핵심 답: 음식점 발주량은 전날 판매량을 그대로 복사하는 것이 아니라, 다음 입고일까지 예상되는 소비량에 안전재고와 예약·행사 물량을 더하고 현재 사용할 수 있는 재고를 빼서 계산합니다. 평일·주말·행사일을 나눠 일평균을 만들고, 유통기한·최소 주문단위·납품 지연 가능성을 함께 기록해야 품절과 폐기를 동시에 줄일 수 있습니다.
발주량 기본식부터 정하기
모든 수량은 같은 단위(개, kg, L 등)로 맞춰야 합니다. 오늘 주문해 며칠 뒤 받는지와 다음 주문 가능일을 먼저 적은 뒤 아래 식을 적용하세요.
발주량 = (기준 일평균 판매량 × 다음 입고까지 일수) + 안전재고 + 예약·행사 추가량 − 사용 가능한 현재 재고
계산 결과가 0보다 작으면 당장 추가 주문이 필요하지 않을 수 있습니다. 단, 최소 주문단위·묶음 수량·거래처의 납품 요일 때문에 올림해야 하는 경우가 있으므로 발주서에는 계산값과 실제 주문값을 모두 남기세요.
일평균 판매량을 만드는 방법
- 최근 7일 자료로 급한 변동을 확인하고, 최근 14~28일 자료로 평소 흐름을 비교합니다.
- 평일·주말·공휴일·행사일을 따로 묶어 같은 유형의 날끼리 평균을 냅니다.
- 품절로 판매하지 못한 날이나 임시휴무일은 판매량 0으로 단순 포함하지 말고 사유를 표시합니다.
- 신메뉴·프로모션처럼 과거 자료가 없는 품목은 유사 메뉴 판매량과 테스트 수량으로 임시 기준을 정합니다.
- 다음 입고일이 주말이나 공휴일을 포함하면 실제 영업일 수와 납품 지연 가능성을 별도 메모합니다.
전체 평균 하나만 쓰면 토·일 품절이나 월요일 과다 재고가 생길 수 있습니다. 최근 자료가 행사로 치우쳤다면 정상일 평균과 행사일 평균을 나눠 다음 주문에 적용하세요.
현재 재고를 ‘사용 가능 수량’으로 바꾸기
| 재고 구분 | 발주 계산 반영 | 기록할 내용 |
|---|---|---|
| 정상 재고 | 사용 가능 수량으로 차감 | 품목·규격·수량·입고일·보관 위치 |
| 예약·선주문 배정분 | 현재 재고에서 먼저 제외 | 예약 수량·사용 예정일·주문번호 |
| 소비기한 임박·품질 보류 | 판매 계획에 따라 일부만 반영 | 소비기한·우선 사용일·검수 결과 |
| 폐기·반품 예정 | 사용 가능 재고에 포함하지 않음 | 폐기 사유·수량·처리일·사진 또는 확인자 |
| 입고 예정 미도착분 | 현재 재고로 착각하지 않음 | 발주번호·납품 예정일·거래처 확인 시각 |
냉장·냉동·실온 식품은 제품 표시와 식품안전 기준에 맞춰 보관하고, 입고 때 포장·온도·소비기한을 확인하세요. 기준에 맞지 않는 식품을 ‘곧 쓸 예정’이라는 이유로 사용 가능 재고에 넣지 않습니다.
안전재고와 예약·행사 수량 더하기
안전재고는 납품 지연이나 판매량 변동에 대비하는 여분입니다. 품절로 놓치는 매출과 폐기·보관에 드는 비용을 비교해 품목별로 정하세요. 유통기한이 짧거나 냉장 공간이 부족한 품목은 큰 안전재고보다 납품 주기 단축과 소량 발주가 나을 수 있습니다.
| 상황 | 안전재고를 정할 때 볼 값 | 조정 방향 |
|---|---|---|
| 판매량이 일정하고 납품이 안정적 | 최근 정상일 변동 폭, 납품 지연 횟수 | 작은 여유분으로 시작해 실제 품절을 확인 |
| 주말·행사에 판매가 급증 | 같은 유형의 날 평균과 최대 판매량 | 행사 추가량을 안전재고와 분리해 주문 |
| 납품이 자주 늦거나 최소 주문량이 큼 | 지연 일수, 거래처 최소 단위, 보관 공간 | 대체 거래처·분할 납품·발주일 조정 검토 |
| 소비기한이 짧은 신선식품 | 입고 후 실제 소진일과 폐기량 | 안전재고를 낮추고 FEFO(먼저 만료되는 제품 우선 사용) 적용 |
숫자로 계산해 보는 예시
어떤 식재료의 기준 일평균 판매량이 30개이고 다음 입고까지 3일, 주말 예약 추가량 10개, 안전재고 20개, 현재 사용 가능한 재고가 40개라면 다음과 같이 계산합니다.
(30개 × 3일) + 10개 + 20개 − 40개 = 80개
거래처 최소 주문단위가 10개라면 실제 발주량도 80개입니다. 최소 단위가 12개라면 80개를 12개 단위로 올림한 84개처럼 주문해야 하므로, 올림 전 계산값과 주문서 수량을 모두 남겨 차이를 설명하세요.
발주서를 작성하고 입고까지 대조하는 순서
- 품목명·규격·단위를 통일하고 거래처별 최소 주문단위와 납품 요일을 적습니다.
- 판매자료에서 평일·주말·행사별 기준 일평균을 계산합니다.
- 예약·행사 추가량, 안전재고, 사용 가능 현재 재고를 각각 입력합니다.
- 발주량을 거래처 단위로 올림한 뒤 발주번호와 납품 예정일을 저장합니다.
- 입고 시 주문량·실입고량·파손·대체품·소비기한을 검수하고 차이를 거래처에 알립니다.
- 다음 발주 때 품절 횟수, 폐기량, 긴급 구매, 실제 소진일을 반영해 기준을 갱신합니다.
발주 마감 전 체크리스트
- 판매량의 기준 기간과 영업일 수가 표시돼 있습니다.
- 평일·주말·행사·품절일을 한 평균으로 섞지 않았습니다.
- 예약분·폐기 예정·입고 미도착분을 사용 가능 재고에서 구분했습니다.
- 안전재고와 행사 추가량을 중복으로 더하지 않았습니다.
- 거래처 최소 주문단위·납품 요일·공휴일 일정을 반영했습니다.
- 입고 후 실제 소진·폐기·품절 수치를 다음 발주표에 기록할 담당자가 정해져 있습니다.
자주 묻는 질문
발주량은 전날 판매량만 보면 되나요?
전날 수치만으로는 요일·행사·납품 주기를 반영하기 어렵습니다. 다음 입고일까지의 기준 일평균과 안전재고, 현재 사용 가능한 재고를 함께 계산하세요.
안전재고는 많이 쌓을수록 좋은가요?
품절 손실과 폐기·보관 비용을 비교해 품목별로 정합니다. 소비기한이 짧은 식품은 납품 주기를 줄이거나 소량 발주하는 편이 더 안전할 수 있습니다.
현재 재고가 많아도 발주해야 하나요?
예약분과 소비기한 임박분을 제외한 사용 가능 수량이 다음 입고일까지 충분한지 먼저 확인합니다. 입고 예정분을 현재 재고로 중복 차감하지 않도록 발주번호를 따로 관리하세요.
신메뉴는 판매량이 없는데 어떻게 주문하나요?
유사 메뉴의 판매량과 예상 판매일을 참고해 작은 테스트 수량으로 시작하고, 실제 소진율·폐기량을 기록해 다음 발주 기준을 갱신합니다.
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