카페 원두 재고와 발주 시점 계산하는 방법

카페 원두 발주는 잔 수를 보고 감으로 정하기보다 원두별 하루 사용량, 납품 소요일, 안전재고를 같은 단위로 계산해야 합니다. 아메리카노와 라테의 샷 수가 다르고 분쇄·추출 테스트와 잔량 폐기가 발생하므로 판매 잔 수만 곱하면 실제 소진량을 놓치기 쉽습니다. 아래 계산표를 매장에 맞게 채우면 품절과 과잉 재고를 함께 줄일 수 있습니다.

원두별 사용 단위를 통일합니다

먼저 원두를 블렌드·싱글오리진·디카페인처럼 실제 재고가 나뉘는 종류로 분리합니다. 포대는 kg, 레시피는 g, 판매는 잔 수로 기록하더라도 발주표의 기준 단위는 g으로 통일하세요. 한 잔에 투입하는 원두량과 더블샷·샷 추가·테이스팅에 쓰는 양도 별도 행으로 적습니다.

하루 평균 사용량을 계산합니다

최근 2~4주 정상 영업일의 원두 사용량을 합해 영업일수로 나눕니다. 행사일이나 휴무일, 머신 고장일이 섞였다면 별도로 표시하고 평일·주말 사용량을 나눠 보는 편이 정확합니다.

하루 평균 사용량 = 기간 중 실제 소진량 ÷ 해당 기간 영업일수

판매 잔 수로 계산할 때는 메뉴별 판매량 × 1회 투입량을 원두별로 합산한 뒤 분쇄·추출 테스트와 폐기량을 더합니다. 예를 들어 하루 80잔에 18g을 사용하고 테스트·폐기가 120g이면 기본 1,440g에 120g을 더해 1,560g을 하루 사용량으로 기록합니다.

납품 소요일과 안전재고를 정합니다

거래처에 주문한 뒤 실제 입고되는 데 걸리는 일수를 확인합니다. 주말·공휴일, 로스팅 일정, 택배 지연이 있으면 가장 긴 정상 소요일을 기준으로 잡고, 갑작스러운 판매 증가나 배송 지연에 대비한 안전재고를 별도로 정합니다.

재주문점(ROP) = 하루 평균 사용량 × 납품 소요일 + 안전재고

사용 가능한 재고가 재주문점 이하로 내려가면 발주를 검토합니다. 입고 예정 물량과 이미 예약된 행사 판매량이 있다면 발주표에서 따로 차감·가산하세요.

발주량은 목표재고에서 역산합니다

재주문할 때는 단순히 한 포대씩 주문하지 말고 다음 발주일까지 필요한 양과 목표재고를 계산합니다.

발주량 = 목표재고 − 현재 사용 가능 재고 − 입고 예정량

목표재고는 다음 발주 주기 동안 사용할 양과 안전재고를 합한 값입니다. 포장 단위로 올림하되, 납품 최소수량·할인 조건보다 보관기간과 신선도를 먼저 확인하세요.

재고를 셀 때는 봉투와 호퍼를 나눕니다

1. 미개봉 봉투의 품목·중량·로스팅일을 확인합니다.
2. 개봉 봉투와 호퍼 잔량을 저울로 측정해 g 단위로 기록합니다.
3. 판매에 쓰기 어려운 오래된 원두나 폐기 예정량을 가용 재고에서 제외합니다.
4. 입고 예정·예약 판매·샘플 사용량을 발주표에 반영합니다.
5. 계산된 재주문점과 비교해 발주 여부와 수량을 결정합니다.

봉투 개수만 세면 개봉 잔량과 호퍼에 남은 원두를 놓칠 수 있습니다. 재고조사 시각을 정해 같은 조건에서 측정하고, 실사량과 장부량의 차이는 분쇄 잔량·직원 음료·폐기 등 원인을 한 줄로 남기세요.

신선도와 보관 조건을 함께 관리합니다

대량 구매로 단가를 낮춰도 사용 속도보다 보관기간이 길면 품질이 떨어질 수 있습니다. 로스팅일·개봉일·권장 사용기간을 공급처 안내에 따라 기록하고, 직사광선·열·습기를 피하며 밀폐 보관합니다. 식품 보관·위생 기준은 매장 업종과 제품에 따라 다를 수 있으므로 식품안전나라의 최신 안내도 확인하세요.

주간 발주표에 남길 열

• 원두 종류·공급처·포장 단위
• 기준일·영업일수·메뉴별 판매량
• 1회 투입량·테스트·폐기량·하루 평균 사용량
• 납품 소요일·안전재고·재주문점
• 현재 가용 재고·입고 예정량·계산 발주량
• 실제 발주량·단가·입고일·차이 사유

발주 후 실제 소진량을 다시 대조합니다

발주표는 한 번 계산하고 끝내는 문서가 아닙니다. 입고 후 다음 재고조사에서 예상 소진량과 실제 소진량을 비교해 샷 투입량, 테스트 빈도, 폐기량, 판매 변동을 수정합니다. 일주일 이상 차이가 반복되면 평균 기간이나 안전재고를 다시 정하세요.

식품안전나라에서 원두·식품의 보관·위생 관련 최신 안내를 확인하고, 거래처가 제공하는 로스팅·보관 안내와 매장 내부 기준을 함께 기록하세요.

자주 묻는 질문

원두는 몇 kg씩 발주해야 하나요?

정해진 정답보다 하루 평균 사용량, 납품 소요일, 안전재고, 포장 단위와 품질 유지기간을 함께 계산해야 합니다. 재주문점 아래로 내려갈 때 다음 발주일까지 필요한 양을 역산하세요.

아메리카노와 라테를 잔 수만 합쳐도 되나요?

샷 수나 투입량이 다르면 원두 사용량도 달라집니다. 메뉴별 잔 수에 1회 투입량을 곱한 뒤 원두 종류별로 합산하세요.

추출 실패 원두도 재고에서 빼나요?

판매에 사용되지 않고 폐기된 양은 실제 소진량에 포함해 로스율을 파악합니다. 정상 판매 재고와 폐기량을 장부에서 별도 표시하세요.

대량 구매가 항상 유리한가요?

단가만 보지 말고 사용 속도, 보관 공간, 품질 저하와 폐기 가능성을 비교해야 합니다. 목표재고를 넘는 물량은 할인보다 현금 묶임과 폐기 위험이 클 수 있습니다.

발주 시점은 언제로 정하면 되나요?

사용 가능한 재고가 ‘하루 평균 사용량 × 납품 소요일 + 안전재고’인 재주문점 이하로 내려가는 시점을 기준으로 합니다. 주말·행사·배송 지연이 있으면 별도로 여유를 더하세요.