매장 발주서 작성 방법

발주서를 보냈는데 거래처에서 다른 규격을 보내거나, 직원이 무엇을 몇 개 주문했는지 다시 확인하는 일이 생긴다면 메모만으로는 부족합니다. 발주서는 주문 내용을 전달하는 문서이면서, 나중에 납품 수량과 청구 금액을 대조하는 기준이기도 합니다.

발주서에 어떤 항목을 넣어야 할까요?

거래처가 제품을 다시 물어보지 않아도 되도록 품목명과 규격을 구체적으로 적으세요. ‘우유 2개’ 대신 브랜드·용량·수량을 적고, 대체품을 허용하는지 여부도 표시하는 것이 좋습니다.

단가를 확정할 수 없는 거래처라면 ‘최근 단가 기준, 변동 시 연락’처럼 적고 실제 납품서의 단가를 나중에 확인하세요. 예상 금액을 확정 금액처럼 적으면 정산할 때 혼동이 생깁니다.

주문 전에 재고와 판매량을 어떻게 확인할까요?

현재고만 보고 주문하면 이미 도착 예정인 물량을 또 주문할 수 있습니다. 발주표에는 사용 가능한 현재고, 다음 납품 전 예상 사용량, 미입고 주문량을 나눠 적으세요. 폐기 예정품이나 보류품은 사용 가능한 재고에서 제외해야 합니다.

1. 품목별 현재 수량을 같은 기준 단위로 확인합니다.
2. 다음 납품 전까지 필요한 예상 사용량을 계산합니다.
3. 이미 주문했지만 도착하지 않은 수량을 별도로 확인합니다.
4. 유통기한·보관공간·최소주문량을 확인합니다.
5. 부족분과 안전재고를 합쳐 실제 주문량을 정합니다.

판매가 많은 주말이나 행사가 있으면 평소 평균만 사용하지 말고 추가 예상량을 별도 메모로 남기세요. 행사 때문에 늘린 주문인지 평상시 발주량인지 구분해야 다음 주에 과잉 주문을 반복하지 않습니다.

품목별 주문량은 어떤 기준으로 정할까요?

계산한 수량과 실제 주문 단위가 다르면 두 값을 모두 남기세요. 예를 들어 24,000ml가 필요해도 거래처가 1L 단위로만 판매한다면 24병으로 주문한다는 식입니다. 한 박스에 몇 개가 들어 있는지 모른 채 ‘1박스’로만 적으면 입고 후 수량 비교가 어렵습니다.

거래처에 보낼 때 무엇을 다시 확인할까요?

발주서를 보내기 전에 납품 주소, 담당자 연락처, 주문 마감 시각, 배송 가능일을 확인하세요. 같은 거래처라도 창고와 매장의 배송지가 다를 수 있습니다. 메신저로 주문하더라도 최종 주문 내용을 한 줄 요약하거나 파일로 남겨 직원이 주문 내역을 다시 확인할 수 있게 하세요.

• 납품 장소와 수령 가능한 시간을 적습니다.
• 품목별 규격과 수량을 읽어보고 대체 허용 여부를 표시합니다.
• 배송비·최소주문금액·단가 변동 여부를 확인합니다.
• 주문을 받은 담당자의 회신이나 주문번호를 보관합니다.

전화로만 주문하면 나중에 서로 기억이 달라질 수 있습니다. 전화 주문을 하더라도 주문일·품목·수량·납품일을 문자나 거래처 시스템에서 다시 확인하세요.

납품받은 뒤 발주서와 무엇을 비교할까요?

수령한 물건은 발주서를 기준으로 품목·규격·수량을 확인하고, 정상 수령분만 재고에 반영합니다. 부족하거나 다른 제품이 왔다면 발주서를 고쳐서 맞추지 말고 실제 수령 수량과 문제 내용을 별도로 기록하세요.

납품 검수 양식이 필요하면 식자재 재고조사표 작성 방법에서 수령 확인 항목을 함께 볼 수 있습니다.

발주서 양식은 종이와 엑셀 중 무엇이 좋을까요?

주문 품목이 적고 담당자가 한 명이면 종이 양식으로 시작해도 됩니다. 거래처가 여러 곳이거나 주문 변경이 잦다면 엑셀·공유 시트에 주문일, 납품 예정일, 실제 납품일, 처리 상태를 두는 편이 편합니다. 어떤 형식을 쓰든 발주서와 납품서를 같은 거래처·날짜로 찾을 수 있어야 합니다.

발주 담당자가 바뀌어도 같은 기준을 쓰려면

품목별 규격, 단위, 자주 주문하는 수량, 거래처의 주문 마감 시각을 별도 목록으로 만들어 두세요. 발주서를 작성할 때마다 이 목록을 참고하면 담당자가 바뀌어도 ‘대충 한 박스’ 같은 표현이 줄어듭니다. 단가나 포장 수량이 바뀌면 변경일과 거래처 회신을 함께 기록하세요.

발주량을 정하는 요일과 배송 간격이 헷갈린다면 식자재 최소주문량 확인 방법을 참고하고, 실제 재고와 주문량이 자주 어긋나면 POS 매출과 재고수량이 안 맞을 때 확인 방법도 함께 확인해 보세요.