재고와 분리합니다.

보관구역과 단위 오류도 확인하세요

재고가 없어진 것이 아니라 다른 냉장고·창고·제조대에 있거나, 박스와 낱개를 섞어 센 경우도 많습니다.

1. 냉장·냉동·상온·판매대·직원 보관구역을 모두 확인합니다.
2. 상품이 이동된 날짜와 이전·이후 위치를 확인합니다.
3. 박스·팩·개·kg·L 중 품목별 대표 단위를 확인합니다.
4. 개봉품·부분 사용품을 포장 하나로 계산하지 않았는지 봅니다.
5. 같은 상품의 규격·브랜드·입고일이 다른데 한 줄로 합치지 않았는지 확인합니다.

차이가 반복되면 POS와 레시피를 대조하세요

원두·우유·시럽처럼 메뉴에 자주 쓰는 재료는 POS 판매량과 표준 레시피로 이론 사용량을 계산할 수 있습니다. 예를 들어 한 잔에 원두 18g을 쓰는 메뉴가 100잔 판매됐다면 이론 사용량은 1,800g입니다. 실제 사용량이 크게 다르면 샷 추가, 사이즈 변경, 직원 사용, 추출 손실, 레시피 변경을 확인하세요.

이론 사용량과 실제 사용량이 정확히 같아야 한다는 뜻은 아닙니다. 다만 같은 차이가 반복되면 레시피·발주량·폐기 기록 중 무엇을 고칠지 판단할 수 있도록 차이의 이유를 남겨야 합니다.

도난으로 단정하기 전 확인할 점

기록이 부족한 상태에서 특정 직원을 지목하면 사실관계와 별개로 갈등이 커질 수 있습니다. 먼저 객관적인 입출고·폐기·이동 자료를 확인하고, 필요한 경우 매장 내부 절차에 따라 담당자에게 사실을 확인하세요.

• 실사 기준시각과 조사자가 일치하는가
• 직원 교대 시간과 보관구역 접근 기록이 있는가
• 행사·직원 사용·테스트 제조가 기록됐는가
• 거래처 납품 부족이나 파손이 확인됐는가
• 같은 품목에서 반복되는지 일회성인지 구분되는가

영상·출입기록을 확인할 때는 매장 내부 개인정보 보호와 보관 기준을 함께 지키고, 확인 목적과 접근 권한을 제한하세요.

재고 차이 처리는 이렇게 마무리합니다

1. 확인된 원인별 수량을 합산해 전체 차이와 맞는지 봅니다.
2. 원인이 확인된 수량만 폐기·사용·입고 조정으로 반영합니다.
3. 설명되지 않은 수량은 “미확인 차이”로 남기고 조정자와 확인일을 적습니다.
4. 다음 실사에서 우선 확인할 품목과 바꿀 절차를 정합니다.
5. 2~4주 후 품절·폐기·차이 횟수가 줄었는지 비교합니다.

재고 분실 원인 기록 전 최종 체크

• 실사 기준일·시간과 조사자를 기록했는가
• 장부수량·실사수량·차이수량을 계산했는가
• 입고·판매·직원 사용·테스트·폐기를 대조했는가
• 보관구역 이동과 박스·낱개 단위를 확인했는가
• 차이 수량별 사유와 증빙을 연결했는가
• 확인되지 않은 수량을 임의로 특정 직원의 책임으로 처리하지 않았는가
• 조정자·조정일·다음 점검일을 남겼는가

관련 가이드

실사표를 구성하려면 식자재 재고조사표 작성 방법을, 단위 오류를 줄이려면 재고 장부 단위 통일 방법을 함께 확인하세요.